Registre des visiteurs à l'accueil : papier ou numérique ?

Dans beaucoup d'accueils, on trouve encore une liste de présence : un classeur ou un cahier où les visiteurs inscrivent leur nom, leur entreprise, leur heure d'arrivée et un paraphe. C'est bon marché et tout le monde comprend tout de suite. Mais à quoi sert vraiment cette liste, et une liste papier remplit-elle bien ce rôle ? Dans cet article, nous comparons honnêtement le papier et le numérique.

Réponse courte : une liste de présence, ou registre des visiteurs, vous indique qui se trouve dans le bâtiment. Vous en avez besoin lors d'une évacuation et pour la sécurité. Une liste papier ouverte montre aux visiteurs les données des autres, n'indique souvent pas l'heure de départ et reste sur le comptoir lors d'une alarme. Une liste numérique résout ces problèmes, mais coûte un abonnement et une tablette. Si vous recevez très peu de visiteurs, le papier peut suffire, à condition de bien l'organiser.

À quoi sert une liste de présence ?

Une liste de présence des visiteurs a deux fonctions. Et comme elle contient des noms, elle relève du RGPD.

• L'évacuation et les équipes d'intervention. La loi néerlandaise sur les conditions de travail (Arbowet) exige des mesures pour l'évacuation des travailleurs et des autres personnes présentes (article 3), et les équipes d'intervention internes (BHV) doivent pouvoir alerter et évacuer toutes les personnes présentes dans l'entreprise en situation d'urgence (article 15). Au point de rassemblement, vous devez donc savoir quels visiteurs étaient à l'intérieur. Lisez aussi BHV et évacuation : savoir qui est présent sur le site.

• La sécurité. Qui était là, quand, et chez qui ? Après un incident ou la disparition d'un ordinateur portable, vous voulez pouvoir le vérifier.

• Le RGPD. Le nom, l'entreprise et l'heure sont des données personnelles. Les règles du RGPD s'appliquent donc aussi au cahier posé sur votre comptoir : ne pas demander plus que nécessaire, bien protéger les données et ne pas les conserver indéfiniment.

Ce qui coince avec une liste papier ouverte

• Les visiteurs suivants lisent tout. Celui qui s'inscrit voit les noms, les entreprises et parfois les numéros de téléphone de tous ceux venus avant lui. Le RGPD exige que les données personnelles soient protégées de manière appropriée contre tout traitement non autorisé (article 5, paragraphe 1, point f). Une liste ouverte sur le comptoir s'y prête mal. Et votre client n'apprécie sans doute pas qu'un concurrent voie qu'il est venu chez vous.

• L'heure de départ manque. À l'arrivée, chacun inscrit soigneusement son nom. Au départ, l'accueil est vide ou le visiteur est pressé. La liste montre alors qui est venu aujourd'hui, pas qui est encore à l'intérieur.

• La liste reste sur place lors d'une alarme. En cas d'alarme, l'accueil sort parmi les premiers, comme il se doit. Le classeur reste alors sur le comptoir, dans le bâtiment que vous êtes en train d'évacuer.

• Aucune durée de conservation. Les cahiers remplis finissent dans une armoire et y restent des années. Le RGPD exige de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité (article 5, paragraphe 1, point e).

Pour aller plus loin, lisez l'enregistrement des visiteurs sur papier : quelle valeur ajoutée ?

Que noter sur la liste, et que ne pas noter ?

Le RGPD exige de ne pas collecter plus de données que nécessaire pour votre finalité (article 5, paragraphe 1, point c). Pour une liste de présence, cela représente généralement peu de choses :

Pour l'enregistrement des visiteurs, la base juridique est généralement l'intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) : vous voulez savoir qui se trouve dans votre bâtiment, pour la sécurité. Lors de la collecte, vous indiquez notamment aux visiteurs à quoi servent les données et combien de temps vous les conservez (article 13). Vous le faites généralement dans votre politique de confidentialité. Pour en savoir plus, consultez notre guide enregistrement des visiteurs et RGPD.

Combien de temps conserver une liste de présence ?

