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› Enregistrement des visiteurs dans le Brabant flamand
Le Brabant flamand entoure Bruxelles et relie le pôle pharmaceutique et scientifique autour de Louvain à la région aéroportuaire de Zaventem ainsi qu’aux bureaux et centres de distribution de la périphérie bruxelloise. Les visiteurs viennent souvent de loin et sont loin de toujours parler néerlandais. Voici comment organiser un accueil capable d’y faire face.
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Autour de Louvain se concentrent des entreprises pharmaceutiques, des start-up biotech, des centres de recherche et des services universitaires. Ils attirent des partenaires, des chercheurs et des investisseurs de toute l’Europe. Autour de Zaventem, Machelen et Vilvorde, on trouve la logistique, la manutention du fret aérien et des sièges internationaux, avec un flux de visiteurs largement francophone et anglophone. Plus loin dans la province, à Hal, Aarschot, Tirlemont et Diest, des entreprises manufacturières et alimentaires ainsi que des PME reçoivent surtout des clients et fournisseurs régionaux.
La diversité linguistique est caractéristique. Dans la périphérie bruxelloise, un visiteur francophone est la règle plutôt que l’exception, et dans les secteurs pharmaceutique et scientifique, l’anglais est la langue de travail. Un accueil qui s’adresse aux visiteurs dans une seule langue oblige son personnel à traduire en permanence. Ce sont en même temps des entreprises où la confidentialité compte : toute personne qui se rend dans un laboratoire de recherche ou un département de développement signe généralement un accord de confidentialité avant le début de l’entretien.
Les entreprises pharmaceutiques et biotech travaillent selon des systèmes qualité stricts. Les inspecteurs et les auditeurs clients attendent que vous démontriez qui a pénétré dans les zones contrôlées, quand, et si cette personne avait reçu au préalable les règles de conduite. Les visiteurs d’un environnement de production respectent des règles vestimentaires et d’hygiène et ne peuvent pas accéder à certaines salles sans accompagnement. Un registre papier au comptoir y répond rarement, et le service qualité finit par retaper des noms dans un tableur.
Pour les bureaux et entreprises logistiques autour de l’aéroport, d’autres aspects comptent : des candidats qui arrivent à temps auprès de la bonne personne, des coursiers et chauffeurs qui trouvent leur chemin, et un conseiller en prévention qui veut savoir rapidement, lors d’une alarme incendie, qui se trouve encore à l’intérieur. Pour tous, le RGPD s’applique : les données des visiteurs ne doivent pas être visibles pour le visiteur suivant et doivent être protégées de manière démontrable. Ce dernier point exige un accord de traitement des données (DPA) avec celui qui conserve les données.
Le kiosque web sur votre iPad ou tablette Android accueille les visiteurs en néerlandais, français, anglais, allemand ou espagnol. Pour chaque type de visite, vous définissez le parcours : un auditeur voit les règles de conduite et signe à l’écran l’accord visiteur avec clause de confidentialité, un candidat saisit seulement son nom et son hôte. Vous pré-enregistrez les visiteurs attendus, y compris directement depuis Outlook, et ils reçoivent un code QR qui leur permet de s’enregistrer dès leur arrivée.
L’hôte reçoit une notification via Microsoft Teams, SMS ou e-mail dès que son visiteur est arrivé. La liste des présences est disponible en temps réel par site, y compris sur votre téléphone au point de rassemblement, et en cas d’urgence, vous envoyez un SMS à toutes les personnes présentes (Plus et Premium). Si quelqu’un n’enregistre pas son départ, ou trop tard, celui-ci est enregistré automatiquement. Les accords signés et chaque action restent traçables dans le journal d’activité, ce qui raccourcit nettement l’échange avec un auditeur.
Personne ne se déplace pour installer quoi que ce soit, car ce n’est pas nécessaire. Vous ouvrez la page du kiosque sur une tablette et, lors d’un appel vidéo d’une demi-heure, nous configurons ensemble votre site : types de visite, textes en plusieurs langues, accord visiteur et notifications à vos collègues. Si vous avez un bureau à Louvain et un entrepôt à Zaventem, vous configurez les deux dans le même environnement.
Vous recevez un support en néerlandais de l’équipe de Hasselt qui conçoit le produit, sans helpdesk externe entre les deux. Vous commencez par 14 jours gratuits, sans carte bancaire, avec utilisateurs et sites illimités. Les données des visiteurs sont hébergées dans un centre de données européen à Paris et vous concluez un accord de traitement des données (DPA), afin que votre DPO ou votre service juridique dispose d’un document concret pour le registre des traitements.
Les visiteurs signent-ils l’accord de confidentialité avant d’entrer dans le laboratoire ou le département
Pouvez-vous montrer à un auditeur qui est entré dans la zone contrôlée, et quand
Un visiteur francophone ou anglophone choisit-il lui-même sa langue à l’accueil
L’hôte est-il prévenu sans que l’accueil doive téléphoner ou envoyer un e-mail
Votre liste des présences est-elle utilisable lors d’une alarme incendie, même hors du bâtiment
Questions fréquentes
Un visiteur peut-il signer électroniquement un accord de confidentialité ?
Oui. Pour chaque type de visite, vous rédigez un accord visiteur, par exemple avec une clause de confidentialité pour les visiteurs de votre département de recherche. Le visiteur le lit et le signe sur l’écran de la tablette, et le document signé reste lié à son enregistrement. Pour les candidats ou les coursiers, vous supprimez simplement cette étape.
Comment se passe la mise en route sans service informatique ?
C’est précisément à cela que sert la mise en route à distance. Il vous faut une tablette avec un navigateur et une demi-heure pour un appel vidéo, au cours duquel nous configurons ensemble votre site, vos types de visite et vos notifications. Aucun logiciel n’est installé et votre réseau ne doit pas être modifié. Ensuite, le support en néerlandais vous aide par e-mail.
L’accueil fonctionne-t-il en deux langues dans la périphérie bruxelloise ?
Oui, et même en plus de deux langues. Sur l’écran d’accueil, le visiteur choisit le néerlandais, le français, l’anglais, l’allemand ou l’espagnol, et tous les écrans suivants, les consignes et l’accord s’affichent dans cette langue. Vous saisissez vos propres textes pour chaque langue. Votre accueil à Zaventem ou Vilvorde n’a ainsi plus besoin de faire l’interprète.
Pouvons-nous inviter des visiteurs depuis Outlook ?
Oui. Avec le complément Outlook, vous créez un pré-enregistrement à partir d’un rendez-vous, et le visiteur reçoit par e-mail un code QR personnel. À son arrivée, il le scanne au kiosque et son arrivée est immédiatement enregistrée, tandis que vous, en tant qu’hôte, recevez une notification. L’accueil n’a plus à retaper les noms figurant dans les invitations d’agenda.
Fonctionnalités associées
Accord avec signature
Présentez aux visiteurs votre règlement intérieur, vos règles de sécurité ou votre accord de confidentialité sur le kiosque et faites-les accepter d'une case à cocher et, si vous le souhaitez, d'une signature au doigt. Ce qu'ils ont signé, quand et sur quel appareil, est conservé avec la fiche du visiteur.
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Pré-enregistrement avec invitation par code QR
Planifiez une visite à une date et une heure précises, et le visiteur reçoit immédiatement une invitation avec un code QR personnel. À l'accueil, un seul scan suffit, et l'hôte est automatiquement notifié dès que son visiteur est arrivé.
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Complément Outlook
Avec le complément Outlook, vous invitez les participants externes d'un rendez-vous en tant que visiteurs. Le pré-enregistrement se fait automatiquement dès que vous envoyez le rendez-vous, et l'itinéraire et les identifiants Wi-Fi sont joints à l'invitation.
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Cinq langues
Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
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Créez dès aujourd’hui un compte gratuit, choisissez vos langues et vos types de visite, et laissez votre premier visiteur s’enregistrer numériquement demain. Sans carte bancaire, sans installation, mais avec un accompagnement en néerlandais.
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