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› Enregistrement des visiteurs à Eindhoven
À Brainport Eindhoven, des entreprises high-tech et leurs fournisseurs développent et construisent des machines et des composants pour le monde entier. Les visiteurs s'y trouvent à proximité de connaissances sensibles. Avec Visit Portal, chaque visiteur signe au préalable votre accord de confidentialité, l'hôte sait immédiatement que son visiteur est arrivé et vous pouvez prouver après coup qui était présent.
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Autour d'Eindhoven, Helmond et Veldhoven, les grandes entreprises technologiques collaborent avec des centaines de fournisseurs spécialisés dans la mécanique de précision, l'électronique et le logiciel. Chaque jour arrivent des clients venus pour un test de réception usine (FAT), des ingénieurs des entreprises partenaires, des auditeurs, des techniciens de maintenance et des candidats.
Ces visiteurs traversent des services de développement, des salles blanches et des halls d'assemblage où se trouvent des informations qui ne doivent pas sortir. Ici, savoir qui est présent et ce que cette personne a accepté n'est pas une simple formalité.
Pour chaque type de visite, vous définissez ce que le visiteur doit accepter au préalable. Un client qui vient tester une machine signe votre accord de confidentialité sur la tablette. Un technicien qui intervient en salle blanche regarde d'abord votre vidéo d'instructions sur la tenue et le comportement.
Chaque signature et chaque acceptation sont conservées avec la visite, avec la date et l'heure. Lors d'un audit ou d'un litige sur une fuite d'informations, vous avez ainsi la preuve immédiatement sous la main, sans fouiller dans des classeurs papier.
Les clients et partenaires viennent d'Asie, des États-Unis et du reste de l'Europe. Pré-enregistrez-les : ils reçoivent une invitation avec un code QR personnel et entrent en un seul scan à leur arrivée. Si vous travaillez avec Outlook, vous invitez les participants externes directement depuis le rendez-vous de l'agenda.
Le kiosque fonctionne en néerlandais, anglais, allemand, français et espagnol, et le visiteur choisit lui-même sa langue. À l'arrivée, l'hôte reçoit immédiatement une notification dans Microsoft Teams, par SMS ou par e-mail.
Les clients et les certifications imposent des exigences en matière de sécurité physique, et depuis le 15 août 2026, la Cyberbeveiligingswet, la loi néerlandaise sur la cybersécurité, impose à de nombreuses organisations une approche fondée sur les risques, qui inclut la gestion des accès. Un enregistrement complet des personnes qui entrent dans vos locaux permet de le démontrer.
Le journal d'activité garde la trace de qui a modifié quoi, et grâce à l'export, vous remettez en quelques clics à un auditeur la vue d'ensemble d'une période. Avec les rôles, vous déterminez quels collègues peuvent gérer les paramètres et les utilisateurs.
Chaque visiteur signe votre accord de confidentialité avant d'entrer
Vous pouvez prouver qui était dans quel service, et quand
Un seul scan suffit aux clients internationaux pour entrer
L'hôte sait immédiatement que son visiteur est arrivé
Vous remettez rapidement à un auditeur la vue d'ensemble d'une période
Questions fréquentes
Un visiteur peut-il signer un accord de confidentialité (NDA) sur la tablette ?
Oui. Pour chaque type de visite, vous configurez un accord que le visiteur lit et accepte par une signature électronique. La signature est conservée avec la visite.
Est-ce compatible avec Microsoft 365 ?
Oui. Vous importez les hôtes depuis Microsoft 365, vous invitez des visiteurs depuis Outlook et l'hôte reçoit une notification dans Teams.
Où les données sont-elles hébergées ?
Dans un centre de données situé dans l'UE. Vous définissez vous-même une durée de conservation, après quoi les données des visiteurs sont automatiquement anonymisées, et l'accord de traitement des données (DPA) est prêt.
Pouvons-nous travailler par service ou par site ?
Oui. Vous gérez plusieurs sites depuis un seul compte, et grâce aux types de visite, vous donnez à chaque catégorie de visite son propre parcours et ses propres règles.
Fonctionnalités associées
Accord avec signature
Lire le règlement intérieur ou un NDA, l'accepter et le signer du doigt. La signature et l'heure sont conservées.
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Complément Outlook
Invitez les participants externes d'un rendez-vous comme visiteurs, directement depuis Outlook.
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Journal d'activité
Enregistrements, arrivées et départs, approbations et modifications des paramètres : consultables et filtrables.
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Configurez votre premier site dès aujourd'hui et faites signer électroniquement votre accord de confidentialité à votre prochain visiteur.
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