Exercice d'évacuation : guide pour SMS, appel et rapport

Lors d'une alarme incendie, d'une fuite de gaz ou d'un exercice d'évacuation, vous voulez deux choses à la fois : prévenir tout le monde rapidement, et savoir au point de rassemblement qui manque encore. Le module d'urgence de Visit Portal fait les deux, y compris pour les visiteurs, les sous-traitants et les hôtes qui ne figurent pas dans votre fichier du personnel. Ce guide explique comment configurer le module, envoyer un message d'urgence par SMS, faire l'appel au point de rassemblement et documenter votre exercice d'évacuation avec le rapport.

Ce guide s'adresse à ceux qui gèrent les procédures d'urgence dans votre organisation : le conseiller en prévention interne, le conseiller en prévention de votre service externe (SEPPT), les membres du service de lutte contre l'incendie ou de l'équipe de première intervention (EPI), et en France le chargé d'évacuation, les guide-files et serre-files, le salarié désigné compétent en prévention ou votre IPRP.

Exercice d'évacuation : ce que dit la loi en Belgique et en France

En Belgique

Le Code du bien-être au travail (livre III, titre 3, prévention de l'incendie sur les lieux de travail) demande que les travailleurs et les autres personnes présentes puissent évacuer rapidement vers un lieu sûr en cas d'incendie (art. III.3-10). Dans le plan interne d'urgence, l'employeur établit des procédures écrites pour l'évacuation des personnes et pour les exercices d'évacuation, sur avis du conseiller en prévention sécurité du travail et du Comité (art. III.3-23). Ces exercices sont organisés au moins une fois par an (art. III.3-26, § 2), et leurs constatations figurent dans le dossier de prévention incendie (art. III.3-24). À l'entrée du bâtiment et à chaque niveau, un plan d'évacuation indique notamment les points de rassemblement (art. III.3-13).

Le service de lutte contre l'incendie met les personnes en sécurité en attendant les services de secours publics et les guide vers le lieu du sinistre (art. III.3-7). Pour cela, vous devez savoir au point de rassemblement qui était à l'intérieur et qui manque encore.

En France

Le Code du travail prévoit une consigne de sécurité incendie qui désigne notamment les personnes chargées de diriger l'évacuation (article R4227-38). Des exercices ont lieu au moins tous les six mois, et leur date et leurs observations sont consignées dans un registre tenu à la disposition de l'inspection du travail (article R4227-39). Le rapport de Visit Portal vous aide à alimenter ce registre de sécurité.

Lisez aussi BHV et évacuation : savoir qui est présent lors d'un incident et notre page sur la notification d'urgence par SMS.

Ce que fait le module d'urgence

• Message d'urgence par SMS : un seul message à tous les visiteurs, à tous les hôtes ou à tout le monde sur un site, dans la langue de chaque destinataire.

• Je suis en sécurité : un lien personnel dans le SMS. La personne qui le touche est immédiatement marquée présente dans l'appel.

• Appel : la liste de toutes les personnes censées être sur le site. Au point de rassemblement, vous indiquez qui est présent, introuvable ou pas sur le site.

• Liste pour les secours : les personnes introuvables, avec numéro de téléphone et note, à montrer ou à partager.

• Rapport : chronologie, temps jusqu'à ce que tout le monde soit compté, statut final de chaque personne et votre évaluation. À imprimer en PDF aux couleurs de votre organisation et à exporter vers Excel.

Le module d'urgence est inclus dans les formules Plus et Premium, ainsi que dans l'essai gratuit. Consultez les tarifs.

Préparer : à faire avant votre premier exercice

1. Donnez accès aux bonnes personnes. Les administrateurs ont toujours accès. Les autres utilisateurs reçoivent l'accès via Paramètres, Utilisateurs et Rôles : cochez Responsable sécurité (EPI / prévention) pour l'utilisateur. Faites-le pour votre conseiller en prévention, vos chargés d'évacuation et vos équipiers de première intervention. L'octroi et le retrait de ce droit sont consignés dans le journal d'activité.

2. Enregistrez vos sites. Si vous travaillez sur plusieurs sites, créez chaque site dans Paramètres, Emplacements physiques. Ainsi, seules les personnes liées à ce site figurent sur la liste lors d'un appel.

3. Liez les hôtes à leur site. Ouvrez un hôte dans Hôtes et choisissez son lieu de travail fixe sous Site. Les personnes sans site fixe figurent sur chaque appel, avec la mention site inconnu.

4. Complétez les numéros de portable. Un message d'urgence n'est envoyé qu'aux personnes qui ont un numéro de portable. Pour les hôtes, complétez-le dans la fiche de l'hôte. Pour les visiteurs, Visit Portal reprend le numéro du formulaire d'enregistrement : demandez donc le numéro de téléphone dans votre formulaire.

5. Choisissez la langue. Chaque hôte peut avoir sa propre Langue des notifications. Sans langue propre, c'est la langue par défaut de votre organisation qui s'applique. Les visiteurs reçoivent le message dans la langue dans laquelle ils se sont enregistrés.

6. Tenez les statuts à jour. Mettez les hôtes en congé sur En congé : lors d'un appel, ils sont alors directement marqués pas sur le site. Les personnes qui ont quitté l'entreprise passent sur Inactif et sortent ainsi du module d'urgence.

7. Vérifiez vos crédits SMS. Chaque SMS coûte un ou plusieurs crédits. Plus comprend 300 crédits par mois, Premium 500, et vous pouvez en acheter par lots de 250, 1 000 ou 5 000. Si le solde passe sous 50, les administrateurs reçoivent un e-mail.

Voici la case Responsable sécurité dans Paramètres, Utilisateurs et Rôles :

Et voici comment définir le numéro de portable, le statut, le site et la langue des notifications d'un hôte :

L'aperçu Notifications d'urgence

Choisissez Urgence dans le menu. Vous arrivez sur l'aperçu Notifications d'urgence. Si vous avez plusieurs sites, choisissez en haut le Site, ou Tous les sites. Visit Portal retient votre choix sur cet appareil.

• Envoyer un message d'urgence : le nombre de visiteurs présents, le nombre d'hôtes liés au site et votre solde SMS. Rédiger le message ouvre un nouveau message d'urgence.

• Lancer un appel : Nouvel appel lance un appel au point de rassemblement. Fonctionne sur smartphone et même sans réseau.

• Messages d'urgence récents : les cinq derniers messages, avec le nombre de destinataires qui les ont reçus. Tous les messages ouvre l'historique complet.

• Urgences et appels : chaque appel avec son type, son motif, le site, la durée et le nombre de personnes introuvables. Filtrez sur Exercices ou Urgences réelles et ouvrez le rapport avec Voir le rapport.

Si un appel est en cours quelque part, une barre rouge en haut de la page indique son état, avec le bouton Ouvrir l'appel.

Envoyer un message d'urgence par SMS en cas d'incendie ou d'évacuation

Avec Rédiger le message, vous ouvrez l'écran Message d'urgence. Quatre choix suffisent pour préparer votre message.

1. À qui ?

Choisissez Tout le monde, Visiteurs ou Hôtes. Sous les boutons, vous voyez immédiatement combien de personnes cela représente sur ce site. Les visiteurs sont les personnes enregistrées en ce moment, y compris les sous-traitants avec un QR longue durée. Les hôtes sont les collaborateurs liés au site, sauf ceux qui sont sur Inactif.

2. Type de message

Choisissez un modèle : Évacuation, Incendie, Fuite de gaz ou Fin d'alerte. Un modèle est envoyé à chaque destinataire dans sa propre langue. Avec Texte libre, vous écrivez vous-même : ce texte est envoyé tel quel à tout le monde, écrivez-le donc éventuellement en deux langues. Si vous modifiez le texte d'un modèle, il devient automatiquement un Texte libre.

3. Point de rassemblement

Pour Évacuation, Incendie et Fuite de gaz, indiquez le point de rassemblement, par exemple P1. Il figure entre parenthèses dans le message. Visit Portal retient le point de rassemblement par site.

4. Je suis en sécurité et l'appel

Laissez Ajouter un lien « Je suis en sécurité » activé. Chaque destinataire reçoit alors un lien personnel. La personne qui le touche est immédiatement marquée présente dans l'appel. Un appel est donc lancé tout de suite pour ce site : choisissez sous Type s'il s'agit d'un Exercice ou d'une Urgence réelle. Si un appel est déjà en cours sur ce site, le message y est automatiquement lié.

Chaque SMS commence par un en-tête avec le nom de votre organisation, dans la langue du destinataire. Viennent ensuite votre message, votre nom et le lien. Sous la zone de texte, vous voyez combien de SMS le message coûte par personne et dans quelles langues il part.

Confirmer et envoyer

Avec Continuer vers la confirmation, vous voyez un récapitulatif avant l'envoi : le nombre de destinataires, de visiteurs et d'hôtes, les personnes avec un numéro de portable, le nombre de SMS par personne, le coût en crédits SMS et votre solde avant et après l'envoi. Les personnes sans numéro de portable sont listées par nom : appelez-les pendant l'appel. Le message ne part qu'après Envoyer à … et un message envoyé ne peut pas être rappelé.

Dans cet exemple, les destinataires sont néerlandophones : l'aperçu montre donc le SMS en néerlandais. Une personne n'a pas de numéro de portable : appelez-la pendant l'appel.

• Un message d'urgence est envoyé à 500 personnes au maximum. Sinon, choisissez un seul site ou un seul groupe.

• Une organisation peut envoyer au maximum 10 messages d'urgence par heure. Les messages d'urgence ne sont pas soumis à la limite SMS habituelle.

• Si votre solde est insuffisant, vous voyez à l'avance combien de personnes recevront encore le message. Les administrateurs peuvent acheter des crédits immédiatement.

• Après l'envoi, vous voyez combien de SMS sont partis, combien ont échoué et qui n'avait pas de numéro de portable.

• Une fois le danger écarté, envoyez avec Fin d'alerte le message indiquant que tout le monde peut rentrer.

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Ce que voit le destinataire : Je suis en sécurité

Le lien du SMS ouvre une page simple dans la langue du destinataire, sans connexion : Situation d'urgence chez votre organisation et le site, avec un seul bouton vert Je suis en sécurité. Ouvrir le lien ne change rien, seul le bouton signale la personne en sécurité. La page indique ensuite : Vous êtes marqué en sécurité dans l'appel. Continuez à suivre les instructions des secours et ne rentrez pas dans le bâtiment avant d'y être autorisé.

Dans l'appel, cette personne est alors marquée présente, avec la mention qu'elle s'est signalée elle-même en sécurité et l'heure. Si un compteur l'avait déjà marquée présente, cela reste ainsi et son propre signalement s'y ajoute. Après la clôture de l'appel, les liens ne fonctionnent plus. Dans les exemples ci-dessus, le destinataire est néerlandophone : le SMS et la page sont donc en néerlandais. Pour un destinataire francophone, l'en-tête devient Alerte d'urgence de votre organisation et le bouton Je suis en sécurité.

Lancer un appel

Vous lancez un appel depuis un message d'urgence, comme ci-dessus, ou directement avec Nouvel appel dans l'aperçu. C'est pratique si l'alarme a déjà retenti et que tout le monde est déjà dehors. Un appel sans message d'urgence ne coûte aucun crédit SMS.

• Type : Exercice, qui compte pour votre rapport d'exercice, ou Urgence réelle, comme un incendie, une fuite de gaz ou une alarme. Ce choix est obligatoire et détermine comment l'appel apparaît dans l'aperçu et le rapport.

• Site : le site où vous faites l'appel. Vous voyez immédiatement combien de visiteurs et d'hôtes figureront sur la liste.

• Motif : Exercice d'évacuation, Alarme incendie, Fuite de gaz, Alerte à la bombe ou Autre, avec votre propre description.

• Point de rassemblement : par exemple parking P1, près de la barrière.

La liste reprend tous les visiteurs enregistrés en ce moment sur le site, y compris les sous-traitants avec un QR longue durée, et tous les hôtes du site. Les hôtes en congé dans le système sont déjà marqués pas sur le site. Les personnes sans site fixe y figurent avec la mention site inconnu. Si un appel est déjà en cours sur ce site, vous le voyez immédiatement, avec un bouton pour ouvrir cet appel.

L'appel au point de rassemblement : qui est dehors ?

L'appel s'ouvre sur votre téléphone ou votre tablette. En haut, vous voyez combien de personnes ont déjà été contrôlées et combien restent, avec les compteurs Présent, Introuvable et Pas sur le site.

