Home
› Gids
Wie staat er vandaag in je pand? Met digitale bezoekersregistratie meldt elke bezoeker zich aan op een tablet bij de receptie of met een QR-code, krijgt de juiste collega meteen bericht, en weet je BHV bij een ontruiming precies wie er binnen is.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen creditcard nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
Een wet die letterlijk zegt dat je bezoekers moet registreren, bestaat in Nederland niet. De Arbowet vraagt wel dat je doeltreffende maatregelen neemt voor de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen, en dat je bedrijfshulpverleners bij een noodsituatie alle werknemers en andere personen in het pand kunnen alarmeren en evacueren. Dat lukt alleen als je weet wie er binnen is.
Een papieren lijst bij de receptie schiet daar tekort. Niemand schrijft netjes het tijdstip van vertrek op, de map ligt open voor elke volgende bezoeker, en bij een ontruiming blijft hij op de balie liggen. Een digitale registratie houdt de lijst actueel, bewaart de gegevens afgeschermd en staat bij een calamiteit op de telefoon van je BHV-coördinator.
Bij een bemande receptie neemt de tablet het typwerk over, zodat je receptioniste tijd heeft voor de bezoeker zelf. Bij een kleiner MKB-bedrijf zonder vaste receptie doet de tablet het onthaal helemaal: de bezoeker meldt zich aan, kiest wie hij komt bezoeken en die collega krijgt meteen een bericht in Microsoft Teams, per sms of per e-mail.
Voor de AVG registreer je bezoekers doorgaans op basis van gerechtvaardigd belang: veiligheid en het overzicht bij een ontruiming. Vraag alleen wat je nodig hebt, bewaar het niet langer dan nodig en leg vast wie de gegevens verwerkt. In Visit Portal stel je zelf een bewaartermijn in, waarna bezoekersgegevens automatisch geanonimiseerd worden, en de verwerkersovereenkomst staat klaar.
De kiosk is een webpagina die je opent op een iPad of Android-tablet bij de ingang, of de Android-app. Verwachte bezoekers meld je vooraf aan: ze krijgen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code en zijn bij aankomst in één scan binnen. Wie met Outlook werkt, nodigt externe deelnemers rechtstreeks vanuit de agenda-afspraak uit.
Per soort bezoek bepaal je wat de bezoeker te zien krijgt: een eigen formulier, huisregels of een geheimhoudingsverklaring om te ondertekenen, of een veiligheidsvideo. De kiosk spreekt Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans. Op het dashboard en op je telefoon zie je live wie er binnen is, per locatie.
Sinds 15 augustus 2026 geldt de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2, voor duizenden essentiële en belangrijke organisaties. De wet vraagt een risicogerichte aanpak van beveiliging, en toegangsbeheer hoort daar ook bij. Wie onbekenden zonder registratie tot de serverruimte of de productievloer laat, heeft een gat dat geen firewall dicht.
Een sluitende bezoekersregistratie maakt aantoonbaar wie wanneer binnen was, voor wie, en welke afspraken die persoon heeft aanvaard. Het activiteitenlog en de export geven je auditor dat overzicht zonder dat je mappen moet doorzoeken, en de automatische anonimisering zorgt dat je de gegevens niet langer bewaart dan je beleid toelaat.
Je weet op elk moment hoeveel bezoekers en externen er in het pand zijn
Je BHV-coördinator heeft die lijst bij een ontruiming op zijn telefoon
Bezoekers zien de gegevens van eerdere bezoekers niet
Je hebt een bewaartermijn vastgelegd en houdt je eraan
Huisregels of een geheimhoudingsverklaring worden aantoonbaar aanvaard
De gastheer hoort het meteen als zijn bezoeker er is
Veelgestelde vragen
Is bezoekersregistratie verplicht in Nederland?
Niet als losse verplichting. De Arbowet vraagt wel maatregelen voor de evacuatie van werknemers en andere aanwezigen en laat bedrijfshulpverleners alle personen in het pand alarmeren en evacueren. In de praktijk kan dat niet zonder te weten wie er binnen is, en daarom registreren de meeste bedrijven hun bezoekers.
Hoe lang mag ik bezoekersgegevens bewaren?
De AVG noemt geen vaste termijn, alleen niet langer dan nodig voor het doel. Veel organisaties houden een termijn van enkele weken aan. In Visit Portal stel je die termijn zelf in, daarna worden de gegevens automatisch geanonimiseerd.
Werkt het met Microsoft 365, Outlook en Teams?
Ja. Je kunt je gastheren uit Microsoft 365 halen, bezoekers uitnodigen vanuit een Outlook-afspraak, en de gastheer krijgt een melding in Microsoft Teams wanneer zijn bezoeker zich aanmeldt.
Wat kost Visit Portal?
Basis kost 30,95 euro per maand voor 120 bezoeken, Plus 70,94 euro voor 400 bezoeken en Premium 110,95 euro voor onbeperkt bezoeken. Bij jaarlijkse betaling krijg je 16 procent korting, gebruikers en locaties zijn altijd onbeperkt, en je probeert alles 14 dagen gratis zonder creditcard.
