Enregistrement des visiteurs dans les soins de santé : l'accueil numérique pour les hôpitaux et maisons de repos

Dans un hôpital ou une maison de repos, des dizaines, voire des centaines de personnes entrent chaque jour : famille, amis, fournisseurs, techniciens, kinésithérapeutes, coiffeurs, bénévoles et stagiaires. Qui se trouve en ce moment dans le bâtiment ? À qui cette personne rend-elle visite ? Et qui peut aller où ? Avec un registre des visiteurs papier sur le comptoir, personne ne le sait vraiment. Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne l'enregistrement numérique des visiteurs dans les soins de santé et pourquoi de plus en plus d'établissements de soins passent à l'accueil numérique.

Pourquoi l'enregistrement des visiteurs est différent dans les soins de santé

Un établissement de soins n'est pas un bureau. Vos résidents et patients sont vulnérables, les portes restent ouvertes une grande partie de la journée et l'accueil n'est souvent assuré que quelques heures par jour. La plupart des visiteurs viennent le soir et le week-end, précisément quand le personnel est le moins nombreux.

En même temps, en tant qu'établissement de soins, vous voulez avant tout être accueillant. Un proche qui rend visite à sa maman doit se sentir le bienvenu, sans avoir l'impression d'entrer dans une zone sécurisée. Un bon système d'enregistrement des visiteurs pour les soins de santé est donc rapide, simple et convivial, tout en vous donnant la vue d'ensemble dont vous avez besoin.

Les problèmes d'un registre des visiteurs papier

• Les noms et numéros de téléphone des visiteurs sont exposés à la vue de tous ceux qui signent après eux.

• Les écritures sont illisibles, si bien qu'en cas d'incident, vous ne pouvez pas vérifier qui était présent.

• Lors d'une alarme incendie, personne ne sait combien de personnes externes se trouvent dans le bâtiment.

• Les fournisseurs et techniciens entrent sans que le bon collègue soit prévenu.

• Vous ne pouvez pas prouver que les visiteurs connaissaient le règlement intérieur ou les règles d'hygiène.

Qu'est-ce que l'accueil numérique dans un établissement de soins ?

Avec l'accueil numérique, le visiteur s'enregistre sur une tablette ou une borne d'enregistrement dans le hall d'entrée. Il saisit son nom, choisit la personne ou le service auquel il rend visite et lit le règlement intérieur éventuel. Selon le type de visiteur, un collègue reçoit une notification. En partant, le visiteur enregistre son départ. Vous disposez ainsi à tout moment d'une liste à jour des personnes présentes, même quand personne n'est à l'accueil.

Avec Visit Portal, ce kiosque fonctionne sur un iPad ordinaire ou une tablette Android. Pour savoir comment verrouiller un iPad afin que les visiteurs ne puissent pas surfer avec, consultez notre guide Comment configurer un iPad comme kiosque, en dix étapes.

Les types de visite dans les soins de santé : un enregistrement propre à chaque type de visiteur

Une petite-fille qui vient en visite le dimanche n'a pas besoin du même processus d'enregistrement qu'un technicien qui vient réparer le système d'appel infirmier. Avec les types de visite, vous définissez pour chaque groupe les questions posées et les personnes prévenues :

• Famille et amis : enregistrement rapide avec le nom et le résident ou la chambre, sans questions superflues.

• Fournisseurs : nom de l'entreprise et livraison, avec une notification à la cuisine, à la pharmacie ou au service technique.

• Techniciens et entrepreneurs : règlement intérieur et consignes de sécurité obligatoires, notification au service technique.

• Prestataires de soins externes : kinésithérapeute, médecin généraliste, pédicure ou coiffeur, rattachés au service concerné.

• Bénévoles et stagiaires : visiteurs réguliers qui s'enregistrent en quelques secondes avec un code QR longue durée.

• Candidats : enregistrement de base et notification aux RH.

Quelles données demander dans les soins de santé ?

Ne demandez pas plus que nécessaire. Pour les visites de la famille, le nom, le numéro de téléphone et le résident ou le service suffisent généralement. Pour les entreprises externes, ajoutez le nom de l'entreprise, le motif de la visite et la personne de contact. Vous choisissez vous-même quels champs sont obligatoires et lesquels sont facultatifs. Une visite à mamie reste ainsi une question de secondes, tandis que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour les externes.

Conseil : ne demandez pas d'informations médicales via l'écran d'enregistrement. Si, lors d'une vague de grippe ou d'une épidémie, vous souhaitez que les visiteurs ne viennent que sans symptômes, présentez-le comme une règle du règlement intérieur que le visiteur confirme, plutôt que comme une question sur sa santé.

