Exercice d'évacuation avec visiteurs : déroulé et évaluation

Lors d'un exercice d'évacuation avec uniquement vos collègues, vous savez qui est dans le bâtiment. Un jour ordinaire, il y a bien plus de monde : un client en salle de réunion, un technicien sur le toit, un intérimaire arrivé la semaine dernière. Ce sont justement eux qui connaissent le moins l'itinéraire d'évacuation. Ce déroulé aide le coordinateur des équipes d'intervention internes néerlandaises (BHV) à organiser un exercice où ils comptent aussi, de la préparation à l'évaluation.

Réponse courte : commencez quatre à six semaines à l'avance, choisissez un objectif et un scénario simple, et prévoyez au point de rassemblement une liste à jour de toutes les personnes présentes, visiteurs et sous-traitants compris. Mesurez les temps, débriefez tout de suite et notez les points d'amélioration avec un responsable et une date. Pour le SMS, l'appel et le rapport dans Visit Portal, consultez notre guide de l'exercice d'évacuation.

Ce que demande l'Arbowet

La loi néerlandaise sur les conditions de travail (Arbowet) exige, à l'article 3, paragraphe 1, point e, des mesures pour l'évacuation des travailleurs et des autres personnes présentes. L'article 15 confie à vos équipes BHV la mission d'alerter et d'évacuer, en situation d'urgence, tous les travailleurs et les autres personnes présentes dans l'entreprise. Selon le paragraphe 3, elles sont formées, équipées et organisées de manière à remplir correctement ces missions.

L'Arbowet ne fixe pas de nombre d'exercices par an, et l'article consacré aux exercices dans son arrêté d'application (Arbobesluit) a été abrogé en 2007. Pourtant, ce n'est qu'en vous exerçant que vous voyez si votre plan d'évacuation fonctionne en pratique. C'est pourquoi beaucoup d'entreprises s'exercent au moins une fois par an. Lisez aussi l'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire aux Pays-Bas ?

Étape 1 : la préparation

1. Choisissez un ou deux objectifs. Par exemple : au point de rassemblement, nous savons pour chaque personne si elle est dehors. Vous savez ainsi après coup si l'exercice a réussi.

2. Reprenez votre plan d'évacuation. Les issues de secours, le point de rassemblement et les missions correspondent-ils encore au bâtiment et à l'équipe d'aujourd'hui ? Après des travaux, un plan est vite dépassé.

3. Répartissez les rôles. Le coordinateur BHV dirige l'exercice. Les chefs d'équipe ou les membres BHV évacuent chacun un étage ou une zone. Une personne fait l'appel au point de rassemblement, et l'accueil s'occupe de la liste des visiteurs.

4. Désignez des observateurs. Donnez à chaque observateur un endroit, comme une cage d'escalier, l'entrepôt ou le point de rassemblement. Les observateurs ne participent pas, ils notent les temps et ce qui les frappe.

5. Prévenez votre centrale d'alarme. Si votre détection incendie est reliée à une centrale de télésurveillance, convenez à l'avance de la façon de signaler l'exercice. Ainsi, aucune alerte inutile ne part vers les pompiers.

6. Décidez si vous annoncez l'exercice. Annoncé, il permet à chacun d'apprendre l'itinéraire et son rôle. Sans annonce, vous testez si tout fonctionne aussi quand personne ne s'y attend.

Étape 2 : le scénario

Le scénario est l'histoire de l'exercice : que se passe-t-il, et où ? Commencez simplement et corsez un peu les choses à chaque fois.

• Base. Alarme incendie, toutes les issues libres. Vous exercez l'itinéraire, le point de rassemblement et l'appel.

• Issue bloquée. Un observateur accroche un panneau portant le mot fumée devant une cage d'escalier. Tout le monde choisit-il une autre sortie ?

• Personne manquante. En accord avec le coordinateur BHV, un collègue reste dans une salle de réunion. Remarque-t-on son absence au point de rassemblement ?

• Journée chargée. Exercez-vous à un moment où il y a beaucoup de visiteurs, ou pendant qu'un sous-traitant travaille sur le site. Vous testez ainsi vraiment votre liste des présences.

Visiteurs, sous-traitants et intérimaires

Après quelques exercices, vos collègues connaissent l'itinéraire. Quelqu'un qui vient pour la première fois, non. C'est là que se situe le plus grand risque.

• Visiteurs. Chaque hôte emmène ses propres visiteurs au point de rassemblement. Convenez-en à l'avance. Avec des consignes de sécurité à l'arrivée, un visiteur sait dès son entrée où se trouve le point de rassemblement.

