Presentielijst bij de receptie: papier of digitaal?

Op veel recepties ligt nog een presentielijst: een map of schrift waarin bezoekers hun naam, bedrijf, tijd van aankomst en een paraaf zetten. Het is goedkoop en iedereen snapt het meteen. Maar waarvoor dient die lijst eigenlijk, en doet een papieren lijst dat goed genoeg? In dit artikel zetten we papier en digitaal eerlijk naast elkaar.

Kort antwoord: een presentielijst, ook aanwezigheidslijst genoemd, vertelt je wie er in het pand is. Dat heb je nodig bij een ontruiming en voor de beveiliging. Een open papieren lijst laat bezoekers elkaars gegevens zien, mist vaak de tijd van vertrek en blijft bij een alarm op de balie liggen. Een digitale lijst lost dat op, maar kost een abonnement en een tablet. Heb je heel weinig bezoek, dan kan papier volstaan, als je het goed regelt.

Waarvoor dient een presentielijst?

Een presentielijst voor bezoekers heeft twee taken. En omdat er namen op staan, valt hij onder de AVG.

• De BHV bij een ontruiming. De Arbowet vraagt maatregelen voor de evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen (artikel 3), en je BHV’ers moeten in noodsituaties alle personen in het bedrijf kunnen alarmeren en evacueren (artikel 15). Op de verzamelplaats moet je dus weten welke bezoekers binnen waren. Lees ook BHV en ontruiming: zo weet je wie er binnen is.

• Beveiliging. Wie was er wanneer, en bij wie? Na een incident of een verdwenen laptop wil je dat kunnen nagaan.

• De AVG. Naam, bedrijf en tijdstip zijn persoonsgegevens. De regels van de AVG gelden dus ook voor het schrift op je balie: niet meer vragen dan nodig, goed afschermen en niet eindeloos bewaren.

Wat er misgaat met een open papieren lijst

• Latere bezoekers lezen mee. Wie zich inschrijft, ziet de namen, bedrijven en soms telefoonnummers van iedereen die eerder kwam. De AVG vraagt dat persoonsgegevens passend beveiligd zijn tegen ongeoorloofde verwerking (artikel 5, lid 1 onder f). Een open lijst op de balie past daar slecht bij. En je klant vindt het waarschijnlijk niet fijn dat een concurrent ziet dat hij bij je was.

• De tijd van vertrek ontbreekt. Bij aankomst schrijft iedereen netjes zijn naam op. Bij vertrek is de receptie onbemand of heeft de bezoeker haast. De lijst toont dan wie er vandaag was, niet wie er nu nog binnen is.

• De lijst blijft liggen bij een alarm. De receptie gaat bij een alarm als eerste naar buiten, zoals het hoort. De map ligt dan nog op de balie, in het gebouw dat je net ontruimt.

• Geen bewaartermijn. Volle schriften verdwijnen in een kast en blijven daar jaren liggen. De AVG vraagt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel (artikel 5, lid 1 onder e).

Meer daarover lees je in papieren bezoekersregistratie: welke meerwaarde heeft het eigenlijk?

Wat zet je wel en niet op de lijst?

De AVG vraagt dat je niet meer gegevens verzamelt dan nodig is voor je doel (artikel 5, lid 1 onder c). Voor een presentielijst is dat meestal weinig:

Als grondslag geldt voor bezoekersregistratie doorgaans het gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1 onder f): je wilt weten wie er in je pand is, voor de veiligheid. Bij het verzamelen vertel je bezoekers onder meer waarvoor je de gegevens gebruikt en hoe lang je ze bewaart (artikel 13). Dat doe je meestal in je privacyverklaring. Meer in onze gids over bezoekersregistratie en de AVG.

Hoe lang bewaar je een presentielijst?

De AVG noemt geen aantal weken of maanden. Je bepaalt zelf een termijn die past bij je doel, legt die vast en houdt je eraan. Veel organisaties houden enkele weken aan. Daarna vernietig of anonimiseer je de gegevens. Lees meer in AVG en bezoekersregistratie: privacy en bewaartermijn.

Hoe werkt een digitale presentielijst?

Bij een digitale lijst meldt elke bezoeker zich aan op een tablet bij de ingang of met de eigen telefoon. De lijst ligt niet meer open op de balie, maar staat achter een login. Zo werkt het bij Visit Portal:

1. Verwachte bezoekers meld je vooraf aan, ook vanuit Outlook. Ze krijgen een uitnodiging met een persoonlijke QR-code, zodat aankomen één scan is.

2. Onverwachte bezoekers vullen een kort formulier in op de kiosk, of checken in met een QR-code op hun eigen telefoon. De kiosk spreekt Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans.

3. De gastheer krijgt meteen een melding per e-mail, sms of Microsoft Teams.

4. Per bezoektype laat je de bezoeker je huisregels of een geheimhoudingsverklaring met de vinger tekenen, of een veiligheidsvideo bekijken.

5. Op het dashboard voor de receptie zie je live wie er binnen is, per locatie, ook op je telefoon.

6. Bij vertrek checkt de bezoeker uit op de kiosk. Wie dat vergeet, wordt aan het einde van de dag automatisch uitgecheckt, als je dat per bezoektype aanzet.

7. Na de bewaartermijn die je zelf instelt, worden de bezoekersgegevens automatisch geanonimiseerd. Bedrijf, gastheer en doel van het bezoek blijven bewaard. Er is ook een export en een activiteitenlog.

Vervang de map op de balie. Probeer Visit Portal 14 dagen gratis, zonder creditcard. Je zit nergens aan vast.

Papier of digitaal: de vergelijking

Papier wint op prijs en eenvoud. Digitaal wint op alles wat bij een alarm en voor de AVG telt. Wat een digitale lijst voor jouw receptie kost, lees je in wat kost bezoekersregistratie?

Blijf je bij papier? Doe dan dit

Heb je maar een paar bezoekers per week en één ingang, dan kan papier volstaan. Maak het dan wel zo goed mogelijk:

• Gebruik per bezoeker een los formulier, of dek de lijst af, zodat niemand de eerdere namen leest.

• Vraag alleen wat je nodig hebt: naam, bedrijf, gastheer en de tijd van aankomst en vertrek.

• Spreek af dat de receptie of de gastheer de vertrektijd invult als de bezoeker het vergeet.

• Leg vast wie de lijst bij een alarm meeneemt naar de verzamelplaats, en oefen dat.

• Vernietig de formulieren zodra je bewaartermijn voorbij is. Plan daar een vast moment voor, bijvoorbeeld elke maand.

Veelgestelde vragen

Is een presentielijst voor bezoekers verplicht?

De Arbowet noemt geen presentielijst. Wel moet je bij een calamiteit alle aanwezigen kunnen evacueren, en dat lukt moeilijk zonder te weten wie er binnen is. Lees meer in is bezoekersregistratie verplicht in Nederland?

Wat is het verschil tussen een presentielijst en een aanwezigheidslijst?

In de praktijk geen. Beide woorden gebruik je voor de lijst van wie er in het pand is. Soms bedoelt men met een presentielijst de deelnemers aan een vergadering of training, maar bij de receptie gaat het om je bezoekers.

Mag een bezoeker de presentielijst inzien?

Zijn eigen gegevens mag hij opvragen, dat is het recht van inzage uit artikel 15 van de AVG. De gegevens van andere bezoekers horen afgeschermd te zijn.

Werkt een digitale lijst ook met meerdere ingangen?

Ja. Je zet bij elke ingang een tablet, of hangt een QR-code op waarmee bezoekers zich op hun eigen telefoon aanmelden. Gebruikers en locaties zijn bij Visit Portal onbeperkt.

Lees meer over bezoekersregistratie voor het MKB in Nederland, of start je gratis proefperiode van 14 dagen.