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› Enregistrement des visiteurs en Flandre-Orientale
Des entreprises portuaires de Gand aux entreprises technologiques autour de l'université, en passant par les PME du Pays de Waes et de la région de la Dendre : les entreprises de Flandre-Orientale accueillent chaque jour des chauffeurs, des sous-traitants et des clients. Cette page montre comment enregistrer numériquement ce flux, sans registre papier et sans installation sur place.
✓ 14 jours gratuits
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La Flandre-Orientale associe un noyau d’industrie lourde à une solide économie de la connaissance. Autour du port de Gand, vous trouvez la sidérurgie, la chimie, l’automobile et l’agro-industrie, sur de vastes sites soumis à une politique d’accès stricte. À Gand même et dans ses environs se développe un pôle d’entreprises technologiques, biotech et logicielles qui reçoivent beaucoup de partenaires externes, chercheurs et candidats. Plus loin dans la province, d’Alost et Termonde à Saint-Nicolas et au pays de Waes, des PME familiales sont actives dans la construction, la logistique et l’alimentation.
Ces entreprises ont un point commun : l’accueil est rarement un poste à temps plein. Souvent, un office manager ou une personne des RH s’en charge en plus de son travail, et sur un site de production, le gardien est en même temps responsable du pont-bascule ou de la porte de l’entrepôt. Un registre papier des visiteurs ne fonctionne alors que si chacun le remplit systématiquement, ce qui arrive rarement. C’est lors d’un contrôle, d’un audit ou d’une véritable évacuation que l’on constate à quel point une telle liste est incomplète.
Sur un site de la zone du canal de Gand, des chauffeurs de poids lourds arrivent chaque jour : ils doivent s’enregistrer, confirmer les consignes de sécurité et cherchent souvent le chemin du bon quai de chargement. S’y ajoutent les sous-traitants et techniciens de maintenance qui travaillent sur le site pendant des jours ou des semaines et remplissent chaque fois les mêmes formulaires. Dans les entreprises technologiques et les sociétés de recherche, l’accent porte plutôt sur la confidentialité : les visiteurs signent un accord de confidentialité avant d’entrer dans un laboratoire ou un département de développement.
Les règles applicables sont similaires dans toute la province. Le conseiller en prévention veut savoir qui se trouve sur le site, afin de disposer d’une liste correcte en cas d’évacuation. La législation sur le bien-être au travail exige que les travailleurs externes et les sous-traitants soient informés des risques du site. Et depuis le RGPD, une liste des visiteurs ne peut plus traîner ouverte sur le comptoir, où chaque nouveau visiteur lit les noms des précédents. Ces trois exigences sont difficiles à concilier avec un registre papier.
Visit Portal fonctionne comme kiosque web sur un iPad ou une tablette Android à l’accueil. Le visiteur choisit le type de visite, saisit ses données, consulte les consignes de sécurité et signe si nécessaire l’accord visiteur à l’écran. L’hôte reçoit immédiatement une notification via Microsoft Teams, SMS ou e-mail. Les chauffeurs et sous-traitants qui reviennent régulièrement reçoivent un code QR longue durée qui leur permet de s’enregistrer chaque jour en quelques secondes, sans retaper leurs données à chaque fois. Cette fonctionnalité est incluse dans les abonnements Plus et Premium.
Pour le conseiller en prévention, la liste des présences est toujours à jour, par site, et consultable depuis n’importe quel appareil. En cas d’urgence, vous envoyez depuis le tableau de bord un seul SMS à tous les visiteurs présents (Plus et Premium). Si quelqu’un oublie d’enregistrer son départ, celui-ci est enregistré automatiquement, pour que votre liste ne se remplisse pas de visiteurs fantômes. Chaque action est consignée dans le journal d’activité. Les données sont hébergées dans un centre de données européen à Paris et vous concluez un accord de traitement des données (DPA), ce qui répond d’emblée aux questions de votre DPO ou de votre auditeur externe.
Vous n’avez pas besoin d’un technicien sur place. Vous créez un compte, configurez votre site et ouvrez la page du kiosque sur une tablette que vous possédez déjà ou que vous achetez dans un magasin ordinaire. Lors d’un appel vidéo d’une demi-heure, nous parcourons ensemble les paramètres : types de visite, notifications, consignes de sécurité et traduction de vos propres textes. Beaucoup d’entreprises sont opérationnelles le jour même.
Le support est assuré en néerlandais par l’équipe qui développe le produit à Hasselt. Nous répondons donc sans intermédiaire aux questions sur un processus spécifique ou sur l’intégration avec Microsoft 365. Vous testez d’abord tout gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire, avec utilisateurs et sites illimités. Si vous avez plusieurs sites dans la province ou ailleurs, vous les gérez depuis un seul environnement.
Savez-vous à tout moment qui est présent sur votre site
Les chauffeurs et sous-traitants confirment-ils les consignes de sécurité avant d’entrer sur le site
Votre liste des visiteurs est-elle protégée, afin que personne ne puisse lire les noms précédents
Pouvez-vous présenter une liste correcte en moins d’une minute lors d’une évacuation
Combien de temps votre accueil perd-il chaque semaine avec les formulaires et les appels téléphoniques
Questions fréquentes
Cela fonctionne-t-il aussi sur un site industriel doté d’une loge de gardien ?
Oui. La tablette est alors placée à l’entrée du site plutôt qu’au comptoir, et les chauffeurs ou sous-traitants s’enregistrent eux-mêmes pendant que le gardien poursuit son travail. Pour les sous-traitants récurrents, vous utilisez le code QR longue durée, afin que la file d’attente reste courte le matin. Bureau et site se trouvent dans le même environnement, avec une liste des présences propre à chaque site.
Pouvons-nous effectuer la mise en route entièrement à distance ?
C’est même la méthode standard. Vous créez vous-même un compte et planifiez un appel vidéo d’une demi-heure au cours duquel nous configurons ensemble votre site, vos types de visite et vos notifications. Rien n’est installé : le kiosque est une page web sur votre propre iPad ou tablette Android. Ensuite, le support en néerlandais reste joignable par e-mail pour toute question supplémentaire.
Dans quelles langues le kiosque peut-il s’afficher pour les visiteurs ?
Le visiteur choisit lui-même entre le néerlandais, le français, l’allemand, l’anglais et l’espagnol. Pour une entreprise portuaire à Gand qui accueille des chauffeurs internationaux, ou une entreprise technologique avec des partenaires étrangers, cela signifie que les consignes et l’accord visiteur s’affichent dans une langue compréhensible. Vous traduisez vos propres textes langue par langue dans le panneau d’administration.
Où les données de nos visiteurs sont-elles stockées ?
Dans un centre de données européen à Paris. Vous concluez un accord de traitement des données (DPA) qui définit ce qu’il advient des données, et le journal d’activité montre qui a consulté ou modifié quoi, et quand. Les visiteurs ne voient pas les données des autres, car le kiosque affiche un écran vierge après chaque enregistrement. C’est généralement ce qu’un DPO ou un auditeur veut entendre.
Fonctionnalités associées
Scan au kiosque
Un visiteur pré-enregistré présente le code QR de son invitation devant la caméra frontale de la tablette. Le kiosque reconnaît le code, enregistre son arrivée et prévient l'hôte, sans que personne ait à saisir quoi que ce soit.
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QR longue durée pour les sous-traitants
Un sous-traitant qui travaille plusieurs semaines sur votre site, vous le pré-enregistrez une seule fois avec une période de validité. Il reçoit un seul code QR qui fonctionne chaque jour sur chaque kiosque, jusqu'à la date de fin que vous avez choisie.
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Vidéo de sécurité ou d'instruction
Faites regarder une vidéo de sécurité ou d'instruction aux sous-traitants, chauffeurs ou nouveaux visiteurs pendant leur enregistrement. Si vous rendez le visionnage complet obligatoire, le bouton Continuer reste désactivé tant qu'au moins 90 % de la vidéo n'a pas été lu, et l'avance rapide ne fonctionne pas.
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Hôtes, sites et appareils
Gérez vos collègues, tous vos sites et chaque kiosque depuis un seul environnement. Chaque enregistrement reçoit automatiquement le site et l'appareil, et pour chaque kiosque vous voyez s'il est en ligne, son niveau de batterie et quand il a été actif pour la dernière fois.
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