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Une liste papier des visiteurs au comptoir se remplit vite, mais en dit peu sur qui est présent en ce moment. Un logiciel d'enregistrement des visiteurs remplace ce cahier par un kiosque web sur une tablette, prévient automatiquement l'hôte et tient le registre des visiteurs à jour. Ce guide vous aide à choisir.
✓ 14 jours gratuits
✓ Sans carte bancaire
✓ Utilisateurs et sites illimités
Un système d'enregistrement des visiteurs consigne qui entre dans votre bâtiment, pour qui la personne vient et quand elle repart. Autrefois, cela se faisait avec un classeur à l'accueil. L'enregistrement numérique des visiteurs fait la même chose sur une tablette ou via un code QR sur le smartphone du visiteur, mais les données arrivent immédiatement dans un tableau de bord central. Ainsi, l'accueil, l'office manager et, en cas d'évacuation, le conseiller en prévention savent à tout moment qui est présent.
Le terme logiciel de gestion des visiteurs couvre plus que le simple enregistrement des visiteurs dans votre entreprise. Il englobe aussi le pré-enregistrement, les notifications à l'hôte, les accords signés, les consignes de sécurité et le reporting. Pour une PME avec un seul accueil, ce n'est pas un luxe : chaque étape que vous automatisez est une étape que l'accueil ou un collègue n'a plus à faire manuellement. Les solutions se distinguent par le degré de complétude et de simplicité avec lequel le logiciel s'en charge.
Créer une liste papier des visiteurs ne coûte rien, mais n'apporte pas grand-chose non plus. Chaque personne qui s'inscrit ensuite voit les noms des visiteurs précédents, ce qui est difficile à justifier au regard du RGPD. Les écritures sont illisibles, le départ est oublié et, en cas d'alarme incendie, personne ne dispose d'une liste des présences fiable. L'enregistrement des visiteurs dans les bureaux, le commerce de détail et la production présente les mêmes lacunes, seulement avec d'autres volumes et d'autres types de visiteurs.
Un logiciel d'enregistrement des visiteurs règle ces problèmes en conservant chaque enregistrement séparément, en prévenant immédiatement l'hôte et en simplifiant l'enregistrement du départ. Un système d'enregistrement des visiteurs sur tablette donne aussi une image plus professionnelle aux clients, aux candidats et aux fournisseurs. Pour une PME, l'essentiel est que cela fonctionne sans projet informatique : une tablette, un navigateur et un compte suffisent. Aucun serveur n'est nécessaire et il n'y a rien à installer ni à maintenir en local.
Commencez par le kiosque lui-même. Fonctionne-t-il comme application web sur un iPad ou une tablette Android que vous possédez déjà, ou êtes-vous lié à un matériel spécifique ? Vérifiez si la tablette peut réellement être verrouillée pour que les visiteurs ne puissent pas quitter l'enregistrement. Contrôlez ensuite les langues : en Belgique et aux Pays-Bas, vous voulez au minimum le néerlandais, le français et l'anglais à l'écran. Testez enfin combien de temps il faut à un visiteur pour s'enregistrer sans aide.
Examinez ensuite le reste de la chaîne. Vos collègues peuvent-ils pré-enregistrer des visiteurs, idéalement directement depuis Outlook ? Les notifications arrivent-elles via les canaux que votre équipe utilise vraiment, comme Teams, les SMS et l'e-mail ? Pouvez-vous configurer différents types de visite avec leurs propres formulaires, accords et consignes de sécurité ? Et que dit le fournisseur sur la localisation des données, l'accord de traitement des données (DPA) et le prix par utilisateur et par site ? Des utilisateurs et des sites illimités vous évitent les mauvaises surprises lorsque vous grandissez.
Visit Portal est un kiosque web : vous ouvrez la page d'enregistrement dans le navigateur d'un iPad ou d'une tablette Android et verrouillez l'appareil avec Accès guidé ou l'épinglage d'écran. Les visiteurs choisissent un type de visite, remplissent le formulaire et signent si nécessaire un accord visiteur ou un NDA à l'écran. Une vidéo de sécurité peut être rendue obligatoire pour un type de visite. L'écran du kiosque est disponible en néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol.
Dès qu'une personne s'enregistre, l'hôte reçoit une notification via Microsoft Teams, SMS ou e-mail. Les collègues invitent les visiteurs à l'avance via le complément Outlook ou le tableau de bord, puis le visiteur reçoit un code QR pour s'enregistrer lui-même. En fin de journée de travail, le départ des visiteurs oubliés est enregistré automatiquement. À partir de Plus s'ajoutent les codes QR longue durée pour les sous-traitants, les notifications d'urgence par SMS, les analyses et l'export CSV. Premium synchronise en outre la liste des utilisateurs depuis Microsoft 365.
De nombreuses entreprises cherchent une application d'enregistrement des visiteurs dans l'App Store. Un kiosque web fonctionne autrement : vous n'installez rien, vous ouvrez un lien. Cela présente des avantages pour la gestion. Les mises à jour se font de manière centralisée, toute tablette équipée d'un navigateur récent suffit et vous ajoutez en quelques minutes un deuxième site avec les mêmes paramètres. L'inconvénient : la tablette a besoin d'une connexion Internet fonctionnelle, ce qui ne pose pas de problème pour la plupart des réceptions.
Pour le visiteur, cela ne change pas grand-chose. Il scanne un code QR avec son propre smartphone ou touche l'écran de la tablette au comptoir. Pour vous, ce qui compte, c'est que le système fonctionne de manière fiable sur les appareils que vous avez déjà et que l'accueil continue de fonctionner sans réceptionniste. Vous voulez en être sûr ? Testez-le simplement : 14 jours gratuits, sans carte bancaire, avec toutes les fonctionnalités de la formule complète.
Fonctionne comme kiosque web sur les iPad et tablettes Android que vous avez déjà
Écran du kiosque disponible en néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol
Pré-enregistrement avec code QR, directement depuis Outlook ou depuis le tableau de bord
Notifications à l'hôte via Microsoft Teams, SMS et e-mail
Signature électronique d'un accord ou d'un NDA et vidéo de sécurité, configurables pour chaque type de visite
Utilisateurs et sites illimités, données hébergées dans un datacenter européen, accord de traitement des données (DPA) disponible
Questions fréquentes
Combien coûte un logiciel d'enregistrement des visiteurs pour une PME ?
Cela dépend de la formule et du nombre de visites par mois. Visit Portal propose trois formules : Basique, Plus et Premium, toutes avec des utilisateurs et des sites illimités. Vous commencez par 14 jours d'essai gratuit sans carte bancaire, puis vous décidez quelle formule vous convient. Les tarifs actuels figurent sur la page Tarifs.
Ai-je besoin d'un matériel spécial ?
Non. Le kiosque est une page web que vous ouvrez dans le navigateur d'un iPad ou d'une tablette Android. Vous verrouillez l'appareil avec Accès guidé sur iPad ou l'épinglage d'écran sur Android, pour que les visiteurs ne puissent pas quitter l'enregistrement. Un support ou un pied est pratique, mais pas indispensable.
Les visiteurs peuvent-ils s'enregistrer à l'avance ?
Oui. Un collègue invite le visiteur depuis le tableau de bord ou directement depuis Outlook. Le visiteur reçoit un e-mail d'invitation avec un code QR et, à son arrivée, s'enregistre lui-même en scannant le code au kiosque ou via son propre smartphone. L'hôte est prévenu au même moment.
Cela fonctionne-t-il aussi pour plusieurs sites ?
Oui. Vous ajoutez des sites au sein de la même organisation et associez un kiosque à chaque site. Le nombre de sites et d'utilisateurs est illimité dans toutes les formules payantes. Depuis un seul tableau de bord, vous voyez qui est présent où et gérez les paramètres de chaque site.
Le logiciel convient-il au commerce de détail et à la production ?
L'enregistrement des visiteurs dans le commerce de détail, les bureaux et les sites de production repose sur le même principe : une tablette ou un code QR à l'entrée, des types de visite sur mesure et des notifications envoyées au bon collègue. Pour la production et les chantiers, la vidéo de sécurité obligatoire, l'accord signé et le code QR longue durée pour les sous-traitants sont les éléments les plus utiles.
Fonctionnalités associées
Kiosque web sur toute tablette
Le kiosque Visit Portal est une page web que vous ouvrez sur un iPad ou une tablette Android et que vous ajoutez comme application sur l'écran d'accueil. Pas de boutique d'applications, pas de mises à jour à installer vous-même : la tablette affiche toujours la dernière version.
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Mode kiosque verrouillé
En mode kiosque, un visiteur ne peut pas quitter l'enregistrement : le retour en arrière, les raccourcis clavier, le clic droit et le défilement en dehors du formulaire sont bloqués. Si l'écran d'accueil reste inutilisé un moment, un écran de veille s'affiche, prêt pour le prochain visiteur.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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Choix de l'hôte sur le kiosque
Sur le kiosque, le visiteur tape quelques lettres du nom, du service ou de l'adresse e-mail de sa personne de contact, puis sélectionne le bon collègue. Celui-ci reçoit immédiatement un message par e-mail, SMS ou Microsoft Teams, sans que l'accueil doive téléphoner.
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Complément Outlook
Avec le complément Outlook, vous invitez les participants externes d'un rendez-vous en tant que visiteurs. Le pré-enregistrement se fait automatiquement dès que vous envoyez le rendez-vous, et l'itinéraire et les identifiants Wi-Fi sont joints à l'invitation.
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Hôtes, sites et appareils
Gérez vos collègues, tous vos sites et chaque kiosque depuis un seul environnement. Chaque enregistrement reçoit automatiquement le site et l'appareil, et pour chaque kiosque vous voyez s'il est en ligne, son niveau de batterie et quand il a été actif pour la dernière fois.
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Créez un compte, ouvrez le kiosque sur une tablette et enregistrez votre premier visiteur dès aujourd'hui. Sans carte bancaire, toutes les fonctionnalités incluses. Après 14 jours, vous choisissez vous-même une formule.
✓ 14 jours gratuits · ✓ Sans carte bancaire · ✓ Résiliable chaque mois