Is bezoekersregistratie verplicht in Nederland? Wat de Arbowet en de AVG zeggen

Moet je bezoekers registreren? Die vraag krijgen facilitair managers, office managers en preventiemedewerkers geregeld van hun directie. Het korte antwoord: er is in Nederland geen wet die letterlijk zegt dat je een bezoekersregistratie moet bijhouden. Het lange antwoord is interessanter, want de Arbowet en de AVG maken een goede registratie in de praktijk bijna onvermijdelijk.

Wat de Arbowet zegt

De Arbeidsomstandighedenwet vraagt in artikel 3, lid 1 onder e, dat de werkgever zorgt dat “doeltreffende maatregelen worden getroffen op het gebied van de eerste hulp bij ongevallen, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen”. Die andere aanwezige personen zijn precies je bezoekers, leveranciers en aannemers.

Artikel 15 werkt dat uit voor de bedrijfshulpverlening. Je BHV’ers moeten volgens lid 2 onder c kunnen zorgen voor “het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting”.

Wie iedereen moet kunnen evacueren, moet weten wie er binnen is. Een losse registratieplicht staat er dus niet, maar zonder registratie kun je moeilijk aantonen dat je deze zorgplicht nakomt.

Waarom een papieren lijst niet volstaat

Veel bedrijven hebben een map of een schrift bij de receptie. Dat voelt als registratie, maar bij een ontruiming schiet het vaak tekort:

Bezoekers schrijven hun tijd van vertrek zelden op, dus de lijst toont niet wie er nu nog binnen is.
De map blijft bij een alarm op de balie liggen, terwijl je BHV op de verzamelplaats staat.
Elke bezoeker leest de namen, bedrijven en telefoonnummers van de bezoekers voor hem. Dat is een AVG-probleem op zich.
Aannemers die weken blijven, schrijven zich na de eerste dag niet meer in.

Wat de AVG van je vraagt

Bezoekersgegevens zijn persoonsgegevens. Je hebt dus een grondslag nodig om ze te verwerken. Voor bezoekersregistratie is dat doorgaans het gerechtvaardigd belang: je wilt weten wie er in je pand is, voor de veiligheid en voor een ontruiming. Daaruit volgen een paar duidelijke regels:

Vraag alleen wat je nodig hebt. Naam, bedrijf en wie de bezoeker komt bezoeken volstaan meestal. Een mobiel nummer is handig voor een noodmelding.
Bewaar het niet langer dan nodig. De AVG noemt geen vaste termijn. Veel organisaties houden enkele weken aan. Leg je termijn vast en houd je eraan.
Scherm de gegevens af. Een bezoeker mag de gegevens van eerdere bezoekers niet zien.
Informeer je bezoekers. Vermeld in je privacyverklaring waarom je registreert en hoe lang je bewaart.
Leg afspraken met je leverancier vast. Gebruik je software, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij.

Meer over de privacykant lees je in onze gids over bezoekersregistratie en de AVG.

Sectoren met strengere regels

In sommige sectoren gaat het verder dan de algemene zorgplicht:

Bedrijven met gevaarlijke stoffen vallen vaak onder het Besluit risico’s zware ongevallen en hebben strikte procedures voor wie het terrein op mag.
Havenfaciliteiten werken met de ISPS-code, die toegangscontrole voorschrijft.
Essentiële en belangrijke organisaties vallen sinds 15 augustus 2026 onder de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2. Die vraagt een risicogerichte aanpak van beveiliging, en toegangsbeheer hoort daarbij.
Voedingsbedrijven laten bezoekers vaak hygiëneregels bevestigen, omdat auditors daarnaar vragen.

Zo regel je het in de praktijk

Bepaal welke gegevens je echt nodig hebt, per soort bezoek.
Leg een bewaartermijn vast en zorg dat gegevens daarna verdwijnen of geanonimiseerd worden.
Zorg dat bezoekers zich aanmelden én afmelden, of dat openstaande bezoeken na sluitingstijd automatisch worden afgesloten.
Geef je BHV-coördinator de actuele lijst van aanwezigen, ook op de verzamelplaats.
Test het tijdens je volgende ontruimingsoefening: klopt de lijst met wie er werkelijk buiten staat?

Hoe Visit Portal daarbij helpt

Met Visit Portal meldt elke bezoeker zich aan op een tablet bij de receptie of met een QR-code. Je ziet live wie er binnen is, per locatie, en bij een alarm stuur je vanaf je telefoon met één actie een noodmelding per sms naar alle aanwezigen. Je stelt zelf een bewaartermijn in, waarna bezoekersgegevens automatisch geanonimiseerd worden. Lees meer over bezoekersregistratie voor het MKB in Nederland.

Dit artikel geeft uitleg en is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je arbodienst of een jurist.

Lesley Janssens

Customer Success