Combien coûte l'enregistrement des visiteurs ? Tarifs et exemple chiffré pour les PME

Si vous voulez remplacer une liste papier des visiteurs, vous vous demandez vite combien coûte un système numérique. Les tarifs des fournisseurs sont difficiles à comparer : l'un facture par site, l'autre par utilisateur ou par visite, et certains coûts n'apparaissent qu'en petits caractères. Dans cet article, nous passons en revue tous les postes de coûts, nous montrons ce que coûte Visit Portal et nous détaillons un exemple chiffré pour une PME.

Réponse courte : chez Visit Portal, vous payez de 30,95 à 110,95 € par mois, selon le nombre de visites. Les crédits SMS, les utilisateurs illimités et les sites illimités sont inclus dans chaque formule, et il n'y a pas de frais d'installation. Consultez tous les tarifs et formules.

Ce que vous payez

• L'abonnement. Presque tous les systèmes fonctionnent avec un abonnement mensuel ou annuel. Le paiement annuel donne généralement droit à une remise, de 16 % chez Visit Portal.

• Une tablette et un support. Un iPad ou une tablette Android que vous possédez déjà suffit souvent. Un support de tablette verrouillable coûte en général de quelques dizaines à quelques centaines d'euros. À lire aussi : comment configurer un iPad en kiosque.

• Les SMS. Si vous voulez envoyer un SMS aux hôtes ou aux visiteurs, vérifiez si des crédits SMS sont inclus ou si vous payez par message. Chez Visit Portal, ils sont compris dans votre abonnement : 100, 300 ou 500 SMS par mois, selon votre formule. Besoin de plus ? Vous achetez un pack supplémentaire dans l'application, ou vous activez la recharge automatique.

• Les intégrations. Chez certains fournisseurs, une intégration avec Microsoft 365, Outlook ou Teams n'est proposée que dans une formule plus chère. Chez Visit Portal, la connexion avec Microsoft 365 et les notifications via Teams sont incluses dans chaque formule. La synchronisation automatique des hôtes avec Microsoft 365 est incluse dans Premium.

• Mise en service et installation. Certains fournisseurs facturent des frais d'installation uniques ou une formation obligatoire. Visit Portal n'a pas de frais d'installation : vous le configurez vous-même. Si vous souhaitez de l'aide pour installer une tablette ou un kiosque, vous recevez un devis au préalable.

Ce que coûte Visit Portal

Visit Portal propose trois formules. Elles se distinguent surtout par le nombre de visites et de SMS par mois. Les utilisateurs et les sites sont illimités dans chaque formule.

Si vous payez à l'année, vous bénéficiez de 16 % de remise : 309,48 € pour Basique, 709,20 € pour Plus et 1 108,80 € pour Premium. Plus et Premium offrent en outre des analyses avancées et une priorité pour le support par e-mail. Premium synchronise automatiquement vos hôtes avec Microsoft 365. Toutes les différences entre les formules figurent sur la page des tarifs.

Trois modèles de prix, trois pièges

• Par utilisateur ou par hôte. Clair pour une petite équipe, mais coûteux dès que tout le monde dans l'entreprise doit pouvoir recevoir des visiteurs.

• Par site. Pratique si vous n'avez qu'un seul site. Avec un deuxième bureau ou un entrepôt, votre facture double.

• Au volume, par exemple au nombre de visites par mois. Vous payez selon l'utilisation. Vérifiez toutefois ce qui se passe si vous dépassez votre limite lors d'un mois chargé.

Auprès de chaque fournisseur, ne demandez donc pas seulement le prix mensuel, mais aussi le coût des sites supplémentaires, des utilisateurs supplémentaires, des SMS, des intégrations et de la mise en service. C'est seulement ainsi que vous comparez vraiment.

Exemple chiffré : une PME avec un bureau et un entrepôt

Prenons une entreprise avec un bureau et un entrepôt, trente collaborateurs qui reçoivent des visiteurs et environ quatre-vingts visiteurs par mois : clients, fournisseurs, candidats et quelques techniciens.

• Cela correspond à la formule Basique : 30,95 € par mois pour 120 visites, avec 100 SMS inclus.

• Si vous payez à l'année, vous bénéficiez de 16 % de remise et payez 309,48 € par an.

• L'entrepôt est simplement un deuxième site, et les trente hôtes reçoivent une notification quand leur visiteur arrive, sans supplément.

• Si vous utilisez une tablette qui dort déjà dans un tiroir, le coût unique se limite à un support.

Si l'entreprise grandit jusqu'à environ 250 visites par mois, la formule Plus à 70,94 € par mois convient, avec 400 visites et 300 SMS. En paiement annuel, cela fait 709,20 € par an. Vous pouvez changer de formule à tout moment.

Faites le calcul pour votre propre accueil. Essayez Visit Portal gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire. Vous n'êtes engagé à rien.

Qu'est-ce que cela vous rapporte ?

Le gain se mesure en temps et en sérénité. Supposons que votre accueil ou un collègue passe deux minutes par visiteur à donner des explications, à noter un nom et à appeler un hôte. Avec quatre-vingts visiteurs par mois, cela représente déjà plus de deux heures et demie par mois, sans compter les fois où un hôte ne décroche pas.

De plus, en cas d'évacuation, vous disposez immédiatement d'une liste à jour des personnes présentes. Découvrez comment cela fonctionne dans BHV et évacuation : savoir qui est présent sur le site. Et vous ne conservez pas les données des visiteurs plus longtemps que nécessaire, comme l'exige le RGPD. C'est difficile à chiffrer en euros, mais c'est précisément là qu'un classeur papier à l'accueil montre ses limites.

Questions fréquentes

Les SMS sont-ils compris dans l'abonnement ?

Oui. Chaque formule comprend des crédits SMS mensuels : 100 pour Basique, 300 pour Plus et 500 pour Premium. Si vos crédits sont épuisés, vous achetez des SMS supplémentaires dans l'application, ou vous activez la recharge automatique dès qu'ils sont presque épuisés.

Y a-t-il des frais d'installation ?

Non. Vous payez uniquement votre abonnement mensuel ou annuel. Ce n'est que si vous souhaitez de l'aide pour installer une tablette ou un kiosque sur place que vous recevez un devis au préalable.

Puis-je résilier à tout moment ?

Oui. Vous résiliez votre abonnement quand vous le souhaitez et gardez l'accès jusqu'à la fin de votre période de facturation en cours.

Ai-je besoin d'une tablette spéciale ?

Non. Visit Portal fonctionne comme kiosque web sur tout iPad ou toute tablette Android récente, et comme application sur Android. À lire aussi : application d'enregistrement des visiteurs ou kiosque web : que choisir pour votre accueil ?

L'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire ?

Aux Pays-Bas, aucune loi ne l'impose littéralement. La loi néerlandaise sur les conditions de travail (Arbowet) exige toutefois que vous puissiez évacuer toutes les personnes présentes dans votre bâtiment en cas de sinistre. Pour en savoir plus : l'enregistrement des visiteurs est-il obligatoire aux Pays-Bas ?

Essayer par vous-même

Consultez les tarifs de Visit Portal, découvrez comment fonctionne l'enregistrement des visiteurs sur tablette ou parcourez toutes les fonctionnalités. Si vous êtes aux Pays-Bas, lisez aussi notre page sur l'enregistrement des visiteurs pour les PME aux Pays-Bas.

Vous préférez d'abord voir comment cela fonctionne ? Demandez une démo ou démarrez votre essai gratuit de 14 jours.