Faire signer électroniquement le règlement intérieur et les déclarations

De nombreux établissements de soins veulent que les externes confirment qu'ils connaissent le règlement intérieur. Par exemple :

• L'hygiène des mains et les règles de prévention des infections

• Pas de photos des résidents ou des patients

• La discrétion sur ce que l'on voit ou entend dans un service

• Le consentement à la vidéosurveillance dans les espaces communs

Le visiteur signe directement sur l'écran. La déclaration signée est automatiquement conservée avec la visite. Plus besoin de tenir des classeurs remplis de formulaires.

La liste d'évacuation en cas d'incendie ou d'alerte

Dans un établissement de soins, une évacuation est particulièrement complexe. Votre personnel a les mains pleines avec les résidents et patients qui ne peuvent pas sortir seuls. Ce n'est pas le moment de devoir deviner combien de visiteurs se trouvent dans le bâtiment.

Avec Visit Portal, vous ouvrez la liste d'évacuation sur votre smartphone. Vous voyez en temps réel quels visiteurs, fournisseurs et techniciens se sont enregistrés et ne sont pas encore partis.

Inviter à l'avance les visiteurs réguliers et les externes

Votre service technique planifie un entretien ou un auditeur doit passer ? Invitez alors cette personne à l'avance via Outlook. Elle reçoit un code QR personnel dans sa boîte mail, le scanne sur le kiosque et le bon collègue reçoit immédiatement une notification. Pour les bénévoles ou un kinésithérapeute régulier, utilisez un code QR longue durée qui reste valable des semaines, voire des mois. Découvrez comment cela fonctionne dans Pré-enregistrer vos visiteurs depuis Outlook.

Plusieurs services, bâtiments ou campus

Vous gérez un hôpital avec plusieurs entrées ou un groupe de maisons de repos ? Installez un kiosque par entrée ou par site et gérez tout de manière centralisée dans un seul tableau de bord. Vous voyez par site qui est présent et vous définissez pour chaque site son propre règlement intérieur et ses propres types de visite.

Un enregistrement des visiteurs conforme au RGPD dans les soins de santé

Un établissement de soins traite déjà au quotidien des données sensibles. Votre enregistrement des visiteurs ne doit pas en être le maillon faible :

• Les visiteurs ne voient jamais les données des autres visiteurs.

• Vous définissez vous-même une durée de conservation, après laquelle les données sont supprimées automatiquement.

• Vous ne collectez que le strict nécessaire par type de visite.

• Les données sont stockées de manière sécurisée et chiffrée.

Questions fréquentes sur l'enregistrement des visiteurs dans les soins de santé

La famille doit-elle s'enregistrer à chaque visite ?

C'est vous qui décidez. De nombreuses maisons de repos ne demandent à la famille de s'enregistrer qu'en dehors des heures de visite habituelles ou en cas d'épidémie. D'autres établissements font enregistrer tout le monde pour disposer d'une liste d'évacuation complète. Avec un type de visite court, cela ne prend que quelques secondes.

Une borne d'enregistrement numérique n'est-elle pas trop compliquée pour les visiteurs âgés ?

L'écran d'enregistrement affiche de grands boutons et seulement quelques questions à la fois. Ceux qui ne s'en sentent pas capables peuvent toujours s'adresser à l'accueil. Dans la pratique, les visiteurs âgés s'y habituent eux aussi rapidement.

Pouvons-nous proposer le kiosque en plusieurs langues ?

Oui. Les visiteurs choisissent leur langue sur l'écran d'enregistrement, ce qui est pratique dans les hôpitaux qui accueillent de nombreux visiteurs allophones.

Combien coûte l'enregistrement des visiteurs pour une maison de repos ?

Il vous suffit d'une tablette et d'un abonnement Visit Portal. Vous commencez par un essai gratuit de 14 jours, pour pouvoir d'abord tester dans votre propre hall d'entrée.

Lancer l'accueil numérique dans votre établissement de soins

1. Créez un compte gratuit sur visitportal.io.

2. Configurez vos types de visite : famille, fournisseurs, techniciens, bénévoles.

3. Ajoutez votre règlement intérieur et vos éventuelles déclarations.

4. Placez un iPad ou une tablette sur un support dans le hall d'entrée.

5. Accueillez votre premier visiteur.

Curieux de voir comment Visit Portal fonctionne dans votre hôpital ou votre maison de repos ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours et installez votre premier kiosque dès aujourd'hui.