Home
› Bezoekersregistratie in Vlaams-Brabant
Vlaams-Brabant omringt Brussel en verbindt de farma- en kenniscluster rond Leuven met de luchthavenregio van Zaventem en de kantoren en distributiecentra in de Brusselse rand. Bezoekers komen hier vaak van ver en spreken lang niet altijd Nederlands. Zo organiseer je een onthaal dat daarmee overweg kan.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Rond Leuven zit een dichte concentratie van farmaceutische bedrijven, biotechstart-ups, onderzoekscentra en universitaire diensten. Die trekken partners, onderzoekers en investeerders uit heel Europa aan. Rond Zaventem, Machelen en Vilvoorde draaien logistiek, luchtvrachtafhandeling en internationale hoofdkantoren, met een sterk Franstalige en Engelstalige bezoekersstroom. Verder in de provincie, in Halle, Aarschot, Tienen en Diest, werken maak- en voedingsbedrijven en KMO’s die vooral regionale klanten en leveranciers ontvangen.
Kenmerkend is de taaldiversiteit. In de rand rond Brussel is een Franstalige bezoeker eerder regel dan uitzondering, en in de farma- en kennissector is Engels de werktaal. Een receptie die bezoekers in één taal aanspreekt, dwingt haar medewerkers voortdurend tot vertalen. Tegelijk zijn het bedrijven waar vertrouwelijkheid telt: wie langskomt in een onderzoekslab of op een ontwikkelafdeling, ondertekent doorgaans een geheimhoudingsverklaring vóór het gesprek begint.
Farmaceutische en biotechbedrijven werken onder strikte kwaliteitssystemen. Inspecteurs en klantauditors verwachten dat je aantoont wie de gecontroleerde zones betreden heeft, wanneer, en of die persoon vooraf de gedragsregels kreeg. Bezoekers van een productieomgeving volgen kleding- en hygiëneregels en mogen bepaalde ruimtes niet in zonder begeleiding. Een papieren bezoekersboek aan de balie voldoet daar zelden aan, en de kwaliteitsafdeling eindigt met het overtypen van namen in een spreadsheet.
Bij kantoren en logistieke bedrijven rond de luchthaven spelen andere zaken: sollicitanten die op tijd bij de juiste persoon terechtkomen, koeriers en chauffeurs die de weg vinden, en een preventieadviseur die bij een brandalarm snel wil weten wie er nog binnen is. Voor allemaal geldt de GDPR: bezoekersgegevens mogen niet zichtbaar zijn voor de volgende bezoeker en moeten aantoonbaar beschermd worden. Dat laatste vraagt een verwerkersovereenkomst met wie de gegevens bewaart.
De webkiosk op je iPad of Android-tablet begroet bezoekers in Nederlands, Frans, Engels, Duits of Spaans. Per bezoektype bepaal je het traject: een auditor ziet de gedragsregels en tekent de bezoekersovereenkomst met geheimhoudingsclausule op het scherm, een sollicitant vult alleen naam en gastheer in. Verwachte bezoekers meld je vooraf aan, ook rechtstreeks vanuit Outlook, en zij ontvangen een QR-code waarmee ze bij aankomst meteen inchecken.
De gastheer krijgt een melding via Microsoft Teams, sms of e-mail zodra zijn bezoeker er is. De aanwezigheidslijst is per locatie live beschikbaar, ook op je telefoon aan het verzamelpunt, en in een noodsituatie stuur je een sms naar alle aanwezigen (Plus en Premium). Wie te laat of niet uitcheckt, wordt automatisch uitgecheckt. Getekende overeenkomsten en elke handeling blijven traceerbaar in de activiteitenlog, wat het gesprek met een auditor aanzienlijk verkort.
Er komt niemand langs om iets te installeren, want dat is niet nodig. Je opent de kioskpagina op een tablet, en in een videocall van een halfuur richten we samen je locatie in: bezoektypes, teksten in meerdere talen, de bezoekersovereenkomst en de meldingen naar je collega’s. Heb je een kantoor in Leuven en een magazijn in Zaventem, dan zet je beide op in dezelfde omgeving.
