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› Enregistrement des visiteurs à Haarlemmermeer
Autour de Schiphol, sièges internationaux, entreprises de fret aérien et centres de données sont implantés côte à côte. Chaque jour, ils reçoivent des clients, des techniciens, des auditeurs et des coursiers. Avec Visit Portal, vous pré-enregistrez les visiteurs, vous faites signer vos accords et vous pouvez prouver après coup qui était présent.
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À Hoofddorp et sur les zones d'activité autour de Schiphol, de nombreuses entreprises internationales ont leur siège européen. À Schiphol et sur les terrains alentour travaillent des entreprises de fret aérien, des transitaires et des sociétés d'assistance en escale, et la commune est devenue l'un des plus grands pôles de centres de données des Pays-Bas.
Chacun de ces lieux de travail accueille d'autres visiteurs : clients et candidats au bureau, chauffeurs et déclarants en douane au fret, techniciens et auditeurs dans le centre de données. Leur point commun : vous voulez savoir qui est présent et ce que cette personne a accepté.
Les entreprises de fret aérien disposant d'un statut de sûreté et les centres de données soumis à des exigences clients strictes surveillent de près l'accès à leurs zones sécurisées. Leurs propres procédures et systèmes s'y appliquent, et Visit Portal ne les remplace pas.
Ce que fait Visit Portal : enregistrer chaque visiteur au préalable, lui faire signer à son arrivée votre règlement intérieur ou votre accord de confidentialité, prévenir immédiatement l'hôte et tout consigner. Lors d'un audit, vous avez ainsi la vue d'ensemble : qui était présent, quand, pour qui, et ce que cette personne a accepté.
Au bureau, les collègues planifient leurs rendez-vous dans Outlook. Avec le complément Outlook, ils invitent les participants externes comme visiteurs directement depuis le rendez-vous. Ceux-ci reçoivent une invitation avec un code QR personnel et entrent en un seul scan à leur arrivée.
Si vous importez vos hôtes depuis Microsoft 365, la liste des collègues est toujours à jour. À l'arrivée, l'hôte reçoit une notification dans Microsoft Teams, par SMS ou par e-mail.
Les visiteurs viennent du monde entier. Le kiosque fonctionne en néerlandais, anglais, allemand, français et espagnol, et le visiteur choisit lui-même sa langue.
Le journal d'activité garde la trace de qui a modifié quoi, et grâce à l'export, vous remettez en quelques clics à un auditeur la vue d'ensemble d'une période. Vous définissez vous-même une durée de conservation, après quoi les données des visiteurs sont automatiquement anonymisées.
Chaque visiteur est pré-enregistré, y compris depuis Outlook
Le règlement intérieur ou l'accord de confidentialité sont signés, preuve à l'appui
L'hôte est prévenu immédiatement dans Teams
Vous pouvez remettre rapidement à un auditeur la vue d'ensemble d'une période
Les données des visiteurs disparaissent après la durée de conservation que vous avez fixée
Questions fréquentes
Cela remplace-t-il le contrôle d'accès à notre centre de données ou à notre hangar à fret ?
Non. Visit Portal enregistre les visiteurs, leur donne les instructions nécessaires et journalise leur passage. Le contrôle d'accès physique aux zones sécurisées reste assuré par vos propres systèmes et procédures.
Est-ce compatible avec Microsoft 365 ?
Oui. Vous importez les hôtes depuis Microsoft 365, vous invitez des visiteurs depuis Outlook et l'hôte reçoit une notification dans Teams.
Un visiteur peut-il signer un accord de confidentialité ?
Oui. Pour chaque type de visite, vous configurez un accord que le visiteur lit sur la tablette et accepte par une signature électronique.
Où les données sont-elles hébergées ?
Dans un centre de données situé dans l'UE. L'accord de traitement des données (DPA) est prêt et vous définissez vous-même une durée de conservation.
Fonctionnalités associées
Complément Outlook
Invitez les participants externes d'un rendez-vous comme visiteurs, directement depuis Outlook.
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Accord avec signature
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Journal d'activité
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