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› Enregistrement des visiteurs à Anvers
La province d’Anvers s’étend du pôle pétrochimique du port jusqu’aux entreprises manufacturières et de recherche de la Campine, en passant par l’axe logistique autour de Malines. Partout arrivent des sous-traitants, des chauffeurs et des visiteurs que vous devez connaître, informer et pouvoir joindre rapidement en cas d’incident. Voici comment organiser cela numériquement.
✓ 14 jours gratuits
✓ Sans carte bancaire
✓ Utilisateurs et sites illimités
Le port d’Anvers est l’un des plus grands pôles chimiques au monde, et cela marque toute la province. Autour du port se concentrent beaucoup de fournisseurs, d’entreprises de maintenance, de sociétés de stockage en citernes et de transporteurs. Au sud se trouve Malines, avec des bureaux, des centres de distribution et des entreprises technologiques sur l’axe Anvers-Bruxelles. En Campine, autour de Turnhout, Geel et Mol, vous trouvez l’industrie manufacturière, des entreprises graphiques et d’emballage ainsi que des instituts de recherche. Entre les deux s’étendent des dizaines de zones d’activités pour PME, dont les entreprises accueillent chaque jour chauffeurs, techniciens et clients.
La culture de la sécurité des entreprises portuaires se répercute sur le reste de la chaîne. Le fournisseur d’une entreprise Seveso doit lui-même démontrer qu’il contrôle l’accès de ses visiteurs et sous-traitants. Les bureaux d’Anvers-ville et de Malines ont d’autres préoccupations : un accueil professionnel pour les clients et les candidats, de la discrétion sur l’identité des visiteurs et un hôte prévenu à temps sans que l’accueil doive multiplier les appels.
Sur les sites industriels de la province, les sous-traitants constituent le plus grand groupe de visiteurs. Ils viennent pour la maintenance, les arrêts et les projets, souvent avec une équipe qui change tous les jours. On attend d’eux qu’ils aient suivi un briefing sécurité, qu’ils puissent présenter leur attestation VCA ou un équivalent et qu’ils sachent où ils peuvent aller ou non. Le conseiller en prévention doit savoir à tout moment combien d’externes se trouvent sur le site, car en cas d’alarme, eux aussi doivent être comptés au point de rassemblement.
Pour les sites liés au port s’ajoute la sécurisation de l’accès : toute personne qui entre doit être identifiable et l’accès doit être journalisé. Les chauffeurs qui chargent dans un terminal de stockage en citernes ou un entrepôt reçoivent des consignes spécifiques sur la vitesse, les EPI et l’interdiction de fumer. Et comme le port fonctionne à l’international, beaucoup de ces chauffeurs ne parlent pas néerlandais. Une consigne qu’ils ne comprennent pas, ils ne l’ont pas non plus acceptée, ce qui devient un problème en cas d’accident.
Vous pré-enregistrez les sous-traitants avec la durée de leur mission. Ils reçoivent un code QR longue durée qui leur permet de s’enregistrer chaque matin en quelques secondes sur la tablette, tandis que vous voyez quels membres de l’équipe sont réellement présents. À chaque check-in, vous pouvez afficher des consignes de sécurité et une vidéo que le visiteur doit confirmer, dans sa propre langue. Les chauffeurs suivent un parcours plus court avec les règles de circulation sur le site. Cette fonctionnalité sous-traitants est disponible dans Plus et Premium.
Si l’alarme retentit, vous ouvrez sur votre téléphone la liste des présences par site et envoyez en une seule action un SMS à tous les visiteurs et sous-traitants enregistrés, par exemple avec le bon point de rassemblement (Plus et Premium). Les hôtes reçoivent une notification à chaque arrivée via Microsoft Teams, SMS ou e-mail. Si quelqu’un oublie d’enregistrer son départ, celui-ci est enregistré automatiquement. Chaque enregistrement, modification et notification figure dans le journal d’activité, prêt pour un audit interne ou externe.
Une entreprise portuaire qui possède un siège en ville, un terminal sur l’Escaut et un entrepôt en Campine gère tous ces sites dans un seul compte, avec des types de visite et des consignes propres à chaque site. Les utilisateurs et sites illimités sont inclus dans chaque abonnement. Il vous suffit d’un iPad ou d’une tablette Android par site pour afficher la page du kiosque : aucune installation ni adaptation du réseau par un technicien.
Lors d’un appel vidéo d’une demi-heure, nous configurons ensemble le premier site, puis vous copiez ces paramètres vers les suivants. Le produit est conçu à Hasselt et le support est assuré en néerlandais. Vous commencez par un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire. Les données de vos visiteurs restent dans un centre de données européen à Paris, avec un accord de traitement des données (DPA) que vous pouvez soumettre à votre service juridique ou à votre DPO.
Savez-vous à midi combien d’externes travaillent exactement sur votre site
Chaque sous-traitant reçoit-il le briefing sécurité dans une langue qu’il comprend
Pouvez-vous joindre toutes les personnes présentes d’un seul geste en cas d’alarme
Conservez-vous la preuve qu’un chauffeur a accepté les règles du site
Combien de fois par jour l’accueil appelle-t-il un hôte parce que quelqu’un attend
Questions fréquentes
Est-ce adapté à un site Seveso aux règles d’accès strictes ?
La plateforme enregistre, informe et journalise vos visiteurs et sous-traitants, et tient la liste des présences à jour en temps réel pour les évacuations. Elle ne remplace pas un contrôle d’accès physique comme des barrières ou des lecteurs de badges, mais elle s’y articule : le gardien voit qui s’est présenté et quel briefing a été confirmé. Vous combinez ainsi votre procédure d’accès existante avec un enregistrement sans faille.
Quelqu’un doit-il se déplacer pour installer le kiosque ?
Non. Le kiosque est une page web que vous ouvrez sur un iPad ou une tablette Android : il n’y a donc rien à installer sur votre réseau. Nous effectuons la configuration ensemble, à distance, lors d’un appel vidéo d’une demi-heure. Vous mettez ensuite vous-même en place vos autres sites.
Les chauffeurs internationaux comprennent-ils les consignes à l’entrée ?
Le kiosque fonctionne en néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol, et le chauffeur choisit lui-même. Vous associez vos propres règles de site et votre vidéo de sécurité, langue par langue, au type de visite chauffeur, afin que la confirmation ait réellement du sens. Pour les langues hors de ces cinq, l’anglais reste généralement le dénominateur commun le plus pratique.
Comment fonctionne la notification d’urgence lors d’une évacuation ?
Depuis le tableau de bord, y compris sur votre téléphone, vous sélectionnez tous les visiteurs et sous-traitants présents sur un site et envoyez un seul SMS avec la consigne, par exemple le point de rassemblement. En parallèle, vous utilisez la liste des présences en temps réel pour compter qui est là. L’alerte d’urgence par SMS est disponible dans les abonnements Plus et Premium.
Fonctionnalités associées
QR longue durée pour les sous-traitants
Un sous-traitant qui travaille plusieurs semaines sur votre site, vous le pré-enregistrez une seule fois avec une période de validité. Il reçoit un seul code QR qui fonctionne chaque jour sur chaque kiosque, jusqu'à la date de fin que vous avez choisie.
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Notification d'urgence à toutes les personnes présentes
En cas d'incendie ou d'évacuation, vous devez savoir rapidement que chaque visiteur reçoit le message. En un seul envoi, vous adressez un SMS à tous les visiteurs enregistrés et vous voyez pour chaque personne si l'envoi a réussi.
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Code QR de site à afficher
Imprimez un code QR fixe par site et affichez-le au portail ou dans la baraque de chantier. Chaque arrivant le scanne avec son téléphone et s'enregistre aussitôt, sans tablette et sans personne à l'accueil.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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Configurez votre premier site dès aujourd’hui et ajoutez les suivants plus tard. Deux semaines gratuites, sans carte bancaire, utilisateurs illimités, et une équipe néerlandophone qui vous accompagne lors de la mise en route.
✓ 14 jours gratuits · ✓ Sans carte bancaire · ✓ Résiliable chaque mois