Evacuatieoefening: handleiding voor sms, telling en verslag

Bij een brandalarm, een gaslek of een ontruimingsoefening wil je twee dingen tegelijk: iedereen snel verwittigen, en op de verzamelplaats weten wie er nog ontbreekt. De noodmodule van Visit Portal doet allebei, ook voor bezoekers, aannemers en gastpersonen die niet in je personeelsbestand staan. In deze handleiding lees je hoe je de module instelt, hoe je een noodbericht per sms stuurt, hoe je telt op de verzamelplaats en hoe je met het verslag je evacuatieoefening documenteert.

De handleiding is geschreven voor wie in je organisatie de noodprocedures beheert: de interne preventieadviseur, de preventieadviseur van je externe dienst voor preventie en bescherming, de leden van de brandbestrijdingsdienst of eerste interventieploeg, en in Nederland de preventiemedewerker, de BHV-coördinator en de BHV’ers.

Evacuatieoefening: wat de wet vraagt in België en Nederland

In België

De codex over het welzijn op het werk (boek III, titel 3, brandpreventie op de arbeidsplaatsen) vraagt dat de werknemers en de andere aanwezige personen bij brand vlug naar een veilige plaats kunnen evacueren (art. III.3-10). In het intern noodplan legt de werkgever schriftelijke procedures vast voor de evacuatie van personen en voor de evacuatieoefeningen, op advies van de preventieadviseur arbeidsveiligheid en het Comité (art. III.3-23). Die oefeningen worden minstens één keer per jaar georganiseerd (art. III.3-26, § 2), en de vaststellingen ervan horen in het brandpreventiedossier (art. III.3-24). Aan de ingang van het gebouw en op elk niveau hangt een evacuatieplan met onder meer de verzamelplaatsen (art. III.3-13).

De brandbestrijdingsdienst brengt de personen in veiligheid in afwachting van de openbare hulpdiensten en leidt die hulpdiensten naar de plaats van het onheil (art. III.3-7). Daarvoor moet je op de verzamelplaats weten wie er binnen was en wie nog ontbreekt.

In Nederland

De Arbowet vraagt maatregelen voor de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen (artikel 3, lid 1, onder e). Je BHV’ers moeten kunnen zorgen voor het alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf (artikel 15). De preventiemedewerker (artikel 13) helpt bij de RI&E en de maatregelen die daaruit volgen, zoals het ontruimingsplan. Een vast aantal oefeningen per jaar staat niet in de Arbowet, maar zonder oefening weet je niet of je ontruimingsplan werkt.

Lees ook BHV en ontruiming: weet je wie er nog binnen is? en Is bezoekersregistratie verplicht in Nederland?. Werk je in Nederland, lees dan ook over bezoekersregistratie voor het MKB in Nederland.

Wat de noodmodule doet

• Noodbericht per sms: één bericht naar alle bezoekers, gastpersonen of iedereen op een locatie, in de taal van elke ontvanger.

• Ik ben veilig: een persoonlijke link in de sms. Wie erop tikt, staat in de telling meteen op aanwezig.

• Telling: de lijst van iedereen die op de locatie hoort te zijn. Op de verzamelplaats vink je af wie aanwezig is, niet gevonden of niet op locatie.

• Lijst voor de hulpdiensten: wie niet gevonden is, met telefoonnummer en notitie, om te tonen of te delen.

• Verslag: tijdlijn, tijd tot iedereen geteld, eindstatus per persoon en je evaluatie. Af te drukken als PDF in de huisstijl van je organisatie en te exporteren naar Excel.

De noodmodule zit in de pakketten Plus en Premium, en in de gratis proefperiode. Bekijk de prijzen.

Voorbereiden: doe dit voor je eerste oefening

1. Geef de juiste mensen toegang. Beheerders hebben altijd toegang. Andere gebruikers krijgen toegang via Instellingen, Gebruikers & Rollen: vink bij de gebruiker Veiligheidsverantwoordelijke (BHV / preventie) aan. Doe dat voor je preventieadviseur, je evacuatieverantwoordelijken en je BHV-coördinator. Wie het recht krijgt of verliest, staat in het activiteitenlog.

