BHV en ontruiming: zo weet je bij een calamiteit wie er binnen is

Het brandalarm gaat. Binnen een paar minuten staat iedereen op de verzamelplaats, en dan komt de vraag die je BHV-coördinator altijd moet kunnen beantwoorden: is iedereen buiten? Voor je eigen collega’s lukt dat meestal. Voor bezoekers, leveranciers en aannemers is het een ander verhaal.

Wat de wet van je BHV vraagt

De Arbowet vraagt in artikel 15 dat bedrijfshulpverleners kunnen zorgen voor “het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting”. Alle andere personen, dus ook de monteur op het dak en de sollicitant die in de vergaderzaal wacht. Hoe je dat organiseert, leg je vast in je bedrijfsnoodplan of ontruimingsplan, en je oefent het regelmatig.

Waar het misgaat bij een ontruiming

Bezoekers zijn binnengelopen zonder zich aan te melden, bijvoorbeeld toen de receptie even onbemand was.
Bezoekers die al vertrokken zijn, staan nog op de lijst omdat niemand ze heeft afgemeld.
De lijst ligt op de balie, en de receptioniste is als eerste naar buiten gegaan.
Een aannemer werkt al weken in de technische ruimte en staat nergens op papier.
Een buitenlandse chauffeur begrijpt de instructies niet en blijft bij zijn vrachtwagen wachten.

Een aanwezigheidslijst die bij een alarm klopt

Een bruikbare lijst begint bij binnenkomst. Iedereen die het pand binnenkomt, meldt zich aan: op een tablet bij de ingang, of door een QR-code te scannen met de eigen telefoon. Verwachte bezoekers meld je vooraf aan, zodat ze bij aankomst in één scan binnen zijn.

Afmelden telt even zwaar als aanmelden. Wie vergeet uit te checken, wordt na sluitingstijd automatisch afgemeld, zodat de lijst de volgende ochtend weer klopt.
De lijst hoort op de telefoon van je BHV-coördinator, niet op de balie. Dan heb je hem op de verzamelplaats bij de hand.
Aannemers die lang blijven, meld je één keer aan met de looptijd van hun opdracht. Met een langetermijn-QR checken ze elke dag in en uit.
Instructies in de eigen taal voorkomen dat een bezoeker niet weet waar de verzamelplaats is.

Stap voor stap bij een ontruiming

Het alarm gaat en je BHV’ers starten de ontruiming volgens je plan.
De BHV-coördinator opent op zijn telefoon de lijst van wie er nu aanwezig is, per locatie.
Met één actie gaat er een sms naar alle aanwezige bezoekers met een mobiel nummer: verlaat het gebouw en ga naar de verzamelplaats.
Op de verzamelplaats vergelijk je de lijst met wie er buiten staat, en geef je ontbrekende personen door aan de hulpdiensten.
Achteraf staat de melding in de geschiedenis, zodat je de ontruiming kunt evalueren.

Oefen het ook met de lijst

Bij een ontruimingsoefening let je meestal op de looptijd en de route. Neem er de lijst bij: klopt het aantal aanwezigen met wie er werkelijk buiten staat? Zo ontdek je in een oefening, en niet bij een echte brand, dat een ingang zonder aanmelding open stond of dat een groep bezoekers zich niet heeft afgemeld.

Zo doet Visit Portal het

Visit Portal houdt live bij wie er binnen is, per locatie, ook op je telefoon. Bij een alarm stuur je met één actie een noodmelding per sms naar alle aanwezige bezoekers, en met de aanwezigheidslijst weet je op de verzamelplaats wie er binnen was. Lees ook of bezoekersregistratie verplicht is en hoe je het voor je organisatie in Nederland opzet.

Lesley Janssens

Customer Success