Functies die hierbij horen
Wie is er aanwezig?
Het dashboard toont live wie binnen is, ook op je telefoon. Filter op status en locatie.
Meer lezen →
Noodmelding naar alle aanwezigen
Stuur bij brand of evacuatie één sms naar alle aanwezige bezoekers, met aflevering per ontvanger.
Meer lezen →
Outlook-invoegtoepassing
Nodig externe deelnemers van een afspraak rechtstreeks vanuit Outlook uit als bezoeker.
Meer lezen →
Berichten in Microsoft Teams
Een privébericht aan de gastheer, met een Teams-kanaal als terugvaloptie als die niet bereikbaar is.
Meer lezen →
Overeenkomst met handtekening
Huisregels of NDA lezen, aanvaarden en met de vinger ondertekenen. Handtekening en tijdstip worden bewaard.
Meer lezen →
Knop “Hulp nodig?”
Wacht een bezoeker te lang, dan verwittigt hij met één tik een vaste contactpersoon per sms of e-mail.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie in Rotterdam, van haven tot kantoor
In het Rotterdamse havengebied werken elke dag duizenden aannemers, chauffeurs en servicemonteurs op terreinen waar veiligheid voorop staat. Visit Portal registreert wie er binnenkomt, laat iedereen de terreinregels aanvaarden en geeft je bij een alarm in één beweging een lijst van alle aanwezigen.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in het Westland voor de glastuinbouw
In het Westland staat het grootste glastuinbouwgebied van Nederland, en elke kweker ontvangt dagelijks inkopers, installateurs, adviseurs en leveranciers. Met Visit Portal bevestigt elke bezoeker je hygiëneregels voor hij de kas in gaat, en weet je achteraf precies wie er binnen was.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Aalsmeer en Greenport Aalsmeer
Rond Aalsmeer draait de internationale bloemen- en plantenhandel. Exporteurs, groothandels en kwekers ontvangen elke dag inkopers, transporteurs, servicemonteurs en uitzendkrachten. Visit Portal zorgt dat iedereen zich snel aanmeldt, de juiste collega meteen weet dat zijn bezoek er is, en je altijd ziet wie er binnen is.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Venlo voor logistiek en distributie
Venlo en Noord-Limburg horen bij de grootste logistieke regio’s van Nederland. In de distributiecentra melden zich elke dag tientallen chauffeurs, monteurs en bezoekers aan, vaak in een andere taal. Met Visit Portal registreren ze zichzelf, kennen ze de siteregels en weet je bij een alarm wie er binnen is.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Brainport Eindhoven voor de hightech industrie
In Brainport Eindhoven ontwikkelen en bouwen hightech bedrijven en hun toeleveranciers machines en componenten voor de hele wereld. Bezoekers komen er dicht bij gevoelige kennis. Met Visit Portal tekent elke bezoeker vooraf je geheimhoudingsverklaring, weet de gastheer meteen dat zijn bezoek er is en kun je achteraf aantonen wie er binnen was.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in de Duin- en Bollenstreek
Tussen Lisse, Hillegom, Noordwijkerhout en Teylingen draait alles om bloembollen. Kwekers, broeiers en exporteurs ontvangen het hele jaar inkopers, transporteurs, keurmeesters en technici. Met Visit Portal meldt iedereen zich snel aan, bevestigt hij je regels en weet je per locatie wie er binnen is.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Haarlemmermeer en rond Schiphol
Rond Schiphol zitten internationale hoofdkantoren, luchtvrachtbedrijven en datacenters dicht bij elkaar. Ze ontvangen elke dag klanten, monteurs, auditors en koeriers. Met Visit Portal meld je bezoekers vooraf aan, laat je je afspraken ondertekenen en kun je achteraf aantonen wie er binnen was.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Moerdijk voor haven, chemie en logistiek
Aan het Hollandsch Diep liggen een zeehaven, een groot chemisch complex en een van de grootste logistieke parken van het land. Daar komen elke dag aannemers, chauffeurs en servicemonteurs over de vloer. Visit Portal registreert wie er binnenkomt, laat iedereen je veiligheidsregels bevestigen en geeft je bij een alarm een lijst van alle aanwezigen.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Amsterdam, van Zuidas tot haven
Amsterdam ontvangt bezoekers op kantoren aan de Zuidas en in de binnenstad, in de haven en in een van de grootste datacenterregio’s van Europa. Met Visit Portal melden ze zich in een paar tikken aan, krijgt de juiste collega meteen bericht en bewaar je hun gegevens niet langer dan nodig.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Tilburg en Waalwijk voor distributie en e-commerce
In Midden-Brabant staan distributiecentra en fulfilmentcentra die in de piek dag en nacht draaien. Chauffeurs, monteurs voor de sorteersystemen, auditors en klanten komen en gaan. Met Visit Portal melden ze zich in hun eigen taal aan en weet je per site wie er binnen is.
Lees verder →
Zet vandaag een tablet bij je receptie en registreer je eerste bezoeker binnen vijf minuten. Geen creditcard nodig, maandelijks opzegbaar.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen creditcard nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar