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L'accueil des visiteurs est le premier contact avec votre entreprise. Un accueil numérique rend ce moment fluide : le visiteur s'enregistre sur une tablette ou via un code QR, l'hôte est immédiatement notifié et l'accueil garde du temps pour ce qui mérite vraiment son attention.
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L'accueil numérique signifie qu'un visiteur s'enregistre lui-même, sans que personne au comptoir ne note son nom ou n'appelle un collègue. L'enregistrement se fait sur une tablette dans le hall d'entrée ou via un code QR sur le smartphone du visiteur. Le logiciel prévient la bonne personne et consigne l'arrivée dans un registre des visiteurs numérique. La réception ne disparaît pas, mais passe de l'administratif à l'hospitalité.
Pour les petites entreprises sans réceptionniste attitré, l'accueil numérique est souvent le seul moyen de recevoir correctement les visiteurs. La tablette est installée près de la porte, le visiteur s'enregistre et l'hôte vient le chercher. Personne n'a besoin de deviner si quelqu'un est arrivé, et le visiteur n'attend pas dans un hall vide. Les candidats, les clients et les fournisseurs remarquent cette différence dès leur arrivée.
Tout commence souvent avant la visite. L'hôte invite le visiteur depuis le tableau de bord ou directement depuis Outlook. Le visiteur reçoit un e-mail d'invitation avec des informations pratiques et un code QR personnel. À son arrivée, il scanne ce code au kiosque ou ouvre le lien sur son propre smartphone, et l'enregistrement est terminé en quelques secondes. Un visiteur qui n'a pas été annoncé s'enregistre simplement sur la tablette.
Après l'enregistrement, l'hôte reçoit une notification via Microsoft Teams, SMS ou e-mail, avec le nom du visiteur et le site. Selon le type de visite, le visiteur signe d'abord un accord ou un NDA à l'écran, ou regarde une vidéo de sécurité. En partant, le visiteur enregistre son départ sur la tablette. S'il l'oublie, le logiciel s'en charge automatiquement en fin de journée de travail.
Examinez d'abord l'expérience du visiteur. L'écran est-il clair sans explication, la langue peut-elle être changée et une personne sans smartphone peut-elle simplement s'enregistrer sur la tablette ? Un écran d'accueil à votre charte graphique est un plus, mais la rapidité de l'enregistrement compte davantage. Pensez aussi à l'enregistrement sans contact par code QR pour ceux qui préfèrent ne pas toucher la tablette, et à un parcours distinct pour les sous-traitants qui reviennent chaque jour.
Examinez ensuite le point de vue de votre équipe. Les notifications arrivent-elles là où vos collègues se trouvent déjà, comme Teams ou les SMS ? Les visiteurs peuvent-ils être pré-enregistrés et, si nécessaire, approuvés avant d'obtenir l'accès ? Pouvez-vous configurer des questions, des accords et des consignes de sécurité différents par type de visite ? Et qu'en est-il d'un accueil sans réceptionniste : l'accueil fonctionne-t-il aussi quand personne n'est au comptoir ? Vous gérez alors l'accès du visiteur depuis la notification, et non depuis le comptoir.
Visit Portal fonctionne comme un kiosque web dans le navigateur d'un iPad ou d'une tablette Android, verrouillé avec Accès guidé ou l'épinglage d'écran. L'écran d'accueil affiche votre logo et vos couleurs, en néerlandais, français, allemand, anglais ou espagnol, au choix du visiteur. Pour chaque type de visite, vous déterminez quels champs sont demandés, si un accord avec signature est nécessaire et si une vidéo de sécurité est obligatoire pour le visiteur.
Les hôtes sont prévenus via Microsoft Teams, SMS ou e-mail et peuvent pré-enregistrer des visites depuis Outlook. Le tableau de bord montre qui est présent, sur l'ensemble des sites, et le journal d'activité garde la trace de qui a modifié quoi. À partir de Plus, vous envoyez en cas d'évacuation une notification d'urgence par SMS aux visiteurs présents et suivez les statistiques des visiteurs. Les visiteurs ne voient jamais les données des autres : chaque enregistrement est cloisonné.
L'accueil numérique ne rend pas une réception avec personnel superflue, il la rend plus sereine. Le réceptionniste voit dans le tableau de bord qui est attendu, n'a plus à téléphoner à qui que ce soit et peut simplement aider un visiteur qui ne s'en sort pas avec le kiosque. Pendant ce temps, le registre des visiteurs reste complet, même aux heures de pointe où une liste papier ne serait pas remplie. L'enregistrement des visiteurs à la réception devient ainsi prévisible, même en cas de remplacement ou de congés.