Le RGPD ne fixe aucun nombre de semaines ou de mois. Vous définissez vous-même une durée adaptée à votre finalité, vous la consignez et vous la respectez. Beaucoup d'organisations retiennent quelques semaines. Ensuite, vous détruisez ou anonymisez les données. Pour en savoir plus, lisez RGPD et enregistrement des visiteurs : durée de conservation.

Comment fonctionne une liste de présence numérique ?

Avec une liste numérique, chaque visiteur s'enregistre sur une tablette à l'entrée ou avec son propre téléphone. La liste n'est plus ouverte sur le comptoir, elle est protégée par un identifiant. Voici comment cela fonctionne avec Visit Portal :

1. Vous pré-enregistrez les visiteurs attendus, y compris depuis Outlook. Ils reçoivent une invitation avec un code QR personnel, et leur arrivée se résume à un seul scan.

2. Les visiteurs imprévus remplissent un court formulaire sur le kiosque, ou s'enregistrent avec un code QR sur leur propre téléphone. Le kiosque parle néerlandais, anglais, allemand, français et espagnol.

3. L'hôte reçoit immédiatement une notification par e-mail, SMS ou Microsoft Teams.

4. Pour chaque type de visite, vous faites signer au doigt votre règlement intérieur ou un accord de confidentialité, ou regarder une vidéo de sécurité.

5. Sur le tableau de bord de l'accueil, vous voyez en direct qui est présent, par site, y compris sur votre téléphone.

6. Au départ, le visiteur enregistre son départ sur le kiosque. S'il oublie, son départ est enregistré automatiquement en fin de journée, si vous activez cette option pour le type de visite.

7. Après la durée de conservation que vous fixez vous-même, les données des visiteurs sont automatiquement anonymisées. L'entreprise, l'hôte et l'objet de la visite sont conservés. Vous disposez aussi d'un export et d'un journal d'activité.

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Papier ou numérique : la comparaison

Le papier l'emporte sur le prix et la simplicité. Le numérique l'emporte sur tout ce qui compte lors d'une alarme et pour le RGPD. Pour savoir ce qu'une liste numérique coûte pour votre accueil, lisez combien coûte l'enregistrement des visiteurs ?

Vous gardez le papier ? Faites ceci

Si vous ne recevez que quelques visiteurs par semaine et n'avez qu'une entrée, le papier peut suffire. Faites-le alors aussi bien que possible :

• Utilisez un formulaire séparé par visiteur, ou couvrez la liste, pour que personne ne lise les noms précédents.

• Ne demandez que ce dont vous avez besoin : nom, entreprise, hôte, heure d'arrivée et de départ.

• Convenez que l'accueil ou l'hôte note l'heure de départ si le visiteur l'oublie.

• Désignez qui emporte la liste au point de rassemblement en cas d'alarme, et exercez-vous.

• Détruisez les formulaires dès que votre durée de conservation est écoulée. Prévoyez un moment fixe pour cela, par exemple chaque mois.

Questions fréquentes

Une liste de présence des visiteurs est-elle obligatoire ?

L'Arbowet ne mentionne pas de liste de présence. Mais en cas d'urgence, vous devez pouvoir évacuer toutes les personnes présentes, ce qui est difficile sans savoir qui est à l'intérieur. Pour en savoir plus, lisez l'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire aux Pays-Bas ?

Quelle différence entre une liste de présence et un registre des visiteurs ?

En pratique, aucune. Les deux termes désignent la liste des personnes présentes dans le bâtiment. On parle parfois de liste de présence pour les participants à une réunion ou à une formation, mais à l'accueil, il s'agit de vos visiteurs.

Un visiteur peut-il consulter la liste de présence ?

Il peut demander ses propres données, c'est le droit d'accès prévu à l'article 15 du RGPD. Les données des autres visiteurs doivent rester protégées.

Une liste numérique fonctionne-t-elle avec plusieurs entrées ?

Oui. Vous placez une tablette à chaque entrée, ou vous affichez un code QR avec lequel les visiteurs s'enregistrent sur leur propre téléphone. Chez Visit Portal, les utilisateurs et les sites sont illimités.

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