2. Leg je locaties vast. Werk je op meer dan één site, maak dan elke site aan als locatie bij Instellingen, Fysieke locaties. Zo komt bij een telling alleen wie bij die locatie hoort op de lijst.

3. Koppel gastpersonen aan hun locatie. Open een gastpersoon bij Gastpersonen en kies bij Locatie de vaste werkplek. Wie geen vaste locatie heeft, komt op elke telling, met de markering locatie onbekend.

4. Vul gsm-nummers in. Een noodbericht gaat alleen naar wie een gsm-nummer heeft. Bij gastpersonen vul je het in bij Mobiel nummer. Voor bezoekers neemt Visit Portal het nummer uit het registratieformulier, dus vraag het telefoonnummer op in je formulier.

5. Kies de taal. Elke gastpersoon kan een eigen Taal voor meldingen hebben. Zonder eigen taal geldt de Standaardtaal van je organisatie. Bezoekers krijgen het bericht in de taal waarin ze zich aanmeldden.

6. Houd de status bij. Zet gastpersonen die met verlof zijn op Afwezig: bij een telling staan ze dan meteen op niet op locatie. Wie uit dienst is, zet je op Inactief, dan valt die persoon buiten de noodmodule.

7. Controleer je sms-tegoed. Elke sms kost één of meer sms-tegoeden. Plus heeft 300 tegoeden per maand, Premium 500, en je koopt bij in bundels van 250, 1.000 of 5.000. Zakt het saldo onder 50, dan krijgen de beheerders een e-mail.

Zo ziet het vinkje Veiligheidsverantwoordelijke eruit bij Instellingen, Gebruikers & Rollen:

En zo stel je bij een gastpersoon het mobiele nummer, de status, de locatie en de taal voor meldingen in:

Het overzicht Noodmeldingen

Kies in het menu Noodgeval. Je komt op het overzicht Noodmeldingen. Heb je meer dan één locatie, kies dan bovenaan de Locatie, of Alle locaties. Visit Portal onthoudt je keuze op dat toestel.

• Noodbericht sturen: hoeveel bezoekers nu aanwezig zijn, hoeveel gastpersonen bij de locatie horen en je sms-saldo. Met Bericht opstellen begin je een noodbericht.

• Telling starten: met Nieuwe telling start je een telling op de verzamelplaats. Werkt op de gsm en ook zonder bereik.

• Recente noodberichten: de vijf laatste berichten, met hoeveel ontvangers ze afgeleverd kregen. Alle berichten opent de volledige geschiedenis.

• Calamiteiten en tellingen: elke telling met soort, aanleiding, locatie, duur en het aantal niet gevonden personen. Filter op Oefeningen of Echte calamiteiten en open met Verslag bekijken het verslag.

Loopt er ergens een telling, dan staat bovenaan een rode balk met de stand van de telling en de knop Telling openen.

Een noodbericht per sms sturen bij brand of evacuatie

Met Bericht opstellen open je het scherm Noodbericht. Met vier keuzes staat je bericht klaar.

1. Naar wie?

Kies Iedereen, Bezoekers of Gastpersonen. Onder de knoppen zie je meteen hoeveel mensen dat zijn op deze locatie. Bezoekers zijn wie nu ingecheckt is, ook aannemers met een langetermijn-QR. Gastpersonen zijn de medewerkers die bij de locatie horen, behalve wie op Inactief staat.

2. Soort bericht

Kies een sjabloon: Ontruiming, Brand, Gaslek of Einde alarm. Een sjabloon gaat naar elke ontvanger in zijn eigen taal. Met Eigen tekst typ je zelf: die tekst gaat uit zoals je hem typt, naar iedereen, dus schrijf hem eventueel in twee talen. Begin je in een sjabloon te typen, dan wordt het automatisch Eigen tekst.

3. Verzamelplaats

Bij Ontruiming, Brand en Gaslek vul je de verzamelplaats in, bijvoorbeeld P1. Die komt tussen haakjes in het bericht. Visit Portal onthoudt de verzamelplaats per locatie.

