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Une liste de visiteurs contient des données personnelles : l'enregistrement des visiteurs relève donc du RGPD, souvent désigné en Belgique et aux Pays-Bas par son sigle anglais GDPR. Cet article explique ce que la loi exige d'un registre des visiteurs, où un classeur papier montre ses limites et comment l'enregistrement numérique vous aide. Il ne s'agit pas d'un avis juridique.
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Le RGPD ne vous oblige pas à enregistrer les visiteurs. Le règlement encadre la manière dont vous traitez les données personnelles dès que vous les collectez. La question de savoir si l'enregistrement des visiteurs est obligatoire au regard du RGPD appelle donc une double réponse : l'enregistrement est permis, à condition d'avoir une raison de le faire et de traiter les données avec soin. Cette raison existe généralement. Vous voulez savoir qui se trouve dans le bâtiment en cas d'évacuation, vous voulez contrôler l'accès et vous voulez pouvoir prévenir l'hôte.
Si vous souhaitez tenir un registre des visiteurs numérique, ce n'est donc pas parce que le RGPD l'impose, mais parce qu'un système numérique facilite grandement la conformité au RGPD. Chaque enregistrement reçoit un horodatage, une finalité et un hôte. Vous pouvez rechercher, modifier et supprimer des données de manière ciblée. Et vous pouvez montrer précisément à un visiteur qui le demande ce que vous conservez à son sujet. Avec un classeur au comptoir, c'est impossible.
La minimisation des données signifie que vous ne demandez que ce dont vous avez besoin pour la finalité poursuivie. Pour une visite ordinaire, il s'agit généralement du nom, de l'entreprise et de l'hôte. Ne demandez une adresse e-mail ou un numéro de téléphone que si vous l'utilisez vraiment, par exemple pour envoyer une demande d'évaluation ou une notification d'urgence. Un numéro de registre national, un BSN néerlandais ou une date de naissance ont rarement leur place dans un registre des visiteurs. Examinez pour chaque type de visite les champs dont vous avez réellement besoin et supprimez les autres.
L'obligation d'information exige que vous indiquiez aux visiteurs, lors de l'enregistrement, qui traite les données, pourquoi, combien de temps vous les conservez et de quels droits ils disposent. Sur une liste papier, c'est rarement le cas. Sur un kiosque numérique, vous affichez ce texte dans le cadre de l'enregistrement, par exemple dans l'accord que le visiteur accepte. Gardez ce texte court et renvoyez à votre politique de confidentialité pour les détails. Veillez à ce que le texte soit aussi disponible dans la langue du visiteur.
Le RGPD n'impose pas de durée de conservation fixe pour les données des visiteurs, mais exige que vous ne les conserviez pas plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité. Pour la plupart des entreprises, quelques semaines à quelques mois après la visite suffisent, sauf si un accord signé ou un NDA justifie une durée plus longue. Définissez cette durée, consignez-la dans votre registre des activités de traitement et laissez votre logiciel l'appliquer : dans Visit Portal, vous définissez la durée de conservation et les visites plus anciennes sont automatiquement anonymisées. L'essentiel est de choisir une durée et de l'appliquer réellement.
La sécurité porte sur les personnes qui ont accès aux données. Une liste des visiteurs ouverte au comptoir est l'exemple classique de ce qu'il ne faut pas faire : chaque nouveau visiteur lit les noms des précédents. En numérique, vous voulez que les visiteurs ne voient que leur propre enregistrement, que les collaborateurs se connectent avec leur propre compte et leur propre rôle, que les modifications soient journalisées et que les données soient stockées dans un centre de données au sein de l'Union européenne. Demandez au fournisseur comment cela est organisé concrètement.
Demandez d'abord au fournisseur où les données sont physiquement stockées. Un hébergement au sein de l'Union européenne évite les discussions sur les transferts vers des pays tiers. Demandez ensuite un accord de traitement des données (DPA) : si le fournisseur traite des données personnelles pour votre compte, vous êtes le responsable du traitement et un tel accord est obligatoire. Un fournisseur qui n'en a pas n'est pas une option. Vérifiez aussi que vous pouvez exporter vos données et les supprimer entièrement lorsque vous arrêtez le service.
Examinez ensuite le fonctionnement lui-même. Pouvez-vous déterminer par type de visite quels champs sont demandés, pour ne pas collecter plus que nécessaire ? Pouvez-vous afficher un accord contenant les informations de confidentialité lors de l'enregistrement ? Existe-t-il des rôles d'utilisateur pour que tout le monde ne voie pas tout ? Existe-t-il un journal d'activité qui garde la trace de qui a modifié des données ? Et est-il simple de supprimer les enregistrements à l'issue de la durée de conservation ? Insistez si une réponse reste vague.
Visit Portal héberge toutes les données dans un centre de données de l'UE à Paris et propose un accord de traitement des données (DPA). Les visiteurs s'enregistrent sur un kiosque cloisonné et ne peuvent jamais voir les données d'autres visiteurs. Pour chaque type de visite, vous déterminez quels champs sont obligatoires, quel accord ou NDA est affiché et si une signature est nécessaire. Les collaborateurs travaillent avec leurs propres comptes et rôles, et le journal d'activité enregistre les modifications. Vous exportez les données des visiteurs au format CSV à partir de Plus, et toutes les données de votre organisation au format zip dans toutes les formules. Une durée de conservation configurable anonymise automatiquement les anciennes visites.
À propos des durées de conservation : dans Paramètres › Confidentialité, vous définissez une durée de conservation, par défaut 90 jours. Chaque nuit, Visit Portal anonymise les visites plus anciennes que cette durée : le nom, les coordonnées, les réponses aux formulaires, la signature et le texte libre disparaissent, tandis que la visite elle-même, le type de visite et l'hôte sont conservés pour vos statistiques. Vous pouvez aussi lancer le nettoyage immédiatement et exporter à tout moment toutes les données de votre organisation sous forme de zip contenant des fichiers CSV. L'accord de traitement des données s'applique automatiquement dès que vous utilisez Visit Portal.
Déterminez par type de visite les données dont vous avez réellement besoin et supprimez les autres
À l'enregistrement, indiquez qui traite les données, pourquoi et pendant combien de temps
Choisissez une durée de conservation, consignez-la dans votre registre des activités de traitement et configurez-la dans votre logiciel
Veillez à ce que les visiteurs ne puissent jamais voir les données d'autres visiteurs
Travaillez avec des comptes personnels, des rôles et un journal d'activité pour les modifications
Concluez un accord de traitement des données et choisissez un hébergement dans l'Union européenne
Questions fréquentes
Un registre des visiteurs est-il obligatoire au regard du RGPD ?
Non. Le RGPD n'impose pas l'enregistrement des visiteurs, mais encadre la manière dont vous traitez les données si vous les enregistrez. La plupart des entreprises enregistrent leurs visiteurs pour savoir qui est présent sur le site en cas d'évacuation et pour contrôler l'accès. C'est une finalité légitime, tant que vous ne demandez pas plus que nécessaire et que vous protégez les données.
Combien de temps puis-je conserver les données des visiteurs ?
Le RGPD ne fixe aucune durée précise. Vous ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité. Pour les visites ordinaires, il s'agit souvent de quelques semaines à quelques mois. Pour les accords signés, une durée plus longue peut se justifier. Consignez votre choix et faites-le appliquer automatiquement : dans Visit Portal, vous définissez la durée et les visites plus anciennes sont anonymisées chaque nuit.
Une liste papier des visiteurs est-elle encore autorisée ?
En soi, oui, mais une liste ouverte sur laquelle chaque visiteur lit les noms des précédents porte atteinte à la confidentialité. Il faudrait utiliser une feuille distincte par visiteur, organiser séparément l'information des personnes, conserver les feuilles en lieu sûr et les détruire à temps. En pratique, un registre des visiteurs numérique est plus facile à mettre en conformité.
Ai-je besoin d'un accord de traitement des données avec le fournisseur du logiciel ?
Oui. C'est vous qui déterminez pourquoi et comment les données des visiteurs sont traitées : vous êtes donc le responsable du traitement. Le fournisseur du logiciel d'enregistrement des visiteurs traite ces données pour votre compte et agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Le RGPD exige alors un accord de traitement des données écrit. Visit Portal en met un à votre disposition.
Visit Portal supprime-t-il automatiquement les données des visiteurs après une durée de conservation ?
Oui. Vous définissez une durée de conservation dans Paramètres › Confidentialité et Visit Portal anonymise automatiquement chaque nuit les visites plus anciennes que cette durée. Les données personnelles disparaissent, les statistiques de visite restent exactes. Vous ne voulez pas attendre ? Lancez alors le nettoyage immédiatement, en un clic.
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Vue d'ensemble des visiteurs
La vue d'ensemble des visiteurs est votre registre des visiteurs numérique : chaque enregistrement, qu'il ait eu lieu au kiosque, via un code QR ou à l'avance, figure dans une seule liste consultable. Recherchez un nom, filtrez par statut ou par période et ouvrez le détail d'une visite.
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Chaque enregistrement, arrivée, départ, approbation et modification de vos paramètres est consigné dans un seul journal consultable. Face à une question de la direction, un audit ou un incident, vous pouvez ainsi reconstituer précisément ce qui s'est passé et quand.
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Rôles et gestion des accès
Déterminez qui peut modifier les paramètres et qui enregistre uniquement des visiteurs. Vous invitez vos collègues par e-mail, voyez quelles invitations sont encore en attente et pouvez limiter l'accès aux adresses e-mail de votre propre domaine.
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Seule une tablette qu'un administrateur a volontairement appairée peut enregistrer des visiteurs. Le code d'appairage expire après cinq minutes, chaque appareil est rattaché à un site et vous révoquez une tablette perdue ou remplacée en un clic.
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Accord avec signature
Présentez aux visiteurs votre règlement intérieur, vos règles de sécurité ou votre accord de confidentialité sur le kiosque et faites-les accepter d'une case à cocher et, si vous le souhaitez, d'une signature au doigt. Ce qu'ils ont signé, quand et sur quel appareil, est conservé avec la fiche du visiteur.
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Export et anonymisation automatique
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