RGPD et enregistrement des visiteurs : comment fonctionnent les paramètres de confidentialité dans Visit Portal

Utiliser un système d'enregistrement des visiteurs, c'est traiter des données personnelles : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, noms d'entreprise, signatures et parfois réponses à des questions supplémentaires. Le RGPD (GDPR en anglais) est clair : vous ne pouvez pas conserver ces données plus longtemps que nécessaire. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, le registre des visiteurs d'il y a trois ans dort encore dans une armoire, ou les enregistrements numériques restent indéfiniment dans un système.

Dans Visit Portal, vous réglez tout cela à un seul endroit : Paramètres > Confidentialité, accessible aux administrateurs de votre organisation. Vous définissez une durée de conservation, les données personnelles sont anonymisées automatiquement, vous exportez toutes vos données en un clic et vous y trouvez l'accord de traitement des données et la politique de confidentialité. Dans cet article, découvrez ce que fait chaque paramètre, quelle durée de conservation choisir et comment prouver ainsi votre conformité au RGPD.

Que dit le RGPD sur l'enregistrement des visiteurs ?

Le RGPD n'interdit pas l'enregistrement des visiteurs. Vous avez souvent une bonne raison de savoir qui se trouve dans votre bâtiment : la sécurité, une liste d'évacuation, le contrôle d'accès ou des obligations légales. Vous devez toutefois respecter quelques principes de base de l'article 5 du RGPD :

• Limitation des finalités : vous n'utilisez les données des visiteurs que pour la finalité pour laquelle vous les collectez, comme la sécurité et l'accueil.

• Minimisation des données : vous ne demandez pas plus que nécessaire.

• Limitation de la conservation : vous ne conservez pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour cette finalité.

• Sécurité : vous protégez les données contre tout accès non autorisé.

• Responsabilité : vous devez pouvoir démontrer que vous respectez tout cela.

Dans la pratique, ce sont surtout la limitation de la conservation et la responsabilité qui posent problème. Qui fait le tri chaque mois dans les anciennes données des visiteurs ? Et qui peut prouver que c'est fait ? C'est précisément pour cela que les paramètres de confidentialité de Visit Portal ont été conçus.

Anonymisation automatique : supprimer les données des visiteurs sans travail manuel

Avec l'interrupteur Anonymiser automatiquement les données des visiteurs, vous activez le nettoyage automatique. Chaque nuit, Visit Portal supprime les données personnelles des visites plus anciennes que votre durée de conservation. Cela se fait par lots de 500 visites maximum par exécution. Si vous activez la fonction alors que votre compte contient déjà des milliers d'anciennes visites, le retard est résorbé en quelques nuits.

Bon à savoir : les nouvelles organisations démarrent avec l'anonymisation activée et une durée de conservation de 90 jours. Si vous utilisez Visit Portal depuis plus longtemps, la fonction est désactivée par défaut et c'est à vous de l'activer.

Quelles données sont supprimées ?

• Nom

• Adresse e-mail

• Numéro de téléphone

• Réponses aux champs du formulaire, sauf l'entreprise et un motif de visite issu d'un champ à choix

• Signature, à la fois la donnée et l'image elle-même

• Commentaires libres

• Contenu et numéros des SMS

• Notes liées à la visite

• Le nom du visiteur dans la liste des destinataires des messages d'urgence

• Le nom du visiteur dans le journal d'activité, qui est remplacé par "Anonymized visitor"

Qu'est-ce qui est conservé ?

La visite elle-même est conservée, de sorte que vos statistiques ne changent pas. Sont conservés :

• La date et les heures de la visite

• Le type de visite

• L'hôte et son service

• L'évaluation

• L'entreprise du visiteur

• Le motif de la visite, s'il provient d'un champ à choix (liste déroulante, boutons radio ou cases à cocher)

Vous voyez ainsi toujours combien de visiteurs vous avez reçus l'an dernier, quels jours ont été chargés, quels types et motifs de visite reviennent le plus souvent et de quelles entreprises venaient la plupart de vos visiteurs.

Attention aux indépendants : pour une entreprise individuelle, le nom de l'entreprise peut renvoyer à une seule personne. Dans ce cas, l'entreprise reste une donnée personnelle. Si vous recevez beaucoup d'indépendants ou de particuliers, rendez le champ Entreprise facultatif ou supprimez-le pour ces types de visite. N'indiquez pas non plus de données personnelles dans les options du champ à choix pour le motif de la visite, car elles sont conservées.

Quelle durée de conservation choisir pour les données des visiteurs ?