4. Ik ben veilig en de telling

Laat “Ik ben veilig”-link toevoegen aanstaan. Elke ontvanger krijgt dan een persoonlijke link. Wie erop tikt, staat in de telling meteen op aanwezig. Daarvoor start er meteen een telling voor de locatie: kies bij Soort of het een Oefening of een Echte calamiteit is. Loopt er al een telling op die locatie, dan hoort het bericht automatisch bij die telling.

Elke sms begint met een kop met de naam van je organisatie, in de taal van de ontvanger. Daarna volgen je bericht, je naam en de link. Onder het tekstvak zie je hoeveel sms per persoon het bericht kost en in welke talen het vertrekt.

Bevestigen en versturen

Met Verder naar bevestigen krijg je een overzicht voor je verstuurt: het aantal ontvangers, bezoekers en gastpersonen, wie een gsm-nummer heeft, het aantal sms per persoon, de kost in sms-tegoeden en je saldo voor en na het versturen. Wie geen gsm-nummer heeft, staat met naam in de lijst: roep die mensen af tijdens de telling. Pas na Verstuur naar … vertrekt het bericht. Een verstuurd bericht kun je niet terughalen.

In dit voorbeeld heeft één gastpersoon geen gsm-nummer. Die persoon roep je af tijdens de telling.

• Een noodbericht gaat naar hoogstens 500 personen. Kies anders één locatie of één groep.

• Per organisatie vertrekken hoogstens 10 noodberichten per uur. Noodberichten gaan voor op de gewone sms-limiet.

• Is je tegoed te laag, dan zie je vooraf hoeveel mensen het bericht nog krijgen. Beheerders kunnen meteen bijkopen.

• Na het versturen zie je hoeveel sms vertrokken, hoeveel mislukten en wie geen gsm-nummer had.

• Is het gevaar voorbij, stuur dan met Einde alarm het bericht dat iedereen terug naar binnen mag.

Klaar voor je volgende evacuatieoefening? Probeer Visit Portal 14 dagen gratis, zonder creditcard, met de noodmodule erbij.

Wat de ontvanger ziet: Ik ben veilig

De link in de sms opent een eenvoudige pagina in de taal van de ontvanger, zonder aanmelden: Noodsituatie bij je organisatie en de locatie, met één groene knop Ik ben veilig. De link openen verandert nog niets, pas de knop meldt de persoon veilig. Daarna staat er: Je staat in de telling als veilig. Volg verder de instructies van de hulpverleners en ga niet terug naar binnen tot dat mag.

In de telling staat die persoon dan op aanwezig, met het label Zelf veilig gemeld en het tijdstip. Had een teller de persoon al op aanwezig gezet, dan blijft dat zo en komt de eigen melding erbij. Na het afsluiten van de telling werken de links niet meer.

Een telling starten

Een telling start je vanuit een noodbericht, zoals hierboven, of rechtstreeks met Nieuwe telling op het overzicht. Dat laatste is handig als het alarm al afging en iedereen al buiten staat. Een telling zonder noodbericht kost geen sms-tegoed.

• Soort: Oefening, die meetelt voor je oefenverslag, of Echte calamiteit, zoals brand, gaslek of alarm. Die keuze is verplicht en bepaalt hoe de telling in je overzicht en verslag staat.

• Locatie: de site waar je telt. Je ziet meteen hoeveel bezoekers en gastpersonen op de lijst komen.

• Aanleiding: Ontruimingsoefening, Brandalarm, Gaslek, Bommelding of Anders, met een eigen omschrijving.

• Verzamelplaats: bijvoorbeeld parking P1, bij de slagboom.

Op de lijst komen alle bezoekers die nu ingecheckt zijn op de locatie, ook aannemers met een langetermijn-QR, en alle gastpersonen van de locatie. Wie in het systeem met verlof staat, staat al op niet op locatie. Wie geen vaste locatie heeft, komt erbij met de markering locatie onbekend. Loopt er al een telling op die locatie, dan zie je dat meteen, met een knop om die lopende telling te openen.

De telling op de verzamelplaats: wie is er buiten?

De telling opent op je telefoon of tablet. Bovenaan zie je hoeveel personen al gecontroleerd zijn en hoeveel nog te doen, met de tellers Aanwezig, Niet gevonden en Niet op locatie.

• Bezoekers en Gastpersonen staan in twee tabbladen. Filter op Nog te doen of Niet gevonden, of zoek op naam, bedrijf of gastpersoon.

