Ontruimingsoefening met bezoekers: draaiboek en evaluatie

Bij een ontruimingsoefening met alleen eigen collega’s weet je wie er binnen is. Op een gewone werkdag loopt er meer rond: een klant in de vergaderzaal, een monteur op het dak, een uitzendkracht die vorige week begon. Juist zij kennen de vluchtroute niet. Dit draaiboek helpt je als BHV-coördinator een oefening te organiseren waarin ook zij meetellen, van voorbereiding tot evaluatie.

Kort antwoord: begin vier tot zes weken vooraf, kies één doel en een eenvoudig scenario, en zorg op de verzamelplaats voor een actuele lijst van iedereen die binnen is, ook bezoekers en aannemers. Meet de tijden, bespreek de oefening direct na en leg verbeterpunten vast met een eigenaar en een datum. Hoe je de sms, de telling en het verslag in Visit Portal doet, lees je in de handleiding voor de evacuatieoefening.

Wat de Arbowet vraagt

De Arbowet vraagt in artikel 3, lid 1 onder e, maatregelen voor de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen. Artikel 15 geeft je BHV’ers de taak om in noodsituaties alle werknemers en andere personen in het bedrijf te alarmeren en te evacueren. Volgens lid 3 zijn ze zo opgeleid, uitgerust en georganiseerd dat ze die taken naar behoren kunnen uitvoeren.

Een vast aantal oefeningen per jaar staat niet in de Arbowet, en het artikel over oefenen in het Arbobesluit is in 2007 vervallen. Toch zie je pas bij een oefening of je ontruimingsplan in de praktijk werkt. Veel bedrijven oefenen daarom minstens één keer per jaar. Lees ook is bezoekersregistratie verplicht in Nederland?

Fase 1: de voorbereiding

1. Kies één of twee doelen. Bijvoorbeeld: op de verzamelplaats weten we van iedereen of hij buiten staat. Zo weet je achteraf of de oefening geslaagd is.

2. Pak je ontruimingsplan erbij. Kloppen de vluchtwegen, de verzamelplaats en de taken nog met het gebouw en het team van nu? Na een verbouwing is een plan snel verouderd.

3. Verdeel de rollen. De BHV-coördinator leidt de oefening. Ploegleiders of BHV’ers ontruimen elk een verdieping of zone. Iemand telt op de verzamelplaats, en de receptie zorgt voor de lijst van bezoekers.

4. Wijs waarnemers aan. Geef elke waarnemer één plek, zoals een trappenhuis, de magazijnhal of de verzamelplaats. Waarnemers doen niet mee, ze noteren tijden en wat opvalt.

5. Stem af met je alarmcentrale. Wordt je brandmeldinstallatie doorgemeld, spreek dan vooraf af hoe je de oefening meldt. Zo gaat er geen onnodige melding naar de brandweer.

6. Bepaal of je de oefening aankondigt. Aangekondigd leert iedereen de route en zijn rol. Onaangekondigd test je of het ook werkt als niemand erop rekent.

Fase 2: het scenario

Het scenario is het verhaal van de oefening: wat is er aan de hand, en waar? Begin eenvoudig en maak het elke keer iets moeilijker.

• Basis. Brandalarm, alle vluchtwegen vrij. Je oefent de route, de verzamelplaats en de telling.

• Geblokkeerde vluchtweg. Een waarnemer hangt een bord met het woord rook bij een trappenhuis. Kiest iedereen een andere uitgang?

• Vermiste persoon. Een collega blijft in overleg met de BHV-coördinator in een vergaderzaal zitten. Valt op de verzamelplaats op dat hij ontbreekt?

• Drukke dag. Oefen op een moment met veel bezoek, of terwijl een aannemer aan het werk is. Zo test je je lijst van aanwezigen echt.

Bezoekers, aannemers en uitzendkrachten

Je collega’s kennen de route na een paar oefeningen. Wie hier voor het eerst is, niet. Daar zit het grootste risico.

• Bezoekers. Elke gastheer neemt zijn eigen bezoek mee naar de verzamelplaats. Spreek dat vooraf af. Met veiligheidsinstructies bij aankomst weet een bezoeker al bij binnenkomst waar de verzamelplaats is.

