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Qui se trouve aujourd’hui dans vos locaux ? Avec l’enregistrement numérique des visiteurs, chaque visiteur s’enregistre sur une tablette à la réception ou avec un code QR, le bon collègue est prévenu immédiatement, et vos équipes d’intervention internes (BHV) savent exactement qui est présent lors d’une évacuation.
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Aux Pays-Bas, aucune loi n'impose littéralement d'enregistrer les visiteurs. La loi néerlandaise sur les conditions de travail (Arbowet) exige toutefois que vous preniez des mesures efficaces pour l'évacuation des travailleurs et des autres personnes présentes, et que vos équipes d'intervention internes (BHV) puissent, en cas d'urgence, alerter et évacuer tous les travailleurs et autres personnes présentes dans le bâtiment. Ce n'est possible que si vous savez qui est présent sur le site.
Une liste papier à l'accueil ne suffit pas. Personne ne note soigneusement son heure de départ, le classeur reste ouvert sous les yeux de chaque visiteur suivant et, lors d'une évacuation, il reste sur le comptoir. Un enregistrement numérique tient la liste à jour, conserve les données à l'abri des regards et, en cas d'incident, se trouve sur le téléphone de votre coordinateur BHV.
Quand l'accueil est assuré par du personnel, la tablette se charge de la saisie, pour que votre réceptionniste ait du temps à consacrer au visiteur lui-même. Dans une petite PME sans réception permanente, la tablette assure tout l'accueil : le visiteur s'enregistre, choisit la personne qu'il vient voir et ce collègue reçoit immédiatement un message dans Microsoft Teams, par SMS ou par e-mail.
Au regard du RGPD, vous enregistrez généralement les visiteurs sur la base de l'intérêt légitime : la sécurité et la vue d'ensemble en cas d'évacuation. Ne demandez que ce dont vous avez besoin, ne le conservez pas plus longtemps que nécessaire et documentez qui traite les données. Dans Visit Portal, vous définissez vous-même une durée de conservation, après laquelle les données des visiteurs sont automatiquement anonymisées, et l'accord de traitement des données est prêt.
Le kiosque est une page web que vous ouvrez sur un iPad ou une tablette Android à l'entrée, ou bien l'application Android. Vous pré-enregistrez les visiteurs attendus : ils reçoivent une invitation avec un code QR personnel et entrent en un seul scan à leur arrivée. Si vous travaillez avec Outlook, vous invitez les participants externes directement depuis le rendez-vous dans votre agenda.
Pour chaque type de visite, vous déterminez ce que le visiteur voit : un formulaire spécifique, un règlement intérieur ou un accord de confidentialité à signer, ou encore une vidéo de sécurité. Le kiosque parle néerlandais, anglais, allemand, français et espagnol. Sur le tableau de bord et sur votre téléphone, vous voyez en direct qui est présent, site par site.
Depuis le 15 août 2026, la Cyberbeveiligingswet, la transposition néerlandaise de NIS2, s'applique à des milliers d'organisations essentielles et importantes. La loi exige une approche de la sécurité fondée sur les risques, et la gestion des accès en fait partie. Laisser des inconnus accéder sans enregistrement à la salle des serveurs ou à l'atelier de production, c'est une faille qu'aucun pare-feu ne comble.
Un enregistrement des visiteurs rigoureux permet de prouver qui était présent, quand, pour qui, et quels engagements cette personne a acceptés. Le journal d'activité et l'export donnent cette vue d'ensemble à votre auditeur sans que vous deviez fouiller dans des classeurs, et l'anonymisation automatique garantit que vous ne conservez pas les données plus longtemps que votre politique ne le permet.
Vous savez à tout moment combien de visiteurs et d'intervenants externes se trouvent dans le bâtiment
Votre coordinateur BHV a cette liste sur son téléphone lors d'une évacuation
Les visiteurs ne voient pas les données des visiteurs précédents
Vous avez fixé une durée de conservation et vous la respectez
L'acceptation du règlement intérieur ou d'un accord de confidentialité est prouvable
L'hôte est prévenu dès que son visiteur arrive
Questions fréquentes
L'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire aux Pays-Bas ?
Pas en tant qu'obligation distincte. L'Arbowet, la loi néerlandaise sur les conditions de travail, exige toutefois des mesures pour l'évacuation des travailleurs et des autres personnes présentes, et prévoit que les équipes d'intervention internes (BHV) puissent alerter et évacuer toutes les personnes présentes dans le bâtiment. En pratique, c'est impossible sans savoir qui est présent sur le site, et c'est pourquoi la plupart des entreprises enregistrent leurs visiteurs.
Combien de temps puis-je conserver les données des visiteurs ?
Le RGPD ne fixe pas de durée précise, seulement de ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité. Beaucoup d'organisations retiennent une durée de quelques semaines. Dans Visit Portal, vous définissez vous-même cette durée, après quoi les données sont automatiquement anonymisées.
Est-ce compatible avec Microsoft 365, Outlook et Teams ?
Oui. Vous pouvez importer vos hôtes depuis Microsoft 365, inviter des visiteurs depuis un rendez-vous Outlook, et l'hôte reçoit une notification dans Microsoft Teams quand son visiteur s'enregistre.
Combien coûte Visit Portal ?
La formule Basique coûte 30,95 € par mois pour 120 visites, Plus 70,94 € pour 400 visites et Premium 110,95 € pour un nombre illimité de visites. Avec un paiement annuel, vous bénéficiez de 16 % de réduction, les utilisateurs et les sites sont toujours illimités, et vous essayez tout gratuitement pendant 14 jours sans carte bancaire.