• Per persoon tik je Aanwezig, Niet gevonden of Niet op locatie. Tik je dezelfde knop nog eens, dan staat de persoon weer op nog te doen.

• Met het telefoonicoon bel je de persoon meteen. Met Notitie leg je vast wat je weet, bijvoorbeeld: gebeld, was al vertrokken maar niet uitgecheckt.

• Onder elke persoon staat wie de status zette en wanneer, of dat de persoon zich zelf veilig meldde via sms.

Met meerdere tellers tegelijk

Op een grote site tellen vaak meerdere evacuatieverantwoordelijken of ploegleiders tegelijk, elk aan een eigen uitgang of verzamelplaats. Iedereen opent dezelfde telling, en de toestellen wisselen hun wijzigingen elke paar seconden uit. Zetten twee tellers dezelfde persoon op een andere status, dan geldt de laatste. De oudere wijziging blijft zichtbaar in de tijdlijn van het verslag.

Zonder bereik

Op een verzamelplaats achter een gebouw valt het netwerk soms weg. Je vinkjes worden dan op het toestel bewaard, met het tijdstip van de tik, en verstuurd zodra er weer verbinding is. Bovenaan staat hoeveel wijzigingen nog niet verstuurd zijn. Open de telling daarom vooraf, zolang je nog bereik hebt, en sluit het scherm niet voor alles verstuurd is.

De lijst voor de hulpdiensten

Met Lijst hulpdiensten onderaan zie je iedereen die op niet gevonden staat, met type, afdeling of bedrijf, gastpersoon, notitie en telefoonnummer. Toon dat scherm aan de brandweer of de officier van dienst, of deel de lijst met Lijst delen via de deelknop van je telefoon. Zo informeren de leden van je brandbestrijdingsdienst of je BHV de hulpdiensten meteen gericht.

Een noodbericht vanuit de telling

Met Noodbericht sturen voor deze telling stuur je tijdens de telling een bericht, bijvoorbeeld een herinnering of Einde alarm. Het bericht hoort dan bij deze telling en staat in de tijdlijn.

Afsluiten

Is iedereen geteld, tik dan op Telling afsluiten. Visit Portal waarschuwt als er nog personen niet gecontroleerd zijn of als er nog wijzigingen op het toestel wachten. Na het afsluiten werken de Ik ben veilig-links niet meer en opent het verslag.

Het verslag van je evacuatieoefening

Elk verslag staat in het overzicht onder Calamiteiten en tellingen. Het is het bewijs van je evacuatieoefening en de basis voor de evaluatie met je preventieadviseur, je externe dienst of het Comité.

• Gegevens: soort, aanleiding, locatie, verzamelplaats, en wie de telling startte en afsloot, met tijdstip.

• Kerncijfers: tijd tot iedereen geteld, aantal personen, aanwezig, niet op locatie, niet gevonden en nog te doen.

• Niet gevonden tijdens de telling: iedereen die ooit op niet gevonden stond, met de eindstatus. Zo zie je ook wie later teruggevonden werd.

• Niet gecontroleerd bij het afsluiten: wie nooit een status kreeg.

• Tijdlijn: elke stap met tijdstip, van de start over elk noodbericht en elke statuswijziging tot het afsluiten, met de notities. Ook wijzigingen die niet meer toegepast werden omdat er al een nieuwere was.

• Volledige lijst: per persoon de status, het tijdstip en wie die zette, of dat de persoon zich zelf veilig meldde.

• Evaluatie: na het afsluiten noteer je wat goed ging en wat beter kan. Die tekst komt mee op de afdruk.

Afdrukken of als PDF bewaren

Met Afdrukken of als PDF bewaren maak je een A4-verslag. Bovenaan staat een band in de kleur van je organisatie met je logo, zoals ingesteld bij Instellingen, Welkomstscherm configuratie. Het bestand heet Verslag telling, met de locatie en de datum, en onderaan staat wanneer het verslag opgemaakt werd. Voeg die PDF toe aan je brandpreventiedossier, of in Nederland aan het dossier bij je ontruimingsplan.