• Aannemers. Werken er mensen van verschillende werkgevers in je pand, dan moeten die werkgevers volgens artikel 19 van de Arbowet samenwerken om de wet na te leven. Vertel de aannemer dat er een oefening komt en wat je van zijn ploeg verwacht. Zorg dat aannemers zich elke dag aanmelden, ook als ze weken blijven. Lees meer over aannemersregistratie.

• Uitzendkrachten en nieuwe collega’s. Zij staan niet altijd in je BHV-lijsten. Koppel ze aan een vaste collega en laat ze op hun eerste werkdag de verzamelplaats zien.

Fase 3: de verzamelplaats en de telling

De verzamelplaats ligt op veilige afstand, is goed aangegeven en staat niet in de weg van de brandweer. Spreek af waar de teller staat, zodat iedereen weet bij wie hij zich meldt.

Daar beantwoord je één vraag: is iedereen die binnen was nu buiten? Daarvoor heb je een lijst nodig van wie er op dat moment in het pand was, niet van wie er vanochtend binnenkwam. Een papieren lijst op de balie blijft bij een alarm vaak achter. Een live aanwezigheidslijst op de telefoon van de BHV-coördinator heb je wel bij de hand. Lees ook BHV en ontruiming: zo weet je wie er binnen is.

Tel per persoon: buiten, niet gevonden, of al vertrokken? Wie niet gevonden is, geef je met naam en laatst bekende plek door aan de hulpdiensten.

Oefen met een lijst die klopt. Probeer Visit Portal 14 dagen gratis, zonder creditcard. De noodmodule zit in de proefperiode, dus je test hem meteen bij je volgende oefening.

Fase 4: de tijden meten

Laat de waarnemers deze momenten noteren en vergelijk ze met je vorige oefening: waar zit de vertraging?

Fase 5: de evaluatie

Houd direct na de oefening een nabespreking van een kwartier met de BHV’ers en de waarnemers. Plan binnen een week de evaluatie, waarin je de tijden, de telling en de opmerkingen naast elkaar legt.

Schrijf elk verbeterpunt op met een eigenaar en een datum, en bewaar het verslag bij je ontruimingsplan. Een paar voorbeelden:

Checklist voor je evaluatie

• Was het alarm overal te horen, ook in de magazijnhal, de toiletten en de vergaderzalen?

• Waren alle vluchtwegen en nooduitgangen vrij en makkelijk te openen?

• Wisten bezoekers en aannemers waar de verzamelplaats was?

• Namen gastheren hun eigen bezoek mee naar buiten?

• Was de lijst van aanwezigen op de verzamelplaats beschikbaar, en klopte hij?

• Hoe lang duurde het tot iedereen geteld was?

• Bleef er iemand achter of werd iemand niet gevonden, en waarom?

• Heeft elk verbeterpunt een eigenaar en een datum?

Waar Visit Portal helpt

Visit Portal houdt live bij wie er binnen is, per locatie, ook op je telefoon. Bezoekers en aannemers melden zich aan op een tablet of met een QR-code.

Met de noodmodule stuur je bij het alarm een sms naar bezoekers, gastheren of iedereen op een locatie. Elke ontvanger krijgt een persoonlijke link “Ik ben veilig”, je telt live op de verzamelplaats en achteraf heb je een verslag als PDF. De noodmodule zit in Plus en Premium, en alleen beheerders en de rol Veiligheidsverantwoordelijke hebben toegang. Bekijk de prijzen of lees de handleiding voor sms, telling en verslag.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet je een ontruimingsoefening houden?

De Arbowet noemt geen vast aantal. Veel bedrijven oefenen minstens één keer per jaar, en extra na een verbouwing, een verhuizing of een grote wissel in het BHV-team.

Doen bezoekers mee aan de oefening?

Ja. Wie op dat moment in het pand is, gaat mee naar buiten. Juist dan zie je of je lijst van aanwezigen klopt.

Wat is het verschil tussen een ontruimingsplan en een draaiboek?

Het ontruimingsplan beschrijft hoe je het gebouw bij een echte calamiteit ontruimt: vluchtwegen, verzamelplaats en taken. Het draaiboek beschrijft hoe je één oefening organiseert: doel, scenario, rollen, waarnemers en evaluatie.

Werk je in Nederland, lees dan ook over bezoekersregistratie voor het MKB in Nederland, of start je gratis proefperiode van 14 dagen.