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› Enregistrement des visiteurs dans le Limbourg
Des hubs logistiques le long de l’E313 et de l’E314, des entreprises manufacturières à Genk et Lommel, la chimie autour de Tessenderlo, des entreprises fruitières en Hesbaye et des établissements d’enseignement et de recherche à Diepenbeek : le Limbourg est plus diversifié que le cliché. Ces entreprises partagent un accueil qui doit enregistrer chaque jour chauffeurs, sous-traitants et visiteurs. Cela peut être plus simple.
✓ 14 jours gratuits
✓ Sans carte bancaire
✓ Utilisateurs et sites illimités
Au cours des dernières décennies, le Limbourg est devenu une province logistique et industrielle. Les zones d’activités de Genk, Lommel, Beringen et Tessenderlo accueillent des centres de distribution, des entreprises manufacturières et des sites de production chimique. Sur l’E313 et l’E314, des camions venus des Pays-Bas, d’Allemagne et d’Europe de l’Est rejoignent chaque jour les quais de chargement de la province. Dans le sud, en Hesbaye et autour de Saint-Trond, des entreprises fruitières transforment et exportent leur récolte. Et autour de Hasselt et Diepenbeek se développent les services, les soins de santé et les établissements d’enseignement et de recherche.
Le trafic transfrontalier est typiquement limbourgeois. Les clients néerlandais et les fournisseurs allemands sont ici des visiteurs ordinaires, pas des exceptions. Les chauffeurs parlent souvent allemand, polonais ou anglais et attendent des consignes qu’ils peuvent suivre. La province compte en outre beaucoup de PME familiales où le gérant ou un employé administratif assure aussi l’accueil, entre les commandes et les factures. Un système qui demande du travail supplémentaire y est vite mis de côté.
Au quai de chargement d’un centre de distribution, les chauffeurs s’enregistrent, se voient attribuer un quai et doivent connaître les règles du site : vitesse, zone d’attente, chaussures de sécurité. Dans une entreprise manufacturière, des sous-traitants et des sociétés de maintenance interviennent sur les machines et le bâtiment, parfois pendant des semaines. En saison, les entreprises fruitières travaillent avec beaucoup de main-d’œuvre temporaire et font l’objet d’inspections et de contrôles d’hygiène. Les bureaux et établissements de soins reçoivent des candidats, des fournisseurs et des proches, et veulent avant tout un accueil correct et discret.
Les obligations sont partout les mêmes : savoir qui est présent en cas d’évacuation, informer les travailleurs externes des risques et protéger les données personnelles. Dans la transformation alimentaire s’y ajoute la traçabilité des consignes d’hygiène. Dans les entreprises chimiques, le contrôle d’accès et les briefings sécurité pèsent lourd. Un registre papier au comptoir ne couvre réellement aucune de ces exigences, et un fichier Excel sur le PC de l’accueil est hors de portée lors d’une alarme.
Vous placez un iPad ou une tablette Android à l’accueil ou à l’entrée du site, en mode kiosque, avec le kiosque web de votre site. Les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes en néerlandais, français, allemand, anglais ou espagnol. Pour chaque type de visite, vous déterminez quels champs, quelles consignes et quel éventuel accord sont affichés. L’hôte reçoit immédiatement un message via Microsoft Teams, SMS ou e-mail, pour que l’accueil n’ait pas à téléphoner. Vous pré-enregistrez les visiteurs attendus, qui reçoivent un code QR pour s’enregistrer directement.
Les sous-traitants reçoivent un code QR longue durée pour toute la durée de leur mission (Plus et Premium). En cas d’incident, vous envoyez une alerte d’urgence par SMS à toutes les personnes présentes, également dans ces mêmes abonnements. Si un visiteur oublie d’enregistrer son départ, celui-ci est enregistré automatiquement. Le journal d’activité conserve qui a fait quoi et quand, ce qui est pratique pour le conseiller en prévention et pour un audit. Les utilisateurs et sites illimités font partie de chaque abonnement : ajouter un deuxième site dans la province ne coûte donc rien de plus.
Le produit est développé à Hasselt, et le support est assuré en néerlandais par les personnes qui le construisent. Vous n’avez pourtant besoin de faire venir personne : la mise en route se fait à distance, lors d’un appel vidéo d’environ une demi-heure au cours duquel nous configurons ensemble votre site, vos types de visite et vos notifications. Aucune installation sur place, seulement une tablette avec un navigateur.
Vous commencez par 14 jours gratuits, sans carte bancaire, puis vous choisissez l’abonnement qui vous convient. Les données des visiteurs sont stockées dans un centre de données européen à Paris, et vous recevez un accord de traitement des données (DPA) pour votre dossier RGPD. Si vous travaillez avec Microsoft 365, vous liez vos hôtes à leur compte pour que les notifications arrivent dans Teams. Après la mise en route, vous posez simplement vos questions par e-mail et ce sont les mêmes personnes qui vous répondent.
Les visiteurs néerlandais et allemands trouvent-ils leur chemin sans aide au comptoir
Le gardien peut-il enregistrer un chauffeur sans déranger l’accueil
Avez-vous aussi accès à la liste des présences hors du bâtiment lors d’une évacuation
L’hôte sait-il que son visiteur est arrivé avant de descendre
Votre liste des visiteurs est-elle encore exacte une fois que tout le monde est rentré chez soi
Questions fréquentes
Existe-t-il un support local pour les entreprises du Limbourg ?
Le support vient directement de l’équipe de Hasselt qui développe le produit, en néerlandais. Il est assuré à distance : par appel vidéo lors de la mise en route, puis par e-mail. Aucun technicien ne se déplace, car ce n’est pas nécessaire pour un kiosque web sur une tablette. Nous répondons donc sans intermédiaire aux questions sur un processus spécifique.
Combien de temps faut-il pour démarrer sans projet informatique ?
Comptez un appel vidéo d’une demi-heure. Nous y configurons votre site, vos types de visite, vos consignes et vos notifications, pendant que vous suivez sur votre propre tablette. Il vous faut seulement un iPad ou une tablette Android avec le wifi. Beaucoup d’accueils sont opérationnels le jour même et affinent eux-mêmes les textes dans les semaines qui suivent.
Les chauffeurs allemands et néerlandais peuvent-ils s’enregistrer dans leur langue ?
Oui. Le néerlandais et l’allemand font partie des cinq langues du kiosque, avec le français, l’anglais et l’espagnol. Le chauffeur choisit sa langue sur l’écran d’accueil et voit ensuite les règles du site et l’éventuel accord dans cette langue. Pour les entreprises limbourgeoises confrontées à beaucoup de trafic transfrontalier, cela épargne chaque jour des explications au comptoir.
Le kiosque fonctionne-t-il aussi à une entrée sans personnel ?
Oui. Les visiteurs pré-enregistrés scannent leur code QR et sont enregistrés, les sous-traitants utilisent leur code QR longue durée, et l’hôte reçoit automatiquement une notification via Teams, SMS ou e-mail pour venir chercher son visiteur. Si quelqu’un oublie d’enregistrer son départ, celui-ci est enregistré automatiquement. La tablette doit toutefois être à l’abri et disposer du wifi.
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Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
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