Home
› Gids
Een bezoekerslijst bevat persoonsgegevens, dus valt bezoekersregistratie onder de AVG, in België en Nederland vaak GDPR genoemd. Dit artikel legt uit wat de wet vraagt van een bezoekerslogboek, waar een papieren map tekortschiet en hoe digitale registratie helpt. Het is geen juridisch advies.
✓ 14 dagen gratis
✓ Geen bankkaart nodig
✓ Onbeperkt gebruikers en locaties
De AVG verplicht je niet om bezoekers te registreren. De verordening regelt hoe je met persoonsgegevens omgaat zodra je ze verzamelt. De vraag of bezoekersregistratie verplicht is onder de AVG heeft dus een dubbel antwoord: registreren mag, op voorwaarde dat je er een reden voor hebt en zorgvuldig met de gegevens omgaat. Die reden is er meestal wel. Je wil weten wie er in het gebouw is bij een evacuatie, je wil de toegang controleren en je wil de gastheer kunnen verwittigen.
Wie een bezoekerslogboek digitaal wil maken, doet dat dus niet omdat de AVG het oplegt, maar omdat een digitaal systeem het veel eenvoudiger maakt om aan de AVG te voldoen. Elke registratie krijgt een tijdstip, een doel en een gastheer. Je kunt gegevens gericht opzoeken, aanpassen en verwijderen. En je kunt aan een bezoeker die ernaar vraagt exact tonen wat je over die persoon bewaart. Met een schrijfmap aan de balie lukt dat niet.
Dataminimalisering betekent dat je alleen vraagt wat je nodig hebt voor het doel. Voor een gewoon bezoek is dat meestal de naam, het bedrijf en de gastheer. Een e-mailadres of telefoonnummer vraag je alleen als je het echt gebruikt, bijvoorbeeld om een evaluatie te sturen of een noodmelding te versturen. Een rijksregisternummer, BSN of geboortedatum hoort zelden in een bezoekersregister. Bekijk per bezoektype welke velden je echt nodig hebt en schrap de rest.
De informatieplicht vraagt dat je bezoekers bij de registratie vertelt wie de gegevens verwerkt, waarom, hoelang je ze bewaart en welke rechten ze hebben. Op een papieren lijst gebeurt dat zelden. Op een digitale kiosk toon je die tekst als onderdeel van de registratie, bijvoorbeeld in de overeenkomst die de bezoeker aanvaardt. Hou de tekst kort en verwijs voor de details naar je privacyverklaring. Zorg dat de tekst ook in de taal van de bezoeker beschikbaar is.
De AVG legt geen vaste bewaartermijn op voor bezoekersgegevens, maar vraagt dat je ze niet langer bewaart dan nodig voor het doel. Voor de meeste bedrijven volstaan enkele weken tot maanden na het bezoek, tenzij een ondertekende overeenkomst of NDA een langere termijn rechtvaardigt. Bepaal die termijn, schrijf ze op in je verwerkingsregister en plan wanneer je oude registraties verwijdert. Het belangrijkste is dat je een termijn kiest en ze ook echt toepast.
Beveiliging gaat over wie toegang heeft tot de gegevens. Een open bezoekerslijst aan de balie is het klassieke voorbeeld van wat niet mag: elke nieuwe bezoeker leest de namen van de vorige. Digitaal wil je dat bezoekers enkel hun eigen registratie zien, dat medewerkers inloggen met een eigen account en rol, dat wijzigingen gelogd worden en dat de gegevens in een datacenter binnen de Europese Unie staan. Vraag de leverancier hoe dat concreet geregeld is.
Vraag de leverancier eerst waar de gegevens fysiek staan. Hosting binnen de Europese Unie vermijdt discussies over doorgifte naar derde landen. Vraag daarna naar een verwerkersovereenkomst: als de leverancier persoonsgegevens voor jou verwerkt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is zo’n overeenkomst verplicht. Een leverancier die er geen heeft, is geen optie. Controleer ook of je gegevens kunt exporteren en volledig kunt verwijderen wanneer je stopt met de dienst.
Kijk vervolgens naar de werking zelf. Kun je per bezoektype bepalen welke velden gevraagd worden, zodat je niet meer verzamelt dan nodig? Kun je een overeenkomst met privacy-informatie tonen bij de registratie? Zijn er gebruikersrollen zodat niet iedereen alles ziet? Is er een activiteitenlog die bijhoudt wie gegevens wijzigde? En hoe eenvoudig is het om registraties na de bewaartermijn op te ruimen? Vraag door als een antwoord vaag blijft.
Visit Portal host alle gegevens in een EU-datacenter in Parijs en biedt een verwerkersovereenkomst aan. Bezoekers registreren zich op een afgeschermde kiosk en kunnen nooit gegevens van andere bezoekers zien. Per bezoektype bepaal je welke velden verplicht zijn, welke overeenkomst of NDA getoond wordt en of een handtekening nodig is. Medewerkers werken met eigen accounts en rollen, en de activiteitenlog registreert wijzigingen. Bezoekersgegevens exporteer je als CSV op Plus of hoger.
Een eerlijke noot over bewaartermijnen: Visit Portal verwijdert registraties niet automatisch. Je bepaalt zelf de termijn en verwijdert verouderde bezoekersgegevens via het dashboard. Plan dat bijvoorbeeld maandelijks in als vaste taak van de office manager of preventieadviseur. Zo blijft het bezoekersregister actueel zonder dat je vertrouwt op een automatisme dat je niet zelf gecontroleerd hebt. Vraag de verwerkersovereenkomst aan bij de start van je proefperiode.