Dans un accueil sans réceptionniste, le kiosque assure seul l'accueil. Le visiteur s'enregistre, l'hôte reçoit la notification et vient chercher la personne. Pour les bâtiments avec des portes sécurisées, vous pouvez faire approuver les visiteurs avant qu'ils n'aillent plus loin. L'accès du visiteur reste ainsi contrôlé, même sans personne au comptoir, et en cas d'évacuation vous savez précisément qui est présent sur le site à ce moment-là.
Tablette dans le hall d'entrée, verrouillée en mode kiosque pour que les visiteurs ne puissent pas en sortir
Écran d'accueil à votre charte graphique et dans la langue choisie par le visiteur
Pré-enregistrement avec code QR pour que les visiteurs annoncés s'enregistrent en quelques secondes
Notifications à l'hôte via Teams, SMS ou e-mail, même avec un accueil sans réceptionniste
Signature électronique d'un accord ou visionnage d'une vidéo de sécurité, lorsque le type de visite concerné l'exige
Départ automatique à la fin de la journée pour les visiteurs qui oublient d'enregistrer leur départ
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'accueil numérique exactement ?
L'accueil numérique consiste à recevoir les visiteurs à l'aide d'un logiciel plutôt qu'avec une liste papier ou un appel téléphonique à l'hôte. Le visiteur s'enregistre sur une tablette ou via un code QR, le logiciel prévient le bon collègue et garde la trace de qui est présent. La réception gagne du temps et le registre reste complet.
L'accueil numérique remplace-t-il le réceptionniste ?
Non, sauf si vous le souhaitez. Dans une réception avec personnel, le logiciel prend en charge l'administratif et le réceptionniste reste le visage de l'accueil. Dans un accueil sans réceptionniste, le kiosque assure tout l'accueil et l'hôte vient lui-même chercher le visiteur après la notification.
Comment l'hôte est-il prévenu ?
Via Microsoft Teams, SMS ou e-mail, selon ce que vous configurez pour chaque hôte. La notification contient le nom du visiteur et le site. Les notifications par SMS nécessitent un numéro de mobile pour l'hôte, sinon le logiciel se rabat sur l'e-mail. Les notifications Teams fonctionnent via l'intégration Microsoft 365.
Un visiteur sans smartphone peut-il s'enregistrer ?
Oui. Le code QR est un raccourci, pas une obligation. Une personne sans invitation ou sans smartphone touche simplement l'écran de la tablette à l'entrée, choisit le type de visite et remplit les informations demandées. Le reste du parcours, comme les notifications et l'accord, reste identique.
Dans quelles langues l'écran du kiosque est-il disponible ?
L'écran du kiosque est disponible en néerlandais, français, allemand, anglais et espagnol. Le visiteur choisit lui-même la langue sur l'écran d'accueil. Pour une réception belge accueillant des visiteurs néerlandophones et francophones, ou un site néerlandais recevant des visiteurs internationaux, vous n'avez donc rien à configurer séparément.
Fonctionnalités associées
Écran d'accueil à votre charte graphique
L'écran d'accueil du kiosque affiche votre logo, votre message de bienvenue et vos couleurs, ou une photo ou une vidéo en arrière-plan. Les visiteurs voient tout de suite qu'ils sont chez vous, et non chez un éditeur de logiciel d'enregistrement.
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Bouton “Besoin d'aide ?”
Sans réceptionniste, les visiteurs s'enregistrent eux-mêmes sur le kiosque et préviennent leur hôte. Si quelqu'un attend malgré tout trop longtemps, il appuie sur Besoin d'aide et un collègue désigné reçoit aussitôt un SMS ou un e-mail avec le nom du visiteur.
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Scan au kiosque
Un visiteur pré-enregistré présente le code QR de son invitation devant la caméra frontale de la tablette. Le kiosque reconnaît le code, enregistre son arrivée et prévient l'hôte, sans que personne ait à saisir quoi que ce soit.
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Cinq langues
Sur le kiosque, le visiteur choisit lui-même le néerlandais, le français, l'allemand, l'anglais ou l'espagnol. Les boutons, les types de visite, les champs du formulaire, l'accord et la confirmation qu'il reçoit suivent dans cette langue, sans que l'accueil ait quoi que ce soit à traduire.
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Approbation par l'hôte
Activez l'approbation et chaque nouvel enregistrement reçoit le statut En attente. L'hôte reçoit une demande, approuve ou refuse le visiteur dans le tableau de bord, et le visiteur reçoit automatiquement un message avec la décision.
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Messages dans Microsoft Teams
Si votre équipe travaille dans Microsoft Teams, l'hôte n'a pas besoin de surveiller sa boîte mail. L'arrivée d'un visiteur apparaît sous forme de message de chat dans Teams ou, si ce n'est pas possible, dans un canal de votre choix.
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