Dans le champ Durée de conservation (jours), vous choisissez une valeur entre 7 et 3 650 jours. Le délai commence à courir à la fin de la visite. Si un visiteur n'a pas enregistré son départ, Visit Portal compte à partir de son arrivée, ou à défaut à partir de la date prévue. Les visiteurs encore présents et les codes QR longue durée encore valides sont ignorés jusqu'à leur expiration.

Le RGPD n'impose pas de durée de conservation fixe. Vous déterminez vous-même ce qui est nécessaire pour votre finalité, et vous devez pouvoir le justifier. Quelques repères :

• Bureaux et accueil classique : un délai court, par exemple 30 à 90 jours, suffit généralement. Au-delà, vous n'avez plus besoin du nom d'un visiteur.

• Industrie, laboratoires et entreprises alimentaires : avez-vous besoin des données des visiteurs pour des audits ou pour prouver qu'une personne a confirmé les règles de sécurité ou d'hygiène ? Alignez alors le délai sur votre cycle d'audit.

• Obligations légales ou contractuelles : si vous devez conserver les données plus longtemps, choisissez un délai plus long. Notez-en la raison dans votre registre des activités de traitement.

Conseil : choisissez le délai le plus court qui permet encore d'atteindre votre finalité. En cas de doute, consultez votre DPO ou votre responsable de la protection des données. Un délai de 90 jours est un bon point de départ pour de nombreuses organisations.

Contrôle et transparence : Enregistrer et Exécuter maintenant

Sous la durée de conservation, vous voyez immédiatement le statut de la dernière exécution : quand l'anonymisation a eu lieu et combien de visites ont alors été anonymisées. Vous constatez ainsi d'un coup d'œil que le nettoyage est bien effectué.

• Enregistrer sauvegarde votre paramètre. La prochaine exécution nocturne utilise le nouveau délai.

• Exécuter maintenant lance immédiatement l'anonymisation. Pratique si vous venez de réduire la durée de conservation et ne voulez pas attendre le lendemain. Là aussi, 500 visites au maximum sont traitées à la fois. En cas de retard important, cliquez donc plusieurs fois, ou laissez les exécutions nocturnes faire le travail.

Chaque modification de la durée de conservation, chaque exécution manuelle et chaque exécution nocturne qui anonymise des données est consignée dans le journal d'activité.

Exporter toutes les données

Avec Télécharger l'export (zip), vous téléchargez tout ce que Visit Portal conserve pour votre organisation, sous forme de fichier zip contenant des fichiers CSV. L'export comprend les données de votre organisation, les visites, les types de visite, les hôtes, les champs de formulaire, les sites, les utilisateurs, les appareils, les évaluations, les signatures, les SMS, les messages d'urgence et le journal d'activité.

À quoi sert cet export ?

• Répondre à la demande d'une personne concernée : si un visiteur vous demande quelles données vous conservez à son sujet, vous le retrouvez rapidement dans l'export.

• Un audit ou une enquête interne : vous fournissez à votre auditeur ou à votre DPO un aperçu complet.

• Votre propre sauvegarde ou archive : vous décidez vous-même de ce que vous conservez, et où.

• Pas de dépendance (lock-in) : vos données vous appartiennent. Vous pouvez toujours les emporter.

Attention : l'export contient des données personnelles. Conservez le fichier en lieu sûr et supprimez-le lorsque vous n'en avez plus besoin. Chaque export est consigné dans le journal d'activité, pour que vous puissiez voir après coup qui a exporté des données et quand. C'est exactement ce que le principe de responsabilité du RGPD attend de vous.

Accord de traitement des données et politique de confidentialité

Lorsque vous utilisez Visit Portal, vous êtes le responsable du traitement et Visit Portal est le sous-traitant des données des visiteurs. L'article 28 du RGPD impose alors un accord de traitement des données. Sous Accords, vous trouvez l'accord de traitement des données et la politique de confidentialité qui s'appliquent à votre utilisation de Visit Portal. Ouvrez-les via les liens, conservez-en une copie et faites-y référence dans votre dossier de confidentialité ou votre registre des activités de traitement. Votre DPO vous en sera reconnaissant.

Encore plus de protection des données dès la conception dans Visit Portal

Les paramètres de confidentialité ne sont pas isolés. Ailleurs aussi, Visit Portal est conçu selon le principe de protection des données dès la conception (privacy by design) :

• Pas de registre des visiteurs ouvert : les visiteurs ne voient jamais les données des personnes venues avant eux, contrairement à ce qui se passe avec un registre papier.

• Ne demander que le nécessaire : pour chaque type de visite, vous définissez quels champs sont obligatoires et lesquels vous omettez tout simplement.