Bepaal per bezoektype welke gegevens je echt nodig hebt en schrap de rest
Toon bij de registratie wie de gegevens verwerkt, waarom en hoelang
Kies een bewaartermijn, noteer ze in je verwerkingsregister en pas ze toe
Zorg dat bezoekers nooit de gegevens van andere bezoekers kunnen zien
Werk met persoonlijke accounts, rollen en een activiteitenlog voor wijzigingen
Sluit een verwerkersovereenkomst af en kies hosting binnen de Europese Unie
Veelgestelde vragen
Is een bezoekersregister verplicht onder de AVG?
Nee. De AVG verplicht geen bezoekersregistratie, maar regelt hoe je met de gegevens omgaat als je registreert. De meeste bedrijven registreren om bij een evacuatie te weten wie binnen is en om de toegang te controleren. Dat is een legitiem doel, zolang je niet meer vraagt dan nodig en de gegevens beschermt.
Hoelang mag ik bezoekersgegevens bewaren?
De AVG noemt geen vaste termijn. Je bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel. Voor gewone bezoeken zijn dat vaak enkele weken tot maanden, voor ondertekende overeenkomsten kan een langere termijn gerechtvaardigd zijn. Leg je keuze vast en verwijder oude registraties op een vast ritme.
Mag een papieren bezoekerslijst nog?
Op zich wel, maar een open lijst waarop iedere bezoeker de vorige namen leest, schendt de vertrouwelijkheid. Je zou per bezoeker een apart blad moeten gebruiken, de informatieplicht apart regelen en de bladen veilig bewaren en tijdig vernietigen. In de praktijk is een digitaal bezoekerslogboek eenvoudiger conform te maken.
Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met de softwareleverancier?
Ja. Jij bepaalt waarom en hoe bezoekersgegevens verwerkt worden en bent dus verwerkingsverantwoordelijke. De leverancier van de bezoekersregistratie software verwerkt die gegevens in jouw opdracht en is verwerker. De AVG vereist dan een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Visit Portal stelt er een ter beschikking.
Verwijdert Visit Portal bezoekersgegevens automatisch na een bewaartermijn?
Nee. Er is geen automatische verwijdering op basis van een bewaartermijn. Je kiest zelf de termijn en verwijdert verouderde registraties via het dashboard. Plan dat als terugkerende taak in, bijvoorbeeld maandelijks. Zo hou je zelf de controle over wat er wanneer verdwijnt uit je bezoekersregister.
Functies die hierbij horen
Bezoekersoverzicht
Het bezoekersoverzicht is je digitaal bezoekersregister: elke registratie, of ze nu aan de kiosk, via een QR-code of vooraf gebeurde, staat in één doorzoekbare lijst. Zoek een naam, filter op status of periode en open het detail van een bezoek.
Meer lezen →
Activiteitenlog
Elke registratie, incheck, uitcheck, goedkeuring en wijziging aan je instellingen komt in één doorzoekbaar log terecht. Zo kun je bij een vraag van de directie, een audit of een incident precies reconstrueren wat er wanneer gebeurde.
Meer lezen →
Rollen en toegangsbeheer
Bepaal wie instellingen mag wijzigen en wie enkel bezoekers registreert. Je nodigt collega’s uit per e-mail, ziet welke uitnodigingen nog openstaan en kunt toegang beperken tot e-mailadressen van je eigen domein.
Meer lezen →
Beveiligde kioskkoppeling
Alleen een tablet die een beheerder bewust gekoppeld heeft, kan bezoekers registreren. De koppelcode vervalt na vijf minuten, elk toestel hangt aan een locatie en een verloren of vervangen tablet trek je in één klik in.
Meer lezen →
Overeenkomst met handtekening
Toon bezoekers je huisregels, veiligheidsvoorschriften of geheimhoudingsverklaring op de kiosk en laat ze aanvaarden met een vinkje en desgewenst een handtekening met de vinger. Wat ze tekenden, wanneer en op welk toestel, wordt bij de bezoeker bewaard.
Meer lezen →
Export naar CSV
Met de exportknop in het bezoekersoverzicht download je de gefilterde bezoekerslijst als CSV-bestand. Open het in Excel of een ander rekenblad voor een audit, een aanwezigheidscontrole of je eigen rapportage, zonder overtypen.
Meer lezen →
Alle functies bekijken →
Bezoekersregistratie software: digitaal systeem voor je onthaal
Een papieren bezoekerslijst aan de balie is snel gevuld, maar zegt weinig over wie er nu binnen is. Bezoekersregistratie software vervangt dat logboek door een webkiosk op een tablet, meldt de gastheer automatisch en houdt het bezoekersregister actueel. Deze gids helpt je kiezen.
Lees verder →
Proxyclick alternatief: Eptura Visitor en Visit Portal vergeleken
Proxyclick heet sinds 2025 Eptura Visitor en richt zich op grote, internationale organisaties. Zoek je als KMO in België of Nederland een eenvoudiger alternatief met transparante prijzen en Nederlandstalige ondersteuning, dan vind je hier een eerlijke vergelijking met Visit Portal.
Lees verder →
Bezoekersregistratie in Oost-Vlaanderen, van haven tot kantoor
Van de havenbedrijven in Gent tot de technologiebedrijven rond de universiteit en de KMO’s in het Waasland en de Denderstreek: Oost-Vlaamse bedrijven ontvangen dagelijks chauffeurs, aannemers en klanten. Deze pagina toont hoe je die stroom digitaal registreert, zonder papieren logboek en zonder installatie ter plaatse.
Lees verder →
Start je proefperiode zonder bankkaart, stel je bezoektypes en overeenkomst in en vraag de verwerkersovereenkomst aan. Na 14 dagen beslis je of je verdergaat.
✓ 14 dagen gratis · ✓ Geen bankkaart nodig · ✓ Maandelijks opzegbaar