• Visiteurs et Hôtes figurent dans deux onglets. Filtrez sur À contrôler ou Introuvables, ou recherchez par nom, entreprise ou hôte.

• Pour chaque personne, touchez Présent, Introuvable ou Pas sur le site. Si vous touchez à nouveau le même bouton, la personne repasse à contrôler.

• L'icône téléphone appelle directement la personne. Avec Note, vous consignez ce que vous savez, par exemple : appelé, était déjà parti sans se désenregistrer.

• Sous chaque personne figurent qui a indiqué le statut et quand, ou si la personne s'est signalée elle-même en sécurité par SMS.

À plusieurs en même temps

Sur un grand site, plusieurs chargés d'évacuation ou serre-files font souvent l'appel en même temps, chacun à sa sortie ou à son point de rassemblement. Tout le monde ouvre le même appel, et les appareils échangent leurs modifications toutes les quelques secondes. Si deux personnes donnent un statut différent à la même personne, c'est le plus récent qui compte. La modification plus ancienne reste visible dans la chronologie du rapport.

Sans réseau

Derrière un bâtiment, le réseau tombe parfois. Vos coches sont alors conservées sur l'appareil, avec l'heure de chaque touche, et envoyées dès que la connexion revient. En haut, vous voyez combien de modifications ne sont pas encore envoyées. Ouvrez donc l'appel à l'avance, tant que vous avez du réseau, et ne fermez pas l'écran avant que tout soit envoyé.

La liste pour les secours

Avec Liste pour les secours en bas de l'écran, vous voyez toutes les personnes introuvables, avec type, service ou entreprise, hôte, note et numéro de téléphone. Montrez cet écran aux pompiers ou au responsable des secours, ou partagez la liste avec Partager la liste via le bouton de partage de votre téléphone. Votre service de lutte contre l'incendie ou votre EPI informe ainsi les secours de manière ciblée.

Un message d'urgence depuis l'appel

Avec Envoyer un message d'urgence pour cet appel, vous envoyez un message pendant l'appel, par exemple un rappel ou la Fin d'alerte. Le message est alors lié à cet appel et figure dans la chronologie.

Clôturer

Quand tout le monde est compté, touchez Clôturer l'appel. Visit Portal vous avertit s'il reste des personnes non contrôlées ou des modifications en attente sur l'appareil. Après la clôture, les liens Je suis en sécurité ne fonctionnent plus et le rapport s'ouvre.

Le rapport de votre exercice d'évacuation

Chaque rapport figure dans l'aperçu sous Urgences et appels. C'est la preuve de votre exercice d'évacuation et la base de l'évaluation avec votre conseiller en prévention, votre service externe ou le Comité.

• Données : type, motif, site, point de rassemblement, et qui a lancé et clôturé l'appel, avec l'heure.

• Chiffres clés : temps jusqu'à ce que tout le monde soit compté, nombre de personnes, présents, pas sur le site, introuvables et à contrôler.

• Introuvables pendant l'appel : toutes les personnes marquées introuvables à un moment, avec leur statut final. Vous voyez ainsi qui a été retrouvé plus tard.

• Non contrôlés à la clôture : les personnes qui n'ont jamais reçu de statut.

• Chronologie : chaque étape avec l'heure, du lancement à la clôture en passant par chaque message d'urgence et chaque changement de statut, avec les notes. Y compris les modifications qui n'ont plus été appliquées parce qu'il en existait déjà une plus récente.

• Liste complète : pour chaque personne, le statut, l'heure et qui l'a indiqué, ou si la personne s'est signalée elle-même en sécurité.

• Évaluation : après la clôture, vous notez ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré. Ce texte figure sur l'impression.

Imprimer ou enregistrer en PDF

Avec Imprimer ou enregistrer en PDF, vous obtenez un rapport au format A4. En haut figure un bandeau aux couleurs de votre organisation avec votre logo, tels que définis dans Paramètres, Configuration de l'écran d'accueil. Le fichier porte le nom du rapport avec le site et la date, et le bas de page indique quand le rapport a été établi. Ajoutez ce PDF à votre dossier de prévention incendie en Belgique, ou à votre registre de sécurité en France.

