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› Enregistrement des visiteurs en Flandre-Occidentale
La Flandre-Occidentale est la province de l’industrie alimentaire, des entreprises du textile et du tapis autour de Courtrai et Waregem, et du port de Zeebruges. Les entreprises y reçoivent des chauffeurs, des auditeurs hygiène, des clients français et des travailleurs saisonniers. Voici comment enregistrer ces visiteurs proprement, sans papier au comptoir et sans projet informatique.
✓ 14 jours gratuits
✓ Sans carte bancaire
✓ Utilisateurs et sites illimités
Peu de provinces ont un profil industriel aussi marqué. Dans la région de Roulers, d’Ypres et du Westhoek, les entreprises alimentaires transforment légumes, pommes de terre et viande pour l’exportation dans toute l’Europe. Autour de Courtrai et Waregem se trouvent des entreprises du textile, du tapis et du meuble, souvent familiales et construisant leurs propres machines. Sur la côte, le port de Zeebruges vit du trafic roulier (roll-on/roll-off) et du transport de voitures, tandis que Bruges et Ostende accueillent aussi le tourisme et les services. Le dénominateur commun : beaucoup de production, beaucoup de trafic poids lourds et beaucoup d’intervenants externes qui accèdent au site.
Ces entreprises sont en outre souvent situées dans des zones industrielles hors de la ville, avec une seule voie d’accès et un accueil occupé uniquement pendant les heures de bureau. Les chauffeurs arrivent tôt le matin, les sous-traitants travaillent le week-end pendant un arrêt de production et les auditeurs se présentent parfois sans prévenir. Un registre des visiteurs classique ou une liste Excel au comptoir ne suit pas ce rythme. Pour le responsable qualité et le conseiller en prévention, c’est un angle mort.
Dans le secteur alimentaire, le service qualité détermine qui peut entrer en production et à quelles conditions : charlotte, pas de bijoux, aucun symptôme de maladie, lavage des mains. Des certifications comme IFS ou BRCGS exigent que les visiteurs reçoivent et confirment ces règles à l’avance, et que vous puissiez prouver qui était présent et quand. Lors d’un audit, l’auditeur demande littéralement cette preuve. Dans le textile et l’industrie manufacturière, l’accent porte plutôt sur la sécurité des machines et les zones interdites aux visiteurs non formés.
La proximité de la France joue aussi un rôle. Les clients de Lille et du nord de la France, les chauffeurs francophones et les travailleurs saisonniers qui parlent peu le néerlandais doivent comprendre les mêmes consignes qu’un visiteur flamand. À cela s’ajoutent les obligations générales : une liste des présences à jour pour les évacuations, l’obligation d’information envers les travailleurs externes et les sous-traitants, et la protection des données personnelles des visiteurs. Satisfaire toutes ces exigences à la fois sur papier demande une discipline qu’un accueil très sollicité ne peut pas toujours assurer.
Sur la tablette de votre accueil, le visiteur choisit lui-même sa langue : néerlandais, français, allemand, anglais ou espagnol. Vous affichez des consignes différentes selon le type de visite. Un auditeur reçoit les règles d’hygiène et signe électroniquement l’accord visiteur, un chauffeur voit les règles de circulation sur le site et le chemin vers le bon quai. L’hôte est prévenu via Teams, SMS ou e-mail, pour que personne n’attende au comptoir que quelqu’un passe par hasard.
Tout ce qu’un visiteur confirme ou signe reste lié à son enregistrement et se retrouve ensuite dans le journal d’activité. Lors d’un audit, vous montrez ainsi en quelques clics qui a accepté les consignes d’hygiène, et quel jour. Vous enregistrez les sous-traitants récurrents avec un code QR longue durée, valable pendant toute leur mission. En cas d’incident, vous envoyez une alerte d’urgence par SMS à toutes les personnes enregistrées sur place. Ces deux fonctionnalités sont incluses dans Plus et Premium.
Comme il s’agit d’un kiosque web, il n’y a aucun logiciel à installer et personne ne doit se déplacer. Vous utilisez un iPad ou une tablette Android que vous possédez déjà, vous l’activez en mode kiosque et vous ouvrez la page du kiosque de votre site. Lors d’un simple appel vidéo d’une demi-heure, nous configurons ensemble vos types de visite, vos textes de consignes et vos notifications. Cela se glisse entre deux réunions.
Le support est assuré en néerlandais par l’équipe qui développe le produit. Vous testez d’abord gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire et sans limite d’utilisateurs ni de sites. Si vous avez un site de production dans le Westhoek et un bureau à Courtrai, vous gérez les deux depuis un seul environnement, avec des consignes propres à chaque site. Les données des visiteurs sont hébergées dans un centre de données européen à Paris et vous recevez un accord de traitement des données (DPA).
Pouvez-vous montrer quels visiteurs ont confirmé les règles d’hygiène, et quand
Les chauffeurs francophones comprennent-ils les consignes sans l’intervention de l’accueil
Le responsable de production sait-il qui circule actuellement dans l’usine
Les sous-traitants s’enregistrent-ils aussi pendant un arrêt le week-end, quand l’accueil est fermé
Les données des visiteurs sont-elles protégées au lieu de figurer dans un registre ouvert
Questions fréquentes
Est-ce adapté à un environnement soumis aux audits IFS ou BRCGS ?
La plateforme vous aide à fournir les preuves qu’exige un tel audit : pour chaque visiteur, vous voyez quelles consignes d’hygiène ont été affichées et confirmées, quel accord a été signé et quand la personne a enregistré son arrivée et son départ. Vous consultez ces données pour l’auditeur, et l’export est possible dans Plus et Premium. Vous définissez vous-même le contenu des consignes, par type de visite, en fonction de votre propre manuel qualité.
Notre accueil à Roulers peut-il mettre cela en place lui-même ?
Oui, et vous n’êtes pas seul. Après la création de votre compte, vous planifiez un appel vidéo d’une demi-heure avec l’équipe néerlandophone. Ensemble, vous y configurez les types de visite, les textes de consignes et les notifications. Aucun technicien ni aucune installation n’est nécessaire, car le kiosque est une page web sur un iPad ou une tablette Android que vous possédez déjà ou que vous achetez simplement.
Les clients et chauffeurs français peuvent-ils s’enregistrer dans leur langue ?
Oui. Sur l’écran d’accueil, le visiteur choisit le néerlandais, le français, l’allemand, l’anglais ou l’espagnol, et tout le reste du parcours suit ce choix, y compris les consignes d’hygiène et l’accord. Pour les entreprises proches de la frontière française ou travaillant avec des transporteurs francophones, cela évite les discussions sur ce que quelqu’un a compris ou non.
Que se passe-t-il si un visiteur oublie d'enregistrer son départ ?
Son départ est alors enregistré automatiquement, si bien que votre liste des présences est à nouveau exacte le soir et que le compteur repart correctement le lendemain. En cours de journée, l’accueil peut aussi enregistrer manuellement le départ d’une personne. Dans le journal d’activité, vous voyez ensuite quels départs ont été enregistrés automatiquement et lesquels par le visiteur lui-même, ce qui est utile si vous souhaitez faire évoluer le comportement des visiteurs.
Fonctionnalités associées
Vidéo de sécurité ou d'instruction
Faites regarder une vidéo de sécurité ou d'instruction aux sous-traitants, chauffeurs ou nouveaux visiteurs pendant leur enregistrement. Si vous rendez le visionnage complet obligatoire, le bouton Continuer reste désactivé tant qu'au moins 90 % de la vidéo n'a pas été lu, et l'avance rapide ne fonctionne pas.
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Accord avec signature
Présentez aux visiteurs votre règlement intérieur, vos règles de sécurité ou votre accord de confidentialité sur le kiosque et faites-les accepter d'une case à cocher et, si vous le souhaitez, d'une signature au doigt. Ce qu'ils ont signé, quand et sur quel appareil, est conservé avec la fiche du visiteur.
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Cinq langues
Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
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Qui est présent ?
Chaque enregistrement au kiosque ou par QR devient immédiatement une ligne de votre liste des présences numérique. Sur le tableau de bord et sur votre téléphone, vous voyez qui est présent sur le site en ce moment, chez qui et depuis quand.
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Testez le kiosque pendant deux semaines sur votre propre tablette, sans carte bancaire et sans engagement. Planifiez directement un appel vidéo d’une demi-heure si vous souhaitez parcourir les paramètres ensemble.
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