Fonctionnalités associées
Qui est présent ?
Le tableau de bord affiche en direct qui est présent sur le site, y compris sur votre téléphone. Filtrez par statut et par site.
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Notification d'urgence à toutes les personnes présentes
En cas d’incendie ou d’évacuation, envoyez un seul SMS à tous les visiteurs présents, avec un suivi de la remise par destinataire.
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Complément Outlook
Invitez les participants externes d'un rendez-vous comme visiteurs, directement depuis Outlook.
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Messages dans Microsoft Teams
Un message privé à l'hôte, avec un canal Teams en solution de repli s'il n'est pas joignable.
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Accord avec signature
Lire le règlement intérieur ou un NDA, l'accepter et le signer du doigt. La signature et l'heure sont conservées.
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Bouton “Besoin d'aide ?”
Si un visiteur attend trop longtemps, il prévient d'une simple pression une personne de contact désignée, par SMS ou par e-mail.
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Enregistrement des visiteurs à Rotterdam, du port au bureau
Dans la zone portuaire de Rotterdam, des milliers de sous-traitants, chauffeurs et techniciens de maintenance travaillent chaque jour sur des sites où la sécurité passe avant tout. Visit Portal enregistre qui entre, fait accepter les règles du site à chacun et vous donne d’un seul geste, en cas d’alarme, la liste de toutes les personnes présentes.
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Enregistrement des visiteurs dans le Westland pour l’horticulture sous serre
Le Westland abrite la plus grande zone d’horticulture sous serre des Pays-Bas, et chaque producteur y reçoit quotidiennement des acheteurs, des installateurs, des conseillers et des fournisseurs. Avec Visit Portal, chaque visiteur confirme vos règles d’hygiène avant d’entrer dans la serre, et vous savez ensuite exactement qui était présent.
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Enregistrement des visiteurs à Aalsmeer et dans la Greenport Aalsmeer
Autour d’Aalsmeer se concentre le commerce international des fleurs et des plantes. Exportateurs, grossistes et producteurs reçoivent chaque jour des acheteurs, des transporteurs, des techniciens de maintenance et des intérimaires. Visit Portal veille à ce que chacun s’enregistre rapidement, que le bon collègue sache immédiatement que son visiteur est arrivé, et que vous voyiez toujours qui est présent.
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Enregistrement des visiteurs à Venlo pour la logistique et la distribution
Venlo et le nord du Limbourg néerlandais comptent parmi les plus grandes régions logistiques des Pays-Bas. Chaque jour, des dizaines de chauffeurs, de techniciens et de visiteurs se présentent dans les centres de distribution, souvent dans une autre langue. Avec Visit Portal, ils s'enregistrent eux-mêmes, connaissent les règles du site et, en cas d'alarme, vous savez qui est présent sur le site.
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Enregistrement des visiteurs à Brainport Eindhoven pour l'industrie high-tech
À Brainport Eindhoven, des entreprises high-tech et leurs fournisseurs développent et construisent des machines et des composants pour le monde entier. Les visiteurs s'y trouvent à proximité de connaissances sensibles. Avec Visit Portal, chaque visiteur signe au préalable votre accord de confidentialité, l'hôte sait immédiatement que son visiteur est arrivé et vous pouvez prouver après coup qui était présent.
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Enregistrement des visiteurs dans la région Duin- en Bollenstreek
Entre Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout et Teylingen, tout tourne autour des bulbes à fleurs. Producteurs, forceurs et exportateurs reçoivent toute l'année des acheteurs, des transporteurs, des inspecteurs et des techniciens. Avec Visit Portal, chacun s'enregistre rapidement et confirme vos règles, et vous savez par site qui est présent.
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Enregistrement des visiteurs à Haarlemmermeer et autour de Schiphol
Autour de Schiphol, sièges internationaux, entreprises de fret aérien et centres de données sont implantés côte à côte. Chaque jour, ils reçoivent des clients, des techniciens, des auditeurs et des coursiers. Avec Visit Portal, vous pré-enregistrez les visiteurs, vous faites signer vos accords et vous pouvez prouver après coup qui était présent.
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Enregistrement des visiteurs à Moerdijk pour le port, la chimie et la logistique
Au bord du Hollandsch Diep se trouvent un port maritime, un grand complexe chimique et l'un des plus grands parcs logistiques du pays. Chaque jour, des sous-traitants, des chauffeurs et des techniciens de maintenance y passent. Visit Portal enregistre qui entre, fait confirmer vos règles de sécurité par chacun et, en cas d'alarme, vous donne la liste de toutes les personnes présentes.
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Enregistrement des visiteurs à Amsterdam, de la Zuidas au port
Amsterdam accueille des visiteurs dans les bureaux de la Zuidas et du centre-ville, dans le port et dans l'une des plus grandes régions de centres de données d'Europe. Avec Visit Portal, ils s'enregistrent en quelques touches, le bon collègue est prévenu immédiatement et vous ne conservez pas leurs données plus longtemps que nécessaire.
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Enregistrement des visiteurs à Tilburg et Waalwijk pour la distribution et l'e-commerce
Dans la région de Midden-Brabant, centres de distribution et centres e-commerce tournent jour et nuit pendant les pics d'activité. Chauffeurs, techniciens des systèmes de tri, auditeurs et clients vont et viennent. Avec Visit Portal, ils s'enregistrent dans leur propre langue et vous savez, site par site, qui est présent.
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