Exporter vers Excel

Avec Exporter la liste avec les heures (CSV), vous téléchargez la liste complète avec, pour chaque personne, le type, le nom, les détails, l'hôte, le statut, l'heure, par qui, la source (compteur, signalé par SMS ou système), l'heure du propre signalement et la note. Le fichier s'ouvre directement en colonnes dans Excel.

Les appels et les rapports sont conservés pour les audits et les évaluations. Si les données des visiteurs sont anonymisées après votre durée de conservation, le statut et les heures restent dans le rapport, sans nom ni numéro de téléphone. En savoir plus sur le RGPD et l'enregistrement des visiteurs.

L'historique des messages d'urgence

Via Tous les messages dans l'aperçu, vous ouvrez l'Historique des messages d'urgence. Vous recherchez par texte, expéditeur ou nom d'un destinataire, filtrez sur Envoyé, Échoué ou Archivé, et voyez pour chaque message combien de SMS ont été remis et combien ont échoué. Archivez les anciens messages de test en les cochant puis en choisissant Archiver la sélection. Ils disparaissent alors des messages récents de l'aperçu.

Organiser un exercice d'évacuation avec Visit Portal

1. Planifiez l'exercice avec votre conseiller en prévention ou votre chargé de sécurité et répartissez les rôles : qui envoie le message d'urgence, qui fait l'appel à quelle sortie ou à quel point de rassemblement.

2. Vérifiez à l'avance les sites, les hôtes par site, les numéros de portable et vos crédits SMS.

3. Demandez aux personnes qui font l'appel de l'ouvrir sur leur téléphone dès son lancement, tant qu'elles ont du réseau.

4. Au déclenchement de l'alarme, envoyez le message d'urgence avec le lien Je suis en sécurité, type Exercice. L'appel démarre en même temps.

5. Au point de rassemblement, les chargés d'évacuation font l'appel. Les personnes introuvables figurent sur la liste pour les secours.

6. Envoyez la Fin d'alerte, clôturez l'appel et complétez l'évaluation.

7. Discutez du rapport avec votre conseiller en prévention, votre service externe ou le Comité, et conservez le PDF dans votre dossier de prévention incendie ou votre registre de sécurité.

Questions fréquentes

L'appel fonctionne-t-il sans internet ?

Oui, à condition d'avoir ouvert l'appel quand il y avait encore du réseau. Vos coches restent sur l'appareil et sont envoyées dès que la connexion revient.

Les visiteurs sans numéro de portable reçoivent-ils le message ?

Non. Avant l'envoi, vous voyez qui n'a pas de numéro de portable. Appelez ces personnes pendant l'appel.

Peut-on faire l'appel sans envoyer de SMS ?

Oui. Lancez l'appel avec Nouvel appel dans l'aperçu. Cela ne coûte aucun crédit SMS.

Qui voit les rapports ?

Les administrateurs et les utilisateurs que vous avez désignés responsables sécurité. Les autres utilisateurs ne voient pas le module d'urgence.

À quelle fréquence faut-il organiser un exercice d'évacuation ?

En Belgique, au moins une fois par an (Code du bien-être au travail, art. III.3-26, § 2). En France, au moins tous les six mois, avec la date et les observations consignées dans un registre (Code du travail, art. R4227-39).

Que mettre dans le rapport d'un exercice d'évacuation ?

La date, le type et le motif, qui a lancé et clôturé l'exercice, le nombre de personnes, le temps nécessaire pour compter tout le monde, les personnes introuvables et ce qui s'est bien ou moins bien passé. En Belgique, ces constatations vont dans le dossier de prévention incendie, en France dans le registre de sécurité. Le rapport de Visit Portal contient toutes ces données, vous complétez vous-même l'évaluation.

Dans quelle langue les destinataires reçoivent-ils le message ?

Un modèle est envoyé à chaque destinataire dans sa propre langue : français, néerlandais, allemand, espagnol ou anglais. Un texte libre est envoyé tel que vous l'écrivez.

Sources

• Code du bien-être au travail, livre III, titre 3 : prévention de l'incendie sur les lieux de travail (SPF Emploi)

• Code du travail, article R4227-38 : consigne de sécurité incendie

• Code du travail, article R4227-39 : exercices et registre

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