Exporteren naar Excel

Met Lijst met tijden exporteren (CSV) download je de volledige lijst met per persoon het type, de naam, details, gastpersoon, status, tijdstip, door wie, de bron (teller, zelf gemeld via sms of systeem), het tijdstip van de eigen melding en de notitie. Het bestand opent in Excel meteen in kolommen.

Tellingen en verslagen worden bewaard voor audits en evaluaties. Worden bezoekersgegevens na je bewaartermijn geanonimiseerd, dan blijven de status en de tijdstippen in het verslag staan, zonder naam of telefoonnummer. Lees meer over AVG en bezoekersregistratie.

De geschiedenis van noodberichten

Via Alle berichten op het overzicht open je de Noodberichtgeschiedenis. Je zoekt op tekst, afzender of de naam van een ontvanger, filtert op Verzonden, Mislukt of Gearchiveerd, en ziet per bericht hoeveel sms afgeleverd werden en hoeveel mislukten. Oude testberichten archiveer je door ze aan te vinken en Geselecteerde archiveren te kiezen. Ze verdwijnen dan uit de recente berichten op het overzicht.

Zo organiseer je een evacuatieoefening met Visit Portal

1. Plan de oefening met je preventieadviseur of preventiemedewerker en spreek de rollen af: wie stuurt het noodbericht, wie telt aan welke uitgang of verzamelplaats.

2. Controleer vooraf de locaties, de gastpersonen per locatie, de gsm-nummers en je sms-tegoed.

3. Laat de tellers de telling op hun telefoon openen zodra die start, terwijl ze nog bereik hebben.

4. Stuur bij het alarm het noodbericht met de Ik ben veilig-link, soort Oefening. De telling start mee.

5. Op de verzamelplaats tellen de evacuatieverantwoordelijken af. Wie niet gevonden is, staat op de lijst voor de hulpdiensten.

6. Stuur Einde alarm, sluit de telling af en vul de evaluatie in.

7. Bespreek het verslag met je preventieadviseur, je externe dienst of het Comité, en bewaar de PDF in je brandpreventiedossier of bij je ontruimingsplan.

Veelgestelde vragen

Werkt de telling zonder internet?

Ja, zolang je de telling opende terwijl er nog bereik was. Je vinkjes blijven op het toestel en gaan mee zodra er weer verbinding is.

Krijgen bezoekers zonder gsm-nummer het bericht?

Nee. Voor je verstuurt, zie je wie geen gsm-nummer heeft. Die personen roep je af tijdens de telling.

Kunnen we tellen zonder sms te sturen?

Ja. Start de telling met Nieuwe telling op het overzicht. Dat kost geen sms-tegoed.

Wie ziet de verslagen?

Beheerders en de gebruikers die je veiligheidsverantwoordelijke maakte. Andere gebruikers zien de noodmodule niet.

Hoe vaak moet je een evacuatieoefening houden?

In België minstens één keer per jaar (codex over het welzijn op het werk, art. III.3-26, § 2). In Nederland legt de Arbowet geen vast aantal op, maar zonder oefening weet je niet of je ontruimingsplan werkt.

Wat zet je in het verslag van een evacuatieoefening?

De datum, de soort en de aanleiding, wie de oefening startte en afsloot, hoeveel personen er waren, hoe lang het duurde tot iedereen geteld was, wie niet gevonden werd en wat goed en minder goed ging. In België horen die vaststellingen in het brandpreventiedossier, in Nederland bij je ontruimingsplan. Het verslag van Visit Portal bevat al die gegevens, de evaluatie vul je zelf aan.

In welke taal krijgen ontvangers het bericht?

Een sjabloon gaat naar elke ontvanger in zijn eigen taal: Nederlands, Frans, Duits, Spaans of Engels. Eigen tekst gaat uit zoals je hem typt.

Bronnen

• Codex over het welzijn op het werk, boek III, titel 3: brandpreventie op de arbeidsplaatsen (FOD Werkgelegenheid)

• Arbeidsomstandighedenwet, artikelen 3, 13 en 15 (wetten.overheid.nl)

Meer over de noodmodule lees je op de functiepagina Noodmelding per sms en telling bij een evacuatie. Wil je het zelf proberen? Start je gratis proefperiode van 14 dagen.