Bezoekersregistratie in een bedrijvencentrum

In een bedrijvencentrum delen vijf, tien of twintig bedrijven één ingang. Soms zit er een receptioniste, vaak niet. Toch moet elke bezoeker zich ergens melden, en moet de juiste persoon weten dat er iemand voor hem staat. Met één kiosk aan de ingang regel je dat voor alle huurders tegelijk, zonder dat een bezoeker de medewerkers van de buren te zien krijgt.

Kort antwoord: maak in Visit Portal per bedrijf een bezoektype en kies in het tabblad Gastpersonen welke medewerkers bij dat bedrijf horen. De bezoeker kiest op de kiosk eerst het bedrijf en ziet daarna alleen de gastpersonen van dat bedrijf. Heeft een bedrijf één vast aanspreekpunt, dan vult de kiosk die persoon zelf in.

Waarom een gedeelde ingang lastig is

Een papieren presentielijst op de balie werkt slecht in een gedeeld gebouw. Iedereen ziet wie er bij de buren op bezoek is, niemand verwittigt de juiste persoon en bij een ontruiming weet de BHV’er niet wie er binnen is. Meer daarover lees je in presentielijst op de receptie: papier of digitaal?.

Een kiosk met één lange lijst van alle medewerkers in het gebouw lost dat maar half op. De bezoeker zoekt tussen namen van bedrijven waar hij niets mee te maken heeft, kiest al eens de verkeerde Jan en krijgt namen te zien die hem niet aangaan. Zeker bij een onbemande receptie moet de kiosk het de bezoeker makkelijk maken.

Zo richt je het in: één bezoektype per bedrijf

Een bezoektype is de keuze die een bezoeker op het startscherm van de kiosk maakt, zoals Bezoeker, Levering of Aannemer. In een gedeeld gebouw maak je er één per bedrijf, met de naam van het bedrijf en een eigen kleur. Sinds oktober 2026 kies je per bezoektype ook welke gastpersonen de bezoeker kan kiezen.

1. Maak per bedrijf een bezoektype. Ga naar Instellingen, Bezoektypes en voeg een type toe met de naam van het bedrijf. Met dupliceren neem je de formuliervelden en vertalingen van een bestaand type over.

2. Kies de gastpersonen. Open het tabblad Gastpersonen en kies Alleen de geselecteerde gastpersonen. Bij het omschakelen staan eerst alle actieve gastpersonen aangevinkt. Vink met het vakje bovenaan alles uit en vink daarna de medewerkers van dat bedrijf aan. Je zoekt op naam, e-mail, afdeling of telefoon.

3. Stel de rest per bedrijf in. Elk bezoektype heeft eigen formuliervelden, een eigen overeenkomst, een eigen veiligheidsvideo en eigen meldingen. Zo laat het ene bedrijf een geheimhoudingsverklaring tekenen en vraagt het andere alleen naam en bedrijf. Meldingen staan per nieuw bezoektype uit, zet ze dus aan in het tabblad Meldingen.

4. Test op de kiosk. Meld je voor elk bedrijf aan als testbezoeker en kijk of de juiste namen verschijnen.

Wat de bezoeker op de kiosk ziet

Op het startscherm staan de bedrijven als bezoektypes, elk met een eigen kleur. De bezoeker kiest het bedrijf, vult het formulier in en zoekt de persoon voor wie hij komt. In die lijst staan alleen de gastpersonen van dat bedrijf. De kiosk krijgt de namen van de andere bedrijven zelfs niet binnen, en ook geen e-mailadressen of telefoonnummers van gastpersonen.

Heeft een bedrijf één vast aanspreekpunt, zoals een officemanager? Selecteer dan alleen die persoon. De kiosk vult die gastpersoon zelf in en de bezoeker hoeft niet te zoeken. Na het aanmelden krijgt de gastpersoon meteen een melding via e-mail, sms of Microsoft Teams, afhankelijk van wat je voor dat bezoektype instelt.

Dit werkt op de kiosk in de browser, in de Android-app en wanneer een bezoeker zich contactloos aanmeldt met de eigen smartphone.

Eén kiosk voor het hele gebouw? Probeer Visit Portal 14 dagen gratis, zonder creditcard. Je zit nergens aan vast.

Wie beheert wat?

Visit Portal werkt met één account per organisatie. In een bedrijvencentrum is dat meestal de gebouwbeheerder, de gedeelde receptie of het bedrijf dat de ingang beheert. Die richt de bezoektypes en de gastpersonen in.

Medewerkers van de huurders hebben geen account nodig om een melding te krijgen. Wel goed om te weten: wie inlogt in het dashboard, ziet alle bezoekers van het account, van elk bedrijf. Een aparte omgeving per huurder met alleen de eigen bezoekers is er niet. Wil een bedrijf zijn bezoekers zelf beheren en exporteren, dan neemt het beter een eigen account met een eigen kiosk.

Ook vooraf registreren gebeurt vanuit dat ene account. Daar kies je, net als in Outlook, uit alle gastpersonen. De beperking per bezoektype geldt voor wat de bezoeker zelf op de kiosk kiest.

Extra: bij een ontruiming weet je wie er binnen is

Omdat alle bezoekers van het gebouw in één account staan, ziet de BHV’er bij een ontruiming in één lijst wie er nog binnen is, voor alle bedrijven samen. Met de noodmodule in Plus en Premium stuur je een noodbericht en zie je in de telling op de verzamelplaats wie al veilig buiten staat. Hoe je dat oefent, lees je in het draaiboek voor een ontruimingsoefening met bezoekers.

Ook handig binnen één bedrijf

Gastpersonen per bezoektype is niet alleen voor gedeelde gebouwen. Een chauffeur met een levering hoeft alleen het magazijnteam te zien, een sollicitant alleen HR en een aannemer alleen de facilitair beheerder. Met één geselecteerde gastpersoon per bezoektype gaat de melding meteen naar de juiste persoon. Lees meer over bezoektypes met een eigen workflow.

Checklist voor een gedeeld gebouw

• Eén Visit Portal-account voor het gebouw, beheerd door de gebouwbeheerder of de receptie

• Per bedrijf een bezoektype met de naam en een eigen kleur

• Per bezoektype de gastpersonen van dat bedrijf, of één vast aanspreekpunt

• Per bezoektype de meldingen aan: e-mail, sms of Teams

• Een tablet als kiosk aan de gedeelde ingang

• Nieuwe medewerkers vink je zelf aan in het tabblad Gastpersonen: ze komen er niet vanzelf bij

• Een gastpersoon die je op inactief zet, verdwijnt vanzelf van de kiosk

Benieuwd wat het kost voor jouw gebouw? Bekijk de pakketten en prijzen, of lees meer over bezoekersregistratie voor het MKB in Nederland.