Ondersteuning krijg je in het Nederlands van het team in Hasselt dat het product maakt, zonder externe helpdesk ertussen. Je start met 14 dagen gratis, zonder bankkaart, met onbeperkt gebruikers en locaties. De bezoekersgegevens staan in een EU-datacenter in Parijs en je sluit een verwerkersovereenkomst af, zodat je DPO of juridische dienst een concreet document in handen heeft voor het verwerkingsregister.
Tekenen bezoekers de geheimhoudingsverklaring voor ze het lab of de afdeling betreden
Kun je een auditor tonen wie de gecontroleerde zone betrad en wanneer
Kiest een Franstalige of Engelstalige bezoeker zelf zijn taal aan de balie
Wordt de gastheer verwittigd zonder dat de receptie moet bellen of mailen
Is je aanwezigheidslijst bruikbaar bij een brandalarm, ook buiten het gebouw
Veelgestelde vragen
Kan een bezoeker een geheimhoudingsverklaring digitaal tekenen?
Ja. Per bezoektype stel je een bezoekersovereenkomst op, bijvoorbeeld met een geheimhoudingsclausule voor bezoekers van je onderzoeksafdeling. De bezoeker leest en tekent die op het scherm van de tablet, en het getekende document blijft gekoppeld aan zijn registratie. Voor sollicitanten of koeriers laat je die stap gewoon weg.
Hoe verloopt de opstart als we geen IT-afdeling hebben?
Precies daarvoor is de opstart op afstand bedoeld. Je hebt een tablet met een browser nodig en een halfuur voor een videocall, waarin we samen je locatie, bezoektypes en meldingen instellen. Er wordt geen software geïnstalleerd en je netwerk hoeft niet aangepast te worden. Nadien helpt de Nederlandstalige ondersteuning je per e-mail verder.
Werkt het onthaal tweetalig in de Brusselse rand?
Ja, en meer dan tweetalig. De bezoeker kiest op het startscherm Nederlands, Frans, Engels, Duits of Spaans, en alle volgende schermen, instructies en de overeenkomst verschijnen in die taal. Je eigen teksten voer je per taal in. Zo hoeft je receptie in Zaventem of Vilvoorde niet meer te tolken.
Kunnen we bezoekers uitnodigen vanuit Outlook?
Ja. Met de Outlook-add-in maak je vanuit een afspraak een pre-registratie aan, en de bezoeker ontvangt per e-mail een persoonlijke QR-code. Bij aankomst scant hij die aan de kiosk en is hij meteen ingecheckt, terwijl jij als gastheer een melding krijgt. Dat bespaart de receptie het overtypen van namen uit agenda-uitnodigingen.
Functies die hierbij horen
Overeenkomst met handtekening
Toon bezoekers je huisregels, veiligheidsvoorschriften of geheimhoudingsverklaring op de kiosk en laat ze aanvaarden met een vinkje en desgewenst een handtekening met de vinger. Wat ze tekenden, wanneer en op welk toestel, wordt bij de bezoeker bewaard.
Meer lezen →
Vooraf aanmelden met QR-uitnodiging
Plan een bezoek op datum en uur en de bezoeker ontvangt meteen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code. Aan de receptie volstaat één scan, de gastheer krijgt automatisch een melding zodra zijn bezoeker er is.
Meer lezen →
Outlook-invoegtoepassing
Met de Outlook-invoegtoepassing nodig je de externe deelnemers van een afspraak uit als bezoeker. De pre-registratie loopt automatisch zodra je de afspraak verzendt, en route en wifi-gegevens gaan mee in de uitnodiging.
Meer lezen →
Vijf talen
Een bezoeker kiest op de kiosk zelf Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans. Knoppen, bezoektypes, formuliervelden, overeenkomst en de bevestiging die hij ontvangt, volgen in die taal, zonder dat de receptie iets hoeft te vertalen.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Begin vandaag met een gratis account, kies je talen en bezoektypes, en laat je eerste bezoeker morgen digitaal inchecken. Geen bankkaart, geen installatie, wel Nederlandstalige begeleiding.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar