Wat kost bezoekersregistratie? Prijzen en een rekenvoorbeeld voor het MKB

Wie een papieren bezoekerslijst wil vervangen, vraagt zich al snel af wat een digitaal systeem kost. De prijzen van leveranciers zijn lastig te vergelijken: de ene rekent per locatie, de andere per gebruiker of per bezoek, en sommige kosten staan pas in de kleine lettertjes. In dit artikel zetten we alle kostenposten op een rij, laten we zien wat Visit Portal kost en rekenen we een voorbeeld door voor een MKB-bedrijf.

Kort antwoord: bij Visit Portal betaal je 30,95 tot 110,95 euro per maand, afhankelijk van het aantal bezoeken. Sms-tegoed, onbeperkt gebruikers en onbeperkt locaties zitten in elk pakket, en er zijn geen installatiekosten. Bekijk alle prijzen en pakketten.

Waar je voor betaalt

Het abonnement. Bijna alle systemen werken met een maand- of jaarabonnement. Bij jaarlijkse betaling krijg je meestal korting, bij Visit Portal 16 procent.
Een tablet en een standaard. Een iPad of Android-tablet die je al hebt, volstaat vaak. Een vergrendelbare tabletstandaard kost doorgaans enkele tientallen tot een paar honderd euro. Lees ook hoe je een iPad als kiosk instelt.
Sms-berichten. Wil je gastheren of bezoekers een sms sturen, kijk dan of er sms-tegoed inbegrepen is of dat je per bericht betaalt. Bij Visit Portal zit het in je abonnement: 100, 300 of 500 sms-berichten per maand, afhankelijk van je pakket. Heb je meer nodig, dan koop je in de app een extra bundel bij, of zet je automatisch bijvullen aan.
Koppelingen. Een koppeling met Microsoft 365, Outlook of Teams zit bij sommige leveranciers alleen in een duurder pakket. Bij Visit Portal zitten inloggen met Microsoft 365 en meldingen via Teams in elk pakket. Het automatisch synchroniseren van gastheren met Microsoft 365 zit in Premium.
Opstart en installatie. Sommige leveranciers rekenen eenmalige installatiekosten of een verplichte training. Visit Portal heeft geen installatiekosten: je zet het zelf op. Wil je hulp bij het plaatsen van een tablet of kiosk, dan krijg je daar vooraf een offerte voor.

Wat Visit Portal kost

Visit Portal heeft drie pakketten. Ze verschillen vooral in het aantal bezoeken en sms-berichten per maand. Gebruikers en locaties zijn in elk pakket onbeperkt.

Pakket	Per maand	Bezoeken per maand	Sms per maand
Basis	€ 30,95	120	100
Plus	€ 70,94	400	300
Premium	€ 110,95	Onbeperkt	500

Betaal je per jaar, dan krijg je 16 procent korting: € 309,48 voor Basis, € 709,20 voor Plus en € 1.108,80 voor Premium. Plus en Premium hebben daarnaast uitgebreide analytics en voorrang bij e-mailondersteuning. Premium synchroniseert je gastheren automatisch met Microsoft 365. Alle verschillen per pakket zie je op de prijzenpagina.

Drie prijsmodellen, drie valkuilen

Per gebruiker of per gastheer. Overzichtelijk voor een klein team, maar duur zodra iedereen in het bedrijf bezoek moet kunnen ontvangen.
Per locatie. Handig als je één vestiging hebt. Met een tweede kantoor of een magazijn verdubbelt je factuur.
Per volume, bijvoorbeeld bezoeken per maand. Je betaalt naar gebruik. Let wel op wat er gebeurt als je in een drukke maand over je limiet gaat.

Vraag bij elke leverancier dus niet alleen naar de prijs per maand, maar ook naar extra locaties, extra gebruikers, sms-kosten, koppelingen en opstartkosten. Pas dan vergelijk je echt.

Rekenvoorbeeld: een MKB-kantoor met magazijn

Neem een bedrijf met één kantoor en een magazijn, dertig medewerkers die bezoek ontvangen en zo’n tachtig bezoekers per maand: klanten, leveranciers, sollicitanten en een paar monteurs.

Dat past in het Basis-pakket: 30,95 euro per maand voor 120 bezoeken, met 100 sms-berichten inbegrepen.
Betaal je per jaar, dan krijg je 16 procent korting en betaal je 309,48 euro per jaar.
Het magazijn is gewoon een tweede locatie, en alle dertig gastheren krijgen een melding als hun bezoek er is, zonder meerprijs.
Gebruik je een tablet die al in een lade ligt, dan blijft de eenmalige kost beperkt tot een standaard.

Groeit het bedrijf naar zo’n 250 bezoeken per maand, dan past het Plus-pakket van 70,94 euro per maand met 400 bezoeken en 300 sms-berichten. Bij jaarlijkse betaling is dat 709,20 euro per jaar. Je kunt op elk moment van pakket wisselen.

Reken het na voor je eigen receptie. Probeer Visit Portal 14 dagen gratis, zonder creditcard. Je zit nergens aan vast.

Wat levert het op?

De winst zit in tijd en in zekerheid. Stel dat je receptie of een collega per bezoeker twee minuten kwijt is aan uitleggen, een naam opschrijven en een gastheer bellen. Bij tachtig bezoekers per maand is dat al meer dan twee en een half uur per maand, nog zonder de keren dat een gastheer niet opneemt.

Daarnaast heb je bij een ontruiming meteen een actuele lijst van wie er binnen is. Lees hoe dat werkt in BHV en ontruiming: zo weet je wie er binnen is. En je bewaart bezoekersgegevens niet langer dan nodig, zoals de AVG vraagt. Dat is moeilijk in euro’s uit te drukken, maar wel precies waar een papieren map bij de receptie tekortschiet.

Veelgestelde vragen

Zit sms in het abonnement?

Ja. Elk pakket heeft sms-tegoed per maand: 100 bij Basis, 300 bij Plus en 500 bij Premium. Is je tegoed op, dan koop je in de app extra sms bij, of laat je het automatisch bijvullen zodra het bijna op is.

Zijn er installatiekosten?

Nee. Je betaalt alleen je maand- of jaarabonnement. Alleen als je hulp wilt bij het plaatsen van een tablet of kiosk ter plaatse, krijg je daar vooraf een offerte voor.

Kan ik op elk moment opzeggen?

Ja. Je zegt je abonnement op wanneer je wilt en houdt toegang tot het einde van je lopende factuurperiode.

Heb ik een speciale tablet nodig?

Nee. Visit Portal werkt als webkiosk op elke recente iPad of Android-tablet, en als app op Android. Lees ook bezoekersregistratie-app of webkiosk: wat past bij je receptie?

Is bezoekersregistratie verplicht?

Een wet die het letterlijk verplicht, bestaat in Nederland niet. De Arbowet vraagt wel dat je bij een calamiteit iedereen in je pand kunt evacueren. Lees meer in is bezoekersregistratie verplicht in Nederland?