• Utilisateurs et rôles : vous déterminez quels collègues ont accès au tableau de bord.

• Journal d'activité : les actions importantes sont consignées, pour que vous puissiez démontrer ce qu'il est advenu des données.

Liste de contrôle : votre enregistrement des visiteurs conforme au RGPD en cinq minutes

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et allez dans Paramètres > Confidentialité. Les autres rôles ne peuvent pas modifier ces paramètres.

2. Activez Anonymiser automatiquement les données des visiteurs.

3. Choisissez une durée de conservation adaptée à votre finalité, par exemple 90 jours, puis cliquez sur Enregistrer.

4. Cliquez sur Exécuter maintenant pour nettoyer immédiatement les anciennes données. En cas de retard important, cela se fait par lots de 500.

5. Ouvrez l'accord de traitement des données et la politique de confidentialité, et ajoutez-les à votre dossier de confidentialité.

6. Notez la durée de conservation choisie et sa justification dans votre registre des activités de traitement.

7. Vérifiez pour chaque type de visite que vous ne demandez pas de données superflues, et si le champ Entreprise est nécessaire pour les indépendants ou les particuliers.

Questions fréquentes sur le RGPD et l'enregistrement des visiteurs

Combien de temps pouvez-vous conserver les données des visiteurs selon le RGPD ?

Le RGPD ne fixe pas de nombre de jours. Vous pouvez conserver les données aussi longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle vous les avez collectées. Pour un enregistrement des visiteurs ordinaire, cette durée est généralement courte. Dans Visit Portal, vous définissez un délai entre 7 et 3 650 jours.

Un registre des visiteurs papier est-il conforme au RGPD ?

Difficilement. Chaque visiteur voit les données des personnes qui ont signé avant lui, et personne ne retire les anciennes pages à temps. Un système numérique avec anonymisation automatique résout ces deux problèmes.

Quelle est la différence entre supprimer et anonymiser ?

Lors de l'anonymisation, les données qui permettent d'identifier directement un visiteur disparaissent : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, signature et réponses à la plupart des champs du formulaire. Il reste les données utiles à vos statistiques : la date, le type de visite, l'hôte, l'évaluation, l'entreprise et un motif de visite issu d'une liste de choix. Pour la plupart des visiteurs professionnels, ces informations ne permettent plus d'identifier une personne. Pour un indépendant ou une entreprise individuelle, le nom de l'entreprise peut le permettre : tenez-en compte lors de la configuration de vos types de visite.

Dois-je demander le consentement des visiteurs ?

Pas toujours. Pour l'enregistrement des visiteurs, de nombreuses organisations s'appuient sur leur intérêt légitime, comme la sécurité de leur bâtiment, ou sur une obligation légale. Informez néanmoins toujours les visiteurs de ce que vous faites de leurs données, par exemple via votre politique de confidentialité sur l'écran d'enregistrement. Il est préférable de déterminer avec votre DPO quelle base juridique s'applique dans votre cas.

Ai-je besoin d'un accord de traitement des données pour mon enregistrement des visiteurs ?

Oui, si un tiers traite les données pour votre compte. Chez Visit Portal, vous trouvez cet accord directement sous Paramètres > Confidentialité.

Qui peut modifier les paramètres de confidentialité ?

Uniquement les administrateurs de votre organisation. Ils peuvent modifier la durée de conservation, lancer manuellement l'anonymisation et télécharger l'export. Les autres utilisateurs n'y ont pas accès.

Qu'advient-il des signatures des déclarations signées ?

Les signatures sont également effacées, image comprise, dès que la durée de conservation est écoulée. Si vous devez conserver plus longtemps des déclarations signées pour un audit, choisissez un délai plus long ou exportez-les au préalable vers vos propres archives.

La confidentialité par défaut, pas en option

Un système d'enregistrement des visiteurs doit rendre votre bâtiment plus sûr, pas accroître votre risque en matière de confidentialité. Avec les paramètres de confidentialité de Visit Portal, vous configurez tout correctement une seule fois, puis tout fonctionne de lui-même : les données disparaissent à temps, vous pouvez tout exporter et vos documents sont prêts pour votre DPO.

Découvrez aussi comment d'autres secteurs gèrent l'enregistrement des visiteurs, par exemple dans le secteur des soins, l'industrie alimentaire ou les centres de données et NIS2.

Pas encore de Visit Portal ? Démarrez votre essai gratuit de 14 jours et rendez votre enregistrement des visiteurs conforme au RGPD dès aujourd'hui.