• Sous-traitants. Lorsque des personnes de plusieurs employeurs travaillent dans votre bâtiment, l'article 19 de l'Arbowet impose à ces employeurs de coopérer pour respecter la loi. Prévenez le sous-traitant qu'un exercice aura lieu et dites-lui ce que vous attendez de son équipe. Veillez à ce que les sous-traitants s'enregistrent chaque jour, même s'ils restent plusieurs semaines. En savoir plus sur l'enregistrement des sous-traitants.

• Intérimaires et nouveaux collègues. Ils ne figurent pas toujours dans vos listes BHV. Associez-les à un collègue attitré et montrez-leur le point de rassemblement dès leur premier jour.

Étape 3 : le point de rassemblement et l'appel

Le point de rassemblement se trouve à distance sûre, est bien signalé et ne gêne pas les pompiers. Convenez de l'endroit où se tient la personne qui fait l'appel, pour que chacun sache auprès de qui se présenter.

Vous y répondez à une seule question : toutes les personnes qui étaient à l'intérieur sont-elles dehors ? Pour cela, il vous faut la liste des personnes présentes à ce moment-là, pas de celles arrivées ce matin. Une liste papier sur le comptoir reste souvent à l'intérieur lors d'une alarme. Une liste des présences en direct sur le téléphone du coordinateur BHV, en revanche, est à portée de main. Lisez aussi BHV et évacuation : savoir qui est présent sur le site.

Faites l'appel personne par personne : dehors, introuvable ou déjà partie ? Les personnes introuvables, vous les signalez aux secours avec leur nom et le dernier endroit où elles ont été vues.

Exercez-vous avec une liste exacte. Essayez Visit Portal gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire. Le module d'urgence est inclus dans l'essai, vous pouvez donc le tester lors de votre prochain exercice.

Étape 4 : mesurer les temps

Demandez aux observateurs de noter ces moments et comparez-les avec votre exercice précédent : où se situe le retard ?

Étape 5 : l'évaluation

Juste après l'exercice, faites un débriefing d'un quart d'heure avec les membres BHV et les observateurs. Prévoyez dans la semaine l'évaluation, où vous comparez les temps, l'appel et les remarques.

Notez chaque point d'amélioration avec un responsable et une date, et conservez le rapport avec votre plan d'évacuation. Quelques exemples :

Checklist pour votre évaluation

• L'alarme était-elle audible partout, y compris dans l'entrepôt, les toilettes et les salles de réunion ?

• Les issues et sorties de secours étaient-elles libres et faciles à ouvrir ?

• Les visiteurs et les sous-traitants savaient-ils où se trouvait le point de rassemblement ?

• Les hôtes ont-ils emmené leurs visiteurs dehors ?

• La liste des présences était-elle disponible au point de rassemblement, et était-elle exacte ?

• Combien de temps a-t-il fallu pour que tout le monde soit compté ?

• Quelqu'un est-il resté à l'intérieur ou n'a-t-il pas été retrouvé, et pourquoi ?

• Chaque point d'amélioration a-t-il un responsable et une date ?

Ce que Visit Portal apporte

Visit Portal suit en direct qui est présent, par site, y compris sur votre téléphone. Les visiteurs et les sous-traitants s'enregistrent sur une tablette ou avec un code QR.

Avec le module d'urgence, vous envoyez lors de l'alarme un SMS aux visiteurs, aux hôtes ou à toutes les personnes d'un site. Chaque destinataire reçoit un lien personnel “Je suis en sécurité”, vous faites l'appel en direct au point de rassemblement et vous disposez ensuite d'un rapport en PDF. Le module d'urgence est inclus dans les formules Plus et Premium, et seuls les administrateurs et le rôle Responsable sécurité y ont accès. Consultez les tarifs ou lisez le guide SMS, appel et rapport.

Questions fréquentes

À quelle fréquence organiser un exercice d'évacuation ?

L'Arbowet ne fixe pas de nombre. Beaucoup d'entreprises s'exercent au moins une fois par an, et en plus après des travaux, un déménagement ou un changement important dans l'équipe BHV.

Les visiteurs participent-ils à l'exercice ?

Oui. Toute personne présente dans le bâtiment à ce moment sort avec les autres. C'est justement là que vous voyez si votre liste des présences est exacte.

Quelle différence entre un plan d'évacuation et un déroulé d'exercice ?

Le plan d'évacuation décrit comment évacuer le bâtiment lors d'une vraie urgence : issues de secours, point de rassemblement et missions. Le déroulé décrit comment organiser un exercice précis : objectif, scénario, rôles, observateurs et évaluation.

Si vous êtes aux Pays-Bas, lisez aussi notre page sur l'enregistrement des visiteurs pour les PME aux Pays-Bas, ou démarrez votre essai